陈 瑶,肖 芳,刘青青,罗亚杰(云南省第一人民医院药剂科,昆明 650032)
当前,信息技术已广泛运用于社会的各个行业,医院药品的管理也不例外。我院之前主要通过医院信息系统(Hospital information system,简称HIS)进行药品管理,但应用该系统后仍存在工作量大、效率低、环节多、管理水平低下等不足。随着医院信息化水平提高和现代物流管理理念的引入,怎样科学、高效地提升药品库房的管理是我们亟需解决的新课题。借助信息化技术,笔者对我院药品库房物流系统及流程进行重新设计,管理目标进行重新设定,实践如下。
药品库房现代化的核心,是信息系统的提升和自动化技术的引入。新开发的药品库房物流系统在不修改HIS架构的前提下与HIS建立安全数据接口服务,在医院中增强了药品流通管理的功能,并实现了医院与药品供应商之间、药品库房与药房之间的信息联通。药品在供应商、医院药品库房和药房之间的流转,都是通过信息网络和条码扫描自动完成,将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据,再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型,将其转变为一系列二进制代码,引入计算机内部,进行统一处理。数字化物流模式实现了药品采购、入库、出库、药房收药、退药等信息化操作[1],同时,实现了药品在医院流转中的批号管理、质量监控。具体流程界面见图1。
图1 我院物流电子商务平台界面图Fig 1 Screenshot of logistics electronic commerce platform in our hospital
药品库房采购计划根据库存上、下限自动生成,调剂部门请领信息直接指导采购订单,提升了采购行为的科学性,同时提升了药品流转过程中的需求响应速度。采购员也无需在云南省药品集中采购平台(简称:华招网)逐条提交,而是通过电子商务平台批量导入,既严格执行了国家药品采购政策,工作效率也大为提高。
到货时扫描药品上的条码,手持电脑设备(Personal digital assistant,简称PDA)上显示出药品的品名、规格、数量、批号、效期、厂牌等入库信息,信息核对无误后,按照PDA指示将药品放入指定货位,完成药品入库验收[2],同时将确认的药品电子发票信息传送至HIS,即完成账务入库,实现与供应商信息共享,提升入库速度和准确性。
库管从物流系统审核请领计划后,根据“先入先出,近效期先出”的原则打印药品库发清单,严格按照厂牌、批号、效期、数量发放药品,从“发货单确认”窗口完成数据回填并传送到HIS,整个回填过程从逐条人工输入变为一键完成。
各药房使用PDA收验药品,扫描药品大包装或中包装上的条码,信息核对无误后即可在系统中确认收货。PDA数据上传回药品库房,库管确认收货信息后将药品电子发票信息提交到HIS,一步完成入库、出库操作;药房人员从HIS确认入库、上账并实现批号跟踪、效期报警。
调剂部门因药品破损、滞销、近效期、特殊召回等原因退药,填写“退药申请”后传至库管,库管根据退货原因、数量、药品状况、货源情况等综合评判,可拒绝、同意退药回大库房或退药至供应商。如决定退药至供应商则此退药信息随之传至电子商务平台,药品供应商获取对应的药品退货信息并及时进行退货处理。待药品退货“冲红”发票到后进行相应信息回填,即完成单据和账务处理。
药品库房是医院保证临床用药的枢纽。药品库房管理的核心是供应链中流动的存货,控制存货的数量、形态和分布,提高存货的流动性是物流管理的根本[3]。因此,将药品管理重点放在其库存管理上,加强存货的协调、管理和控制。运用信息技术,新物流系统实现以下新管理目标:
2.1.1 实库存管理。通过物流系统打印出的库发清单包含了待发药品的品名、规格、生产企业、数量、批号、效期及发放后的库存量,库管在严格按清单明细发放药品的同时可以核对库存量,做到实库存管理,账物相符率达100%。
2.1.2 药品上、下限管理。系统统计出各药品前3个月使用量的平均数,以3天的量为下限,1周的量为上限,这是一个动态的管理,根据药品近期的使用情况适时调整。通过上下限的设置,当药品库存量低于下限时,系统自动报警,提示生成采购计划;当库存量高于上限时,系统也自动报警,提示药品流通不畅,库管即对滞销药品分析原因、作出处理,药品周转率得以保障。
2.1.3 药品分类管理。A类:用量稳定,供货正常;B类:用量稳定,供货不正常;C类:用量不稳定,供货正常;D类:贵重药品(单包装>500元);E类:急救药品、普药;F类:一定时间周期内的市场紧缺品种。保障供应重点:B类、D类、E类、F类;控制库存重点:B类、C类、D类。
医疗机构为应对各种突发事件(重大疫情、灾难等)须有应急药品目录和相应的药品储备。应急备药在药品库房管理中也是重要的一项内容,但批号、效期的管理和维护全凭人工记忆,难免有疏漏和错误。通过物流系统对药品批号、效期、数量的锁定以及系统对效期的检查,可实现精细化管理。
建立库管通知信息栏,通知药品信息如:不中标、缺货、换规格、更换生产企业等以及库管对药品管理和调控的信息。调剂部门人员可随时通过物流系统查询相关药品信息提示,在请领到某个药品时也可看到对此药品的信息提示,做到信息传达及时、准确。
接受电子发票时物流系统中的价格检查模块可与前次药品进价进行比对提示进价变动,同时根据“发改委”规定的药品加成率提示零售价的偏差率,做到严格执行国家药品价格政策,及时、准确地维护药品价格。
月底进行药品盘点时,通过物流系统打印出的盘点表,药品库存中包含货架上合格药品、退货药品(下账或未下账)、应急储备药品等的数量,不但利于追踪药品去向,核对库存数量,更减轻盘点工作的负担,盘点的效率和准确度极大提高。
库房作为医院药品供应的中枢,但实际只起到医药公司和院内二级药房间药品中转站的作用:药品从各医药公司发出、运送到库,库管验收、摆放上架、待单据入库后再根据各部门的请领单发放出库并运送到位。这种多环节、低效率的物流模式在信息技术的支持下得到彻底改变:一是可借助医药公司物流部门的人力直接送药到位,节约了医院的人力成本;二是各调剂部门可通过射频(RF)设备或计算机收货,准确、快捷;三是库管的工作重点不再是忙于收药、发药,而是从信息流和物流上对多个二级部门的药品供应进行合理调控,确保临床用药。配送流程见图2。
图2 药品配送流程Fig 2 Drug distribution process
在物流系统中对药品配送供应商资质、可供货率等情况进行全面、准确的统计,根据统计结果实现了对供应商的评级管理,客观、公正地促进供应商提升配送能力及服务质量,达到保障药品供应的目的,具体做法见表1。
表1 供应商评级管理Tab 1 Supplier rating management
实施前,大量的单据靠人工录入,药品计划靠人工记忆;入库信息错误较多、效期药品管理困难、库存积压;药师大部分的精力都花在制订计划、收药、发药以及纠错上,限制了药师应有的药学服务工作的开展[4]。物流系统的创建实现了药品库房整个工作流程的数字化管理,改变了药品库房工作模式,显著提升了工作效率,减轻了药品库房工作的劳动强度;改变了医院药品库房传统物流业务现状;药品库房工作内容向着数据分析转变,从源头上做好药品信息支持,获得最佳的工作效果和最满意的服务质量,见表2。
表2 信息化物流系统实施前后效果比较Tab 2 Comparison of the effect of drug storehouse management before and after logistics informationization management
医院药品物流现代化管理模式的引入,极大提升了医疗机构药品库房管理水平,管理目标的设定随着管理水平的提升在不断提高。物流系统是依据自身实际情况和需要而创建的,信息技术的发展以及药师对药品库房管理工作的不断总结和持续改进将促使物流系统不断完善。希望笔者对信息技术在药品库房管理中的运用所做出的探索对业界同仁有所启发和帮助。
[1]史卫忠,张英,赵志刚.北京天坛医院药品物流现代化管理新模式[J].药品评价,2010,7(12):6.
[2]葛献英,杨玲.条形码在医药领城中的应用[J].首都医药,2007,14(3):28.
[3]李龙健,孙婷婷.医院药品库房规范化管理的实践与探讨[J].中国药事,2009,23(1):58.
[4]顾苏俊,单文治,陈宜鸿.现代物流技术在医院药品管理中的应用分析[J].首都医药,2007,14(8):24.