论企业档案管理模式的创新

黄杰瑶

摘 要：在信息时代的发展下，企业档案工作面临着挑战，只有思辨、革新，创新档案管理模式，企业档案管理工作才能适应现代化企业改革与发展，走向信息化、数字化、知识化、商业化管理模式。

关键词：企业档案管理；管理模式；建设策略

随着知识经济和信息时代的到来，在市场经济条件下，企业改革和发展不断深入，企业档案管理正面临着前所未有的挑战。正如前国际档案理事会主席瓦洛先生在《档案思想自由贸易：加拿大对北美档案发展的看法》中描述的那样：“档案事业正处于一个完全被重新塑造和重新接受的时代”。档案工作不仅面临着经济和科学技术的挑战，而且面临着传统档案管理模式和管理思想的挑战。企业信息化进程不断加快，电子文件急剧涌现，传统的档案实体管理模式失去了传统管理对象。陈旧的档案管理模式已经不能胜任，企业档案工作的管理模式和理念必须革新，才能适应新形势的发展，走向信息化、数字化、知识化、商业化管理相结合的模式，是现今企业档案管理新的模式和趋势。

一、传统档案管理模式面临的挑战

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1、意识淡薄，技术手段落后

很多企业领导把精力和资金放在了成产经营上，档案意识普遍淡薄，认为档案可有可无，在档案软件和硬件设施的配备上不到位。落后的档案管理技术水平跟不上信息化时代的需求。同时由于档案人员大多半路出家，对档案管理业务不熟悉，人员变动性较大，造成档案管理工作缺乏应有的长期性和连续性。很多企业的档案管理仍停留在经验管理和手工管理，制约档案功能的发挥，不能满足企业生产和发展的需要。

2、管理不规范，缺乏制度化

一是档案收集不规范。档案收集制度形同虚设，在收集过程中，由于档案收集考核不明确，导致档案持有者不能及时上交档案，甚至发生档案遗失，延误档案整理。

二是档案整理不规范。由于企业发展速度较快，档案工作人员更换频繁，专业素质也参差不齐，造成档案整理不规范。

三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅管理松驰，致使借出的档案没有按期归还；另外由于档案内容不完整等原因，使得档案的价值并没有被完全开发利用起来。

四是档案管理不规范。企业档案机构没有对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，没有建立统一的企业档案管理制度并实施综合管理。

二、企业档案管理模式的发展趋势

市场经济条件下，信息社会对企业管理的范围、内容、力度和方式提出了新的要求。目前档案管理在发展过程中呈现以下趋势：

1、電子化。随着信息化程度的深入，办公自动化的普及，档案的生成方式发生了很大变化，如文件的起草、签发、催办、归档等过程都已纳入计算机管理，各种文字、图片、影像等都已数字化的形式存在，因此档案也自然以电子媒介形式存在，可以利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，直接供人们利用，这就使得档案信息呈现电子化趋势。

2、数字化。随着电子文件大量增加，企业转变档案管理方式，加快完成档案库藏全部档案案卷级及文件级目录的整理和录入工作，应进一步完善档案卷级和文件级目录数据库建设，建立健全档案目录数据信息共享中心，建设档案目录信息资源的网络。

3、知识化。档案的整理收集，即文件制作阶段之后，更重要是文件现实使用阶段，即档案的有效利用。档案的高效利用，档案必须具备一定的知识性，根据企业的生产的特点，设立档案的类目，从而使档案按类规放，减少档案材料交叉重叠的可能性。

4、商业化。随着档案服务利用方式的扩展，除了提供纸质档案阅览的传统方式之外，档案应该发挥自身更大的价值，走向市场，提高档案的使用价值。

三、企业档案管理模式的建设策略

创新企业档案管理模式，是提高企业管理质量水平的必然要求，也是企业档案管理获得可持续发展的有效保障。所以，企业档案管理，要以改革创新为动力，以企业生产、经营、科技创新需求为基本导向，从管理理念、运作机制、服务方式等方面解决建设策略问题。

1、确立资源共享的理念

企业在创新档案管理工作中，必须树立“资源共享利用”的企业信息服务理念。就是企业档案管理的全部实践活动中，始终将注重解决实际问题、满足企业发展需求为重点，利用信息化、数字化、网络化优势，使企业档案管理工作更好服务于企业生产、经营、科技创新等工作。

2、重点推进档案信息化进程

档案信息化建设是适应企业信息化建设和科研、生产以及档案事业自身发展的必然要求。企业档案信息化建设要按照统筹规划、分布实施及保障安全的原则，以共享档案信息资源、推动档案信息服务网络化为目标，以档案信息化设施建设为基础，以档案信息资源建设为核心，实现档案信息化建设与企业信息化整体建设协调、快速发展。

（1）档案信息化标准规范建设。每年企业电子文件成千上万份，如何使电子文件有序归档及合理管理，企业在现有电子文件管理规定的基础上，必须进一步制定和完善相应的电子文件接收办法，统一电子文件格式，方便电子文件的接收工作。完成电子文件归档、管理及进馆藏的主要规范和要求，以推动档案信息化发展。

（2）档案信息化网络化基础设施建设。信息化网络化需要计算机软、硬件设备及相应设施，配备上要与档案办公自动化、科研生产相适应的、能够满足电子文件归档和管理要求。档案信息化建设要与企业信息化建设相结合，充分利用企业内外网络平台，实行文档一体化管理，使企业档案达到网上归档、编目、移交等工作要求，促进企业档案资源的共享。同时加大对档案信息化网络化设施投入，加强档案网络平台建设，完善档案在线利用服务平台建设，以便实现档案的在线接收、在线管理、在线指导和资源共享，提高档案管理信息化、现代化水平。

（3）档案信息资源建设。加强档案馆数字化建设，统一数据库格式和数据交换格式，做好电子文件的归档和移交保管，加强对电子文件形成、流转、采集、归档、整理、保存、鉴定、移交归档与电子档案管理的前端控制和监督指导，建立“电子档案数据接收保管中心”，保证电子文件的真实、完整、有效，确保电子档案在线与离线形式的顺利移交与接收。

加快库存量档案的数字化工作，根据档案信息资源建设有关要求以及企业档案利用需求，有计划地进行档案数字化工作。同时，还应按照电子档案的有关规范标准，努力实现增量档案电子化，及时接收科研生产过程中产生的电子文件档案，并科学整理，建成电子档案数据接收保管中心。

（4）档案网站建设。加强档案信息网站建设，建设和完善档案信息网站或网页，利用档案网站网页定期公布档案、业务信息，举办网上展览，开展网上文件目录查询和全文查询服务。建立企业档案信息综合检索平台，使其成为企业网上档案业务指导、业务培训、咨询服务、信息公布和检索利用的基地。

3、树立档案的知识意识

档案管理应该将文件、档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件、档案实体转向文件、档案所蕴含的知识，关注文件、档案及其他类型知识的情报性价值、现实价值与利用价值。应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件、档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动，挖掘企业档案的知识价值，为企业价值创造活动服务，从而提升档案管理的价值，提高档案管理的地位。

参考文献

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