办公室文秘工作规范化管理研究

文/贺建东

当前文秘工作中存在的主要问题。一是我国的文秘准入制度存在缺陷。1998年我国制定并实施了《秘书职业技术标准》。然而，这一制度只能算是一种等级的评定制度而不是职业准入制度，它只注重从业人员的专业知识而忽略了应具备的职业道德，这就使得我国的文秘行业出现了良莠不齐、腐败乱纪的现象。二是文秘工作人员的素质参差不齐。文秘工作是一个组织中和领导接触最多的职位，由于受官本位思想的影响，一些文秘人员借机讨好领导，甚至出现一些腐败和违法行为，影响了文秘工作的社会地位。三是文秘工作信息化水平有待提高。由于受传统思想观念的影响以及办公室硬件设施资金投入不足的限制，加之，在办公室内部一些领域还不能完全实现无纸化办公，办公内容与实际要求联系不够紧密，双向的办公要求使无纸化办公有更广阔的发展空间。四是公文管理中程序不规范。公文的办理程序虽说是一个严密的体系，但在日常工作中，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等现象也时有发生。

针对当前文秘工作中存在的主要问题，推进文秘工作规范化管理的措施如下：

（一）全面推行文秘工作无纸化办公。配置优良的设备和工具，全面推进电子公文系统，实行无纸化办公既符合节能环保和低碳减排的发展要求，又可以利用计算机保存资料方便和网络技术传输速度快的优势，大大提高文秘人员的工作效率。一是实行无纸化办公，可以改变传统纸张资料的保存易受时间和空间限制的不足，就拿图书馆来讲，一个图书馆需要庞大的空间和良好的环境，人们阅读和查询资料需要浪费很长时间，而在电子图书馆只需敲几个文字进去即可阅览成功。计算机庞大的存储功能既能确保资料保存的完整性，也为分立条目及时查阅提供了方便。二是无纸化办公可以做到省钱和省力。一些大型机构和企业每天办公量是巨大的，文秘工作需要大量的纸张和文具，还有打印机、复印机频繁添加油墨和维修，这些都大量浪费了有限的资金。以前的会议纪要可能需要很多人协作来完成，浪费人力、物力、财力，无纸化办公只需要一台电脑就能满足要求，达到节省人力的目的。三是无纸化办公可以加快工作作风转变，对文秘工作每一个环节实施有效监督，既可以增加工作人员应用互联网的积极性，又能提高查阅兴趣，有助于改善和提高文秘人员的综合素质。四是无纸化办公对文秘人员的素质要求是比较高的。文秘人员既要熟练掌握办公自动化软件 ，如office系 列 Access、 Outlook、Netmeeting等等。又要注意文件的保密性，时常存储资料，明确文件格式，做到无纸与有纸结合，减少纸张浪费。

（二）全面强化文秘工作全过程管理。一是要树立质量服务意识。要强化文秘工作人员的质量意识，树立质量第一的观念，明确文秘工作岗位质量责任。二是严格执行文秘工作质量标准。教育和引导文秘人员认真学习，熟练掌握和严格遵循《国家行政机关公文处理办法》《档案法》等法律法规，并结合单位实际，修订完善公文管理各项制度，使文秘从业人员自觉遵守公文处理基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求，加快推进办公自动化系统科学化、规范化进程。三是理顺和完善组织机构，建立一支素质过硬、作风踏实、相对稳定的文秘工作人员队伍，创造出优异的工作业绩。同时，要加强对电子公文系统流转及执行情况的考核，督促单位领导养成自觉阅文的良好习惯，形成奖惩分明的约束力，有效发挥公文管理机构的督查、督办职能，增强文秘工作的时效性和实效性。四是建立有效的公文流转程序，严格按照规范程序办理公文、严格执行公文行文规则、严格审核签发制度、严格控制文件“份数”，禁止滥发文件和发无效无用的文件。并对公文审核签发手续、附件、格式进行复核，严格按照标准规范公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求，合理确定发文范围。五是严格执行文秘人员保密工作规定。文秘工作人员经常会接触到本单位的机密，必须严格遵守保密管理规定，做到不该说的“守口如瓶”，不该做的“纹丝不动”。在工作中，还要防止计算机、传真机等办公设备的泄密，决不能把领导讨论未决的事情泄露出去，给单位工作造成被动。