做好综合办公室文秘工作的对策探讨

文/郑州煤炭高级技工学校 何晓丽

一、办公室的文秘人员要加强自身的学习

一个办公室的文秘人员要想做好办公室的各项工作，就必须要有坚定的政治立场，同时也要有扎实的业务素质，对单位的档案管理制度、人事制度和工资管理等方面十分的了解。目前通过培训和学习提升文秘人员自身的素质，是提升服务质量、规范办事程序的重要手段。文秘人员应当对自身的工作非常的了解，多看书，做好学习的笔记，扩宽自己的视野。同时也可以邀请上级的有关领导给文秘人员进行培训和讲座，提升文秘人员的业务水平。另外还要强化对礼仪知识的学习，注重文秘人员言谈举止规范，对文秘人员的礼仪规范进行专门培训。最后办公室还要制定科学的考核制度，加强对于文秘人员考核力度，以更好的督促文秘人员开展自我提升。制定科学的考评制度，对于表现突出的文秘工作人员要进行奖励，将与文秘的绩效工资挂钩。

二、对文秘人员的服务意识进行强化

文秘在工作中要注重自身的服务意识，提升自身的服务能力，以增强办公室文秘人员对于单位其他部门的支持能力。在工作中要注意实现服务工作的两个重要转变。第一是要从被动服务转为主动服务，尽早的发现工作的问题及时的进行判断、预防。办公室的文秘工作往往有着一定的偶然性和突发性，所以这应该在工作中未雨绸缪，以工作的超前性与预见性增强对于工作的服务能力。另外则是要实现从单一服务向着超前进行转变，综合办公室的文秘人员所面临的工作比较杂，有的工作需要发挥创造性思维，而有的工作则是进行简单的重复，文秘人员要从整体上对工作进行把握，既要做好单位领导所交给的工作，还要做好部门和基层服务、努力促进单位各项工作的顺利开展。

三、提高文秘人员的办事效率

综合办公室是单位进行上传下达的重要部门，综合办公室工作的开展效率直接关系到单位各项工作的顺利开展。所以作为综合办公室的文秘人员应当积极主动的提升自身的办事效率，对于上级主管部门所下发的一些文件，要及时的进行接收、传达，对于单位领导的批示和电话接听与文件打印要做好周密的安排，减少差错的出现。另一方面要做好各个部门的协调和统筹工作，坚持重大的问题进行归口报告，做到不越位、不贪功，识大体、顾大体，以最大限度的提升自身的工作效率，做好单位各个部门之间沟通的桥梁，努力提升的工作效率。同时还要做好单位的档案管理工作，根据档案工作的实际要求，进一步的规范与设置照片、文书、数字统计等不同类型的档案，使得单位的档案管理更加的规范化、科学化。一旦需要利用、查找档案就可以快速的找出利用，促进工作效率的有效提升。

四、对文秘人员的工作作风进行强化

单位的综合办公室对文秘人员的工作纪律特别的强调，特别低对于内部的管理制度要严格执行，从而促使部门可以形成良好的工作氛围。另外综合办公室的领导也要要求自己部门的文秘人员要多开展一些调查研究，和不同部门的干部职工开展交流，掌握单位的一些工作动态，努力使得本部门的工作更加的高效优质。同时在工作中要注意使用语言的规范化，行为要更加的文明，为各项工作的顺利开展奠定良好的基础。

五、在开展工作的过程中文秘人员要多进行工作总结

文秘在工作中会遇到很多比较杂乱的事情，这些事情在开展的过程中会形成一定的经验，文秘人员只有对这些经验多进行总结分析，才能形成有利于自身工作的风格。总结也是对于过去一定时间内的归纳与学习，对自己工作的一种回顾，工作人员在进行工作的时候要注意形成一定的书面材料，这样才便于督促自己，也能更好的和单位的其他人员开展工作交流。综合办公室和其他部门不同，工作往往比较杂乱，如果不进行及时额总结，各项工作的方法就难以形成系统。工作可以分为年末总结和经常性总结，总结中要突出自身的不足和缺点，在每年召开一次总结交流，为来年的工作的提供一定的指导，同时也可以避免其他工作人员走弯路，这样可以有效的提升工作的效率和质量。

六、小结

总而言之，办公室的文秘人员要不断的提升自身的业务能力，总结自身工作中的方法，提升工作的主动意识，这样才能够提升工作效率，使得办公室的工作可以不断创新和进步，为单位各项工作的顺利开展提供坚实的保障。

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[1]李圣萍.完善文秘工作优化档案管理[J].农场经济管理,2007(04).

[2]王静.做好文秘工作促进档案管理工作[J].硅谷,2008(17).

[3]张薇.以高质量的文秘工作推动档案管理工作[J].黑龙江史志,2010(17).

[4]高青县政协秘书长高孝水.提高政协文秘工作水平要摆正三种关系[N].联合日报,2010.