重点水利工程文档一体化管理初探

文/龙口市水务局 王晓丽

近年来，龙口市先后组织实施了北邢家水库除险加固、王屋大型灌区节水改造、胶东地区引黄调水等重点水利工程建设项目，由此形成了大量载体门类全、保存价值高的档案。这些档案既是重点水利工程建设的真实记录，也是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，是国家档案的重要组成部分，在保障城乡人民生活正常进行和预防抵御自然灾害方面有着十分重要的作用，推动重点水利工程文档一体化管理意义重大。

一、关于文档一体化管理

文档一体化管理，通俗的讲就是把文件和档案管理两个环节有机结合起来，通过人工或计算机辅助等手段，纳入同一系统进行管理，实现归档、编目、检索和借阅管理的自动化，便于档案信息的接收、传递和及时归档。当前信息化时代，文档一体化管理更多地依托网络平台进行资料搜集、接收和存储，能够形成一个更大的资源系统，从而提高查准率、利用率和检索速度。

二、重点水利工程建设文件形成的特点及现状分析

（一）形成周期长

水利工程项目申报后能否立项，受到多方面因素的制约。尤其是大型跨流域调水工程需经过长时间反复论证，才能最终决定能否上马，南水北调工程从提出到实施历经半个世纪就是一个佐证。重点水利工程施工周期长的特点，使其工程文件形成具有阶段性，只能依据工程施工阶段，确定归档时间，待整个工程项目完成后实施档案整体移交。

（二）综合性强

重点水利工程建设投入资金大、涉及面广，牵涉计划、财政、建设、审计、电力、市政、环保等多个行业和部门。档案资料涉及到方方面面，在工程竣工之前分头管理，客观上容易造成反映同一项目的文件材料分散于多个部门和单位，致使文件材料不成套，许多具备重要价值的纸质和电子文件不能按程序处理并及时归档。

（三）延续性强

重点水利建设项目的规划设计涉及水文、气象、社会和国民经济、生态和环境等多方面的研究，大部分资料要在保留原始数据的基础上，逐年进行整理。水利工程档案来源工程建设全过程，不仅对建设过程中的施工组织、质量评定、事故原因分析、竣工验收及其他日常管理工作具有重要作用，而且在工程建成后的运行管理工作中，也是不可缺少的依据，具有长期的使用价值。

（四）电子文档存档量大

随着信息化的快速发展，特别是办公自动化的推广应用，网络信息技术越来越多地应用到水利工程设计、施工、监理、基建等活动中，上述工作中的许多文件的文本、表格、图形、图片等都是以电子文档的形式保存下来的，大量的纸质档案被电磁介质所取代，电子文档逐步成为重点水利工程档案资料的主要载体形式。

三、重点水利工程文档一体化管理中存在的问题

（一）档案一体化管理工作意识淡薄

总体来看，水利工程文档一体化工作还不能适应形势发展需要，受传统观念影响，重“文”轻“档”、重“管”轻“用”观念一定程度存在，主要表现在：重视文件材料的收集整理，忽视文卷宗的整理和形成；重视硬件设施投入，忽视档案信息资源开发；将档案的归档、保管情况作为衡量档案工作的尺子，过分强调档案的归档率，使得大部分档案室只是个科技文件保管单位，档案资源多表现为一种静态的、封闭的资源，从而导致档案信息功能弱化，档案资源利用效率不高。

（二）档案安全管理存在隐患

部分基层单位没有健全完善档案管理规章制度，有些单位虽然建立了相关的规章制度，但在工作中不能严格章办事。特别是在信息化发展过程中，个别单位领导安全意识和保密意识不强，对发布的信息缺少必要的审查和管理。

（三）文档一体化建设投入不够

受文档一体化、特别是档案信息化建设资金限制，缺乏统一规划和技术支持，文档一体化和信息化建设一定程度上受到限制。在开发一些专业应用软件（水质监测系统、水资源管理系统、电子政务信息系统等）管理系统时，未同步建设综合档案管理系统，信息化建设各自为政，水利工程档案信息化建设的长远规划和近期目标不够明确，尚未确定数据的统一格式和标准，未形成科学统筹、整体推进的良好局面。

四、加快重点水利工程文档一体化管理的对策

（一）加强领导、提高认识，推动档案信息化建设的有序发展

单位领导要给予应有的重视，研究确定总体发展方向和阶段性工作目标，将文档一体化管理纳入年度工作计划，列入岗位目标责任制考核内容。

（二）注重管理、丰富室藏，促进文档一体化管理的资源共享

首先要加强文档基础性管理工作，对文件和档案实体进行科学有序的管理，对水利工程建设形成的原始文件进行规范化的收集、整编和信息组织，积极推行文档一体化管理，为档案信息化做好数据准备工作。其次是加快馆藏水利科研数字加工工作，先集中力量把水利科研成果报告转换成数字文件，再利用数据库管理系统建设本单位和科研档案数据库，从而提高档案信息资源的共享利用率。第三是创新服务理念和服务模式，变过去那种被动手工式的档案提供利用方式，为主动的、开放的、现代化的档案服务方式，利用网络提供档案信息在线服务，从而大大提高工作效率和管理水平。

（三）重视人才，提升素质，促进档案队伍建设

加大对档案工作人员培训力度，注重提高档案专业人员队伍的整体素质，培养不仅懂电子档案，还要懂电子政务的新型复合型人才；加强对档案人员信息意识的培养，提高档案工作人员掌握和运用计算机信息技术的能力，以适应水利现代化、信息化建设的需要，推动水利工程文档一体化建设的健康发展。