论档案资源整合

李卫育

摘 要：随着时代社会的发展，传统的档案资源管理模式已不再适应社会发展的需求，如何合理整合档案资源，深入挖掘档案资源的潜在价值，实现多元服务，是档案工作者亟需研究解决的问题。

关键词：档案；信息资源；整合

沧海桑田，档案作为记录历史的文献资料，一直以来默默无闻地守护和传承着人类的记忆。作为贮存与传播人类各种知识的重要载体，档案资源对人类社会的发展发挥着巨大作用。然而，随着现代化社会的迅猛变化，传统的管理方式由于分专业管理，单位与单位之间、部门与部门之间、区域与区域之间缺乏档案资源共享，单位内部、区域内资源有限、利用有限等原因已经无法满足现代化发展的需求。如何合理整合档案资源，深入挖掘档案资源的潜在价值，完善档案资源的管理程式，解决目前档案利用受限，实现档案信息资源面向公众的“整管整取”，这些都具有十分重要的意义，也是档案工作者亟需研究解决的问题。

一、档案资源管理现状

进入21世纪以来，档案资源的存在形式和数量越来越多，但由于我国现存档案工作实行的分级、分专业管理体制，导致我国档案资源管理和利用上存在许多弊端：

（一）部分档案形成单位没有向档案馆移送档案资料，大量档案信息资源长期散存在各单位，处于非专业管理状况，管理混乱，损失难以想象。

（二）由于档案管理无序，查找利用困难，更难以服务社会，重复建设，财力、物力浪费严重。

（三）档案馆馆藏结构單一，馆藏资源匮乏，服务功能弱化。

二、档案资源整合的重要意义

鉴于目前我国档案管理存在的弊病，为确保以后不再造成新的档案资源分散，必须进行档案资源整合。做好档案资源整合将具有如下重要意义：

（一）档案资源整合有利于完善馆藏结构。档案资源整合是以整体化的理念，有利于打破行业、地域和机构的界限，有利于完善馆藏结构。

（二）档案资源整合有利于地区信息配置的优化。统筹规划区域内档案资源接收范围，使档案信息机构朝着自动化、集成化和智能化的知识组织方向发展，缩小了地区间的“数字鸿沟”。

（三）档案资源整合有利于充分实现档案社会价值。档案资源的整合是搭建信息共享的平台，使档案能够更好地被开发和利用，充分发挥档案信息资源的作用，为社会主义现代化建设提供多元化服务，实现档案和档案工作自身价值，便于档案信息转化为社会财富。

三、档案资源整合的工作思路

档案资源整合，不是简单地将现有的档案信息资源都堆砌到一起，而是按照我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，对各级各部门档案机构进行归并及合理分工，用网络技术连接区域内各个档案馆保管基地，以区域内档案实体整合与数字档案信息整合两种管理方式，对现有档案资源空间布局和组合方式的调整，使档案资源的布局更合理、结构更优化，更有利于保存、开发和利用档案资源效益的最大化。为各级国家档案馆提升服务功能、实现多元化服务体系奠定坚实的基础，以适应市场经济条件下国家和地方经济社会发展对各级国家档案馆服务功能的要求。

四、档案资源整合工作中存在的问题

（一）由于受到经济利益的驱使，各专业档案保管部门各自为政，不愿将各自保管的档案资源拿出来共享，档案资源整合难度大。

（二）档案人员综合素质不高 。档案信息资源整合工作是一项综合性很强的工作，要求档案人员能够熟练地运用业务知识，运用现代科技手段对档案信息展开分析和整合。但总的来看，我国目前档案人员的综合素质还亟待提高，一方面领导对档案馆人才队伍不重视，认为档案馆就是看守档案的地方，档案馆工作人员中老年多、年轻少，人员流动性也比较大；另一方面部门人员知识结构不合理，人员自身学历不高、缺乏专业知识，尤其是缺乏能适应档案信息资源整合需要的人才，面对社会各阶层、各行业的信息需求，显得力不从心，这些现状使得档案馆档案信息资源整合工作无法正常开展。

（三）档案资源整合设备、技术落后。档案资源整合不仅包括档案实体的整合，还包括数字档案的整合。但目前档案部门普遍存在只有实体档案，没有数字档案，档案信息资源管理设施不齐全、技术落后，没有相应的档案管理设备和软件平台，甚至一些档案保管单位连最基本的目录都没有编制完整，根本无法完成整合的任务。

五、档案资源整合的对策建议

当前我国信息化建设、数字化建设以及档案部门现代化建设为档案资源整合创造了条件，我们应该充分利用这个条件，创新思路，克服工作中存在的问题，促进档案资源整合工作的顺利开展。

（一）加强宣传，创新思路，逐步取消部门分割，实行部门合作

1、加强宣传，利用网络、电视等媒体，积极宣传档案资源整合的意义和作用，使社会进一步认识档案资源整合的重要性和积极意义，使各档案形成单位或专业档案保管部门愿意把所管的档案资源拿出来共享，服务社会。

2、创新档案收集方式。档案资源整合最主要的目的是要丰富档案资源、充分利用档案信息资源。这就要求我们要拓宽思路，改进档案收集方式，最大限度地占有档案资源。一是要把属于接收范围内的立档单位形成的档案资料完整、及时地接收进馆，并根据形势发展，适时调整接收范围，把全面建设小康社会进程中产生的各种新型、各专业档案和同人民群众各方面利益密切相关的档案纳入接收范围。二是要拓宽思路、改进档案收集方式。可以通过收缴、寄存、复制、购买，甚至交换等形式，将各部门保存的档案收集到档案馆来，只要能占有，为我所用，哪种形式有利采用哪种，不拘一格。

3、联合共建共享工程，共同推广信息服务。加强协调沟通，联合科技、文化、公路、城建、农业、电力、电信等部门共同创办“综合档案信息服务中心”。突破管理体制问题，实行部门合作，将各部门的档案资源通过“综合档案信息服务中心”进行整合，并相互共享，实现多行业多领域共建共享，共同推动档案信息资源的信息化发展。

（二）加强档案信息化人才队伍的建设

信息化条件下，加强档案资源的整合不仅依赖于设备和软件平台，还需要综合素质高的档案人员来操作和完成。因此，要高度重视并做好档案信息化人才建设。

1、加强培训，提升水平。积极开展基层业务辅导和人员培训，加大基层档案工作人员的培训力度。要有条件、有计划、有目标地对馆内现有专业人员进行不同程度的培训。一方面，通过有计划、有目标、有针对性地脱产再培训，拓宽其知识面，优化专业结构，使之成为既懂档案管理知识、又具有历史文化、信息科学应用能力，能熟练地对档案资源进行整合开发的复合型人才。另一方面，要不断充实培训的内容，避免年复一年的培训模式和学习内容。要结合社会发展需求和信息化发展的趋势，多“走出去、请进来”。让档案人员有机会到国内外学习先进的科学文化知识，要邀请国内外专家学者开展授课培训，增强档案工作人员的素质和层次。除此之外，基层档案工作者之间要多组织经验交流，扬长避短，形成合力，才能更好開展服务。

2、积极发掘、引进高水平人才。要积极挖掘、发现和识别有培养潜力的苗子，把有强烈事业心、责任感，具有一定学历的年轻人作为培养对象。档案发展主要靠内部人才的建设和培养，但有时也有必要采取引进人才的方针，阶段性地吸收有计算机技术的年轻毕业生及各种档案专业知识的人才，使更多人才投身到档案事业发展上来，使档案信息资源整合研究与建设工作更优质、高效地开展。

3、要营造尊重知识尊重人才的工作氛围。档案资源的整合和开发要营造尊重知识、尊重人才的环境，这样才能留住人才，才能使档案资源整合和开发工作得以持续发展。首先应当为人才提供发展的空间和舞台，使他们能够接触更多的知识、积累大量的实践经验，用他们的所长为档案馆拓展更加广阔的服务空间，最重要的是使他们感到英雄有用武之地。其次，单位应当为他们创造一个有利于人与人之间交流与合作的氛围，真正从思想上重视人才，从感情上贴近人才，使他们感到工作舒心。再者，应该根据贡献大小给予相应的报酬，充分调动各类人才的积极性和创造性。

（三）推动档案资源数字化建设，实现多元化服务

档案资源整合的最终目的是为了利用档案资源，向社会提供多元服务，但是通过实体档案来实现利用和服务，远远不能满足社会发展的需要，也不利于档案的保护，利用起来也不方便。这就要求我们要提高档案资源整合技术，把工作重点从实体档案资源整合向数字档案资源整合发展，推动档案资源数字化建设，建立资源配置合理、利用方便的档案资源信息数据库。

利用现有档案资源，积极研发出有社会利用价值的信息资源，并将研发成果加以宣传展示，争取上级领导和财政部门对档案资源整合开发工作的重视和支持，拨给一定经费配齐、更新档案资源整合开发所需的设备和设施。

建立档案管理系统。利用数字化技术，通过扫描、转换统一格式等手段，将现有实体档案信息存入管理系统数据库，并编制档案电子目录，逐步实现电子档案管理，方便查询利用。

建立档案资源共享系统数据库。通过现代网络通讯技术，将跨部门、跨领域、跨地区的数字档案资源进行整合，通过OA系统自动存到档案管理系统数据库。同时，为兼顾各部门的利益，建立档案资源共享系统数据库，参与档案资源整合的部门可以通过共享系统，能够分享到系统数据库中所有档案资源信息（国家机密档案及法律法规规定不能公开共享档案资源除外），在各部门各单位之间实现档案资源

共享。

建立信息资源共享系统数据库。加强对整合的档案资源系统性地研究开发，提取能够为社会服务的信息资源，并利用类似网上办事大厅的便民服务窗口，建立档案信息资源共享系统数据库，将海量的档案信息资源提供社会共享，为社会提供多元化服务。

互利合作，共享多赢是现代化社会发展的趋势，档案事业也应顺势而为，尽快实现资源的整合利用，使档案在服务多元化社会中起到更大的作用。