浅析如何做好社会保险业务档案管理工作

文/山海关区保险事业管理处 孙艳梅

随着我国社会保险事业的飞速发展,社会保险各项制度改革的不断深入,劳动者的参保意识日益加强,社会保险覆盖面越来越广,社会保险业务档案作为这些变动的真实记录和业务办理不可或缺的原始依据,其重要性越来越显现出来,也越来越受到经办机构的重视和关注。社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，有力地维护了参保人员的权益。沉寂多年的社会保险业务档案作为这些变动的真实记录和业务办理不可或缺的原始依据日益显现出其重要性。下面结合自己的实践，就如何实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，谈一些粗浅的见解。

一、社会保险业务档案管理的意义

（一）社会保险业务档案管理是保险人员缴费数据统计收据的良好保障

由于社会保险业务档案不仅仅记载了投保人缴纳费用的具体情况，更加反映了社会保险业务运行的实际状况，其能够清晰的记录投保人的参保情况与投保人待遇享受状况。由此可见，一个良好的社会保险业务档案管理对于保险事业是多么的重要。

（二）社会保险业务档案管理可以适当的减少管理漏洞，降低舞弊差错

实际上，社会保险业务档案管理工作不仅仅是社会保险工作中必不可少的一个重要组成部分，还可以适当的减少社会保险内部管理的漏洞。由此我们不难看出，加强社会保险业务档案管理不仅可以集中管理业务投保人的信息，还能为以后保险公司设计与监督提供良好依据。

（三）社会保险业务档案管理可以适当的促进社会保险事业的发展

由于社会保险业务档案涉及众多投保人的个人信息与大量的劳动保险、基金管理以及业务经营的流程，一旦出现管理不当的情况，势必会引起客户与社会保险部门的恐慌。所以说，社会保险业务档案管理可以适当的促进社会保险事业竞争力，对保险行业的发展体育和促进作用。

（四）社会保险业务档案管理可以适当保障社会保险行业走可持续发展道路

由于社会保险业务档案记载了广大参保单位和职工的参保过程、缴费记录、个人资料、个人账户记载等参保信息，其完整安全直接影响着参保人员切身利益。而投保人的利益就严重的影响着社保行业的未来发展趋势。

二、社会保险业务档案管理存在的问题

（一）社保档案管理标准不统一

目前，社保档案归档范围不明确，分类不清晰，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，社会保险业务档案管理缺乏规范性，档案材料纸张形式各异，装订不规范，给档案的归类与查阅带来许多不必要的麻烦，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化，容易造成重要档案遗失或者归纳错误的发生。

（二）社保档案管理软硬件应用设施不足

由于场地限制和经费不足等软硬件应用设施不足，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。档案存放环境潮湿，安全隐患一直存在。

（三）专职社会保险业务档案管理人员匮乏，专业素质水平有待提高

现今社会保险行业迅猛发展，社保档案存放量迅速膨胀，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，档案专业人才匮乏，影响了档案管理工作。这种现象的恶性循环，势必会导致档案管理人员不能专注做好档案管理工作，人员缺乏稳定性；再加上兼职人员缺乏基本的档案管理知识，工作质量令人堪忧。

（四）社会保险档案管理手段落后，与社会保险制度改革的快节奏脱节

据调查，大多数社会保险机构仍未实施社保业务档案电子信息化管理，手工操作的陈旧管理模式，使得业务档案难以进行合理的归纳、总结以及分类，再加上目前社会保险业务量的日益庞大，传统的社会保险业务档案管理方式已经无法满足参保单位和职工的查阅、核对需求，直接影响了工作的效率。有的社会保险机构虽然实施了档案的电子信息化管理，但由于软硬件应用设施不足，未能发挥出应有的效能。

三、如何提高社会保险业务档案管理的对策

（一）健全制度，规范程序，实现社保业务档案管理标准化

规范社保业务档案管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，关键在于实现管理的统一与标准化。依据《档案法》，《保密法》等法规政策，健全保险业务档案管理工作制度、制定档案室建设标准、规范整档标准，制定社保档案分类大纲和保管期限，构建完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求，实现社会保险档案的集中管理和标准化管理。

（二）加强档案管理的软硬件设施建设

着力加强档案管理的基础设施建设，提高档案管理的软硬件设施，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备，建立一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能档案室，确保档案的长期安全保管和科学化、系统化管理。开发和使用档案管理信息系统，实现与业务信息系统的连接，统一数据格式，达到档案管理前期介入、全程控制的目标。

（三）实行对社保档案的动态管理

一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。而这些环节详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。为达到档案管理的“记录一生、跟踪一生、服务一生”的宗旨，本着对参保人负责的原则，档案管理人员应对保障对象的变动情况及时进行调查核实，及时变动档案信息内容，不断充实完善个人社保档案的内容，以充分发挥社保档案的证据作用。

（四）转变存档方式，实现社会保险档案的信息化管理

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件复印件以及各种需要存档备查的档案资料，数量巨大。纸质材料保存受环境限制，留存久了会有流失的可能。采用图像扫描方式将纸质档案转变成数字档案，制作电子检索目录，备份数据还可制成光盘，形成“电子档案”。同时，实行社会保障号码发放制度，让公民个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一起来，通过社保档案管理人员对个人社保档案内容的定期增加和更新，参保人可以随时查阅自己的档案信息，实现现代化的养老保险档案服务方式。

（五）加大对建立社会保险档案管理人才的培养力度

社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。按照“政府领导、部门配合、基层落实”的要求，根据经办机构实际情况，条件具备情况下，可考虑成立专门业务档案管理部门，配备档案管理专职人员，吸纳计算机、法律等方面人才，并积极与档案行政管理部门加强联系，通过开展业务培训、上岗培训、档案法制教育等方式，使档案工作人员能深刻理解社会保险政策，准确把握社保工作程序和档案操作办法。同时要加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍，以满足社保业务档案管理专业化、电子化、科学化发展的要求。

（六）加强防范，重视保密工作

社会保险业务档案全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况，个人信息的外泄，可能给当事人带来名誉或财产的损失。因此，对保险业务档案内个人信息保密尤显必要。档案管理员应有必要的信息安全意识以及规范的档案管理意识，从源头上减少甚至杜绝民众信息泄露的隐患；严格限制个人信息的知悉范围；利用个人信息应要严格审批，使用时要登记；严禁非法复制、利用个人信息等。通过这些措施，确保个人的合法权益不受侵犯。

综上所述，养老保险业务档案管理工作，是一项长期工作。社会保险业务档案不仅可以为参保人员维护权益提供直接、可靠的凭证依据，同时作为社会活动的历史记录，可以直接参与到社会管理机制中去，促进社会的公平正义与和谐稳定。因此，我们要逐步建立比较完善的社保业务档案管理制度与流程，改善业务档案保管条件，丰富业务档案门类和数量，确保业务档案的完整和安全，从而实现社保档案为参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的目标。

[1]陈岩峰.浅析社会保险业务档案管理[J].现代经济信息,2011(17).

[2]姜炳槐.社保档案：记录一生，管理一生[J].中国社会保障,2007(08).

[3]王喜芝.加强社保档案管理为社保工作服务[J].黑龙江档案,2005(03).

[4]闫华,乌龟宏,张美莲.要重视和加强社保档案的管理[J].内蒙古电业,2007(94).