加强档案管理的安全保密及信息化档案管理的思考

文/河北省沧州开发区管委会 王桂萍

在历史社会中，档案是体现当时时代背景和社会状况最直接的文献资料，在我国的封建社会，只有统治阶级才能接触到档案，可以说档案是为封建统治者服务的。时代赋予了档案浓厚的政治色彩，国家的档案的内容一般包括国家的政治、军事、经济方面的资料，有些涉及到国家机密，所以必须要做好档案的保密工作。

一、加强档案的安全保密管理

档案的保密问题不是某一个国家面临的特殊问题，而是整个国际社会都普遍存在的问题，所以档案的保密工作必须要有一个统一的标准，来满足整个社会对档案保密的要求。

档案按照保密的要求一般有这样两种：一种是从建立开始就不对外界开放，另外一种则有年限的限制，必须要在一定的时期以后才对社会开放。在对档案保密管理的问题上，应该服从档案的这一特殊属性，这样有助于确保档案的安全、完整。对档案资料进行管理，应该依照统一并集中的原则，这要求在管理的过程中要按照不同的标准把档案进行分级，然后进行集中统一管理。由于对档案进行管理的过程是十分复杂的，而且其中将会涉及到很多文件，这一环节是档案管理的重点环节，同时也是档案保密安全比较薄弱的环节，稍有不慎或处理不到，就会造成档案的泄漏、丢失或损坏。这要求我们必须要加强对文书工作的管理，定期对工作人员进行培训，保证文书工作人员的素质，从而保障档案资料的质量和安全。

在加强工作管理的同时，还要有一定的规章制度作为保障，档案管理部门应该设置严格的保密安全制度，在档案信息的收集、整理、储存时都要做到档案的安全。与此同时，应该积极引入现代化的技术和设备，使档案的保密工作更完善，提高档案管理工作的效率。接受信息时代对档案工作提出的新挑战。

二、档案信息化存在的问题

二十一世纪以来，新知识、新技术在社会中得到了广泛的应用，档案的管理也走上了信息化的发展道路，但是和任何新事物的开始一样，档案管理的信息化也需要一个漫长的过程，而且其中存在着很多问题。

1.档案管理者的能力不高，而且长期以来，档案的管理工作在很多组织和单位都得不到重视，这种状况的形成，是由于档案发展的历史，人们普遍对档案认识较少。档案的信息化管理绝对不是仅仅把资料输入到计算机中那样简单，而是一个系统，完备的过程。

2.在我国境内的很多政府部门和事业单位并未完全实现信息化，在日常的工作和管理中没有科学完整的标准、制度，在为群众服务和行政管理上，主要依靠的还是政府工作人员，而档案信息化平台却没有获得充分的利用，对此，我们应该积极主动的做出改变，这样才更有利于行政管理的发展和机制的创新，也有利于我国建设高效率的服务型政府。

3.我国发展信息化的时间相对较短，这使得我国在信息化技术和专业信息化团队的建设上都是落后的，在一些事业单位中，档案管理信息化，管理软件和政府工作和服务的需求、特点并不兼容，使档案信息化的实用性大打折扣，也使信息化档案没有特点，使档案信息化工作在许多行政事业单位中的推广受限。

4.在我国，存在很多的信息化开发公司，这些公司在技术和标准上都存在差异。一般在行政事业单位的档案信息化过程中，信息化系统和开发和研究，大多都是由不同的几个公司完成的。这使得档案信息化管理不能将所有的信息进行整合，这大大的影响了档案信息管理的运行效率，在技术上来说，也不能在不同系统间转换数据，影响了档案信息的共享。使各个行政单位之间的信息传递受到限制，不利于提高单位的行政效率，也降低了行政单位对群众的服务质量。

三、加强档案信息化管理安全的手段

当今的社会，是信息化的社会，信息在社会中的地位不言而喻，并且能够转化为生产力，由于信息地位的重要，维护信息的安全也成为了时代的重点，在档案信息化管理工作用也是如此，作为单位档案信息主要管理人员的文书必须负起责任，在日常工作中认真、细致的做好档案的收集、保管和储存，防范档案信息化管理中的不安全因素，实现档案信息化的安全和稳定。

（一）管理手段

1.做好机密档案的保管工作。我国行政事业单位中的很多档案，都是涉及到我国经济、政治、甚至国家安全的信息，这样就要求档案的管理人员必须要确保机密档案的安全，首先必须要有健全的安全保管制度作为保障，防范一些违规情况的发生。其次一定要对机密档案进行单独、重点管理，设置专门的管理人员，进行责任制管理。与此同时，要对机密档案定期进行检查、核对，做到档案管理工作的万无一失。

2.做好档案的传递过程的安全工作。档案的传递过程，并不是孤立的，而是要在很多部门的相互配合下完成的，必须要协调好各部门之间的关系，做到档案使用过程的绝对安全。首先，作为行政单位的档案管理人员，必须要具备崇高的职业道德，要有敏锐的安全观念，把国家和人民的利益放在首位，在工作中积累管理经验，吸取档案管理过程中的经验和教训，做好档案的安全工作，奠定档案信息化的基础。

（二）技术手段

在档案资料的各种介质间进行传递时，很容易由于系统的漏洞或者互联网上的危险程序而遭到入侵和攻击，给信息的保密和安全带来隐患，所以必须要采取一定的技术手段和管理措施，

1.加密技术。加强网络安全管理的核心思想是对信息对象进行加密，这种做法可以最直接的提高信息数据系统的安全性。作为安全技术核心的密码技术，可以保持加密的信息和档案处于保密、不公开的状态，加密技术可以把机密的信息转换成乱码的形式进行保存，有效预防信息被技术手段破译而造成档案管理损失。档案信息化管理中一般应用公钥密码算法和对称性加密两种技术

2.防写技术。这种技术的优点是科技将档案信息设置到一种“只读”模式，在“只读”模式下，外界不能够对信息进行修改，只能通过终端进行信息的读取，这种记录的形式往往是不可逆的，只读光盘和一次写入光盘是防写技术的两个典型的应用，一次写入光盘能够实现多次读出但只有一次写入，可以对记录进行续写但是不能删除原来的信息。只读光盘只支持信息的读出而不能删除和续写信息。这种技术最大程度上保证了档案的完整和真实。

四、结束语

对档案的管理工作不应该是孤立的，应该和相关行业加强沟通和联系，充分利用现代化科学技术，保证档案信息的安全和保密，并且推进档案信息管理的信息化。广大档案工作者一定要做到励精图治，提高管理能力，创新管理思维，实现档案管理工作的稳定发展。

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