科技文件归档工作之不足及对策初探

◎北京精密机电控制设备研究所 陈兰兰 黄波 徐轶莉 林英楠

航天企业科技档案采取集中统一管理的模式，经过专职档案人员的加工处理，使文件高品质地生成科技人员普遍需要的档案。科技文件归档工作正是科技文件进入档案专业化处理的工作环节，它关系到科技档案能否真实、准确地反映和记录事件的真实面貌，最重要的是能否全面、准确、系统地提供利用。因此，保证和提高科技文件归档工作的质量在企业科研工作中是十分必要和重要的。然而，在企业归档工作中尚存在很多不足之处，在此，笔者浅作分析并拟定出对策，以为引玉之砖。

一、问题表现

1.归档不及时

航天产品档案经常是在产品定型后，有些科研人员才将积压在手中的试样甚至初样阶段的文件材料进行归档；有些工程项目竣工验收将近一年，归档工作仍旧被拖延；设备仪器在安装调试过程中的记录、质量检查、评定、事故处理报告等技术材料，也常常滞留在科技人员手中迟迟不能及时归档。

2.归档不完整

归档的科技文件不能够完整、系统地反映科技活动的结果和全过程。很多业务人员在产品研制过程中应该形成的材料没有形成，应该积累的材料没有留存，尤其是航天产品研制周期较长，产品归档案卷不完整的现象颇多；另外，一些外来文件、重要会议文件常常被科技人员疏忽而不进行归档，等等。这些都造成科技文件归档案卷的不齐全、不完整。

二、原因分析

传统的科技文件归档一直处于被动的滞后收和存的管理状态，归档工作的控制和制约机制较差，主要表现在：

1.归档管理规定落实不力

科技文件归档工作规定实行“三纳入”和“四参加”管理。“三纳入”是指将科技文件的形成、积累、整理、归档工作纳入科技工作程序和相应的管理制度、科研生产计划以及科研人员的职责；“四参加”是指科技档案部门或人员参加科研项目评审会、科研课题鉴定会、设备仪器开箱验收会以及基建工程竣工验收会，但这些规定大部分单位都没有很好地落实。结果是由于档案部门缺乏“三纳入”的主动权且无权考核，而“四参加”又经常参加不了，造成归档对象经常游离于档案工作人员的视线之外，使得档案部门对科技文件缺乏切实有效的控制措施。

2.归档要求不明确

一方面，虽然各单位都对归档工作提出了各方面的要求，但往往未就各门类文件分别规定明确的归档时间和范围，或归档范围的编制不切实际，这样就使归档工作具有很大的随意性；另一方面，对于各门类文件的归档要求宣贯、培训不到位，科研人员对相关门类文件的归档范围、时间等问题的规定缺乏系统的了解，对归档要求的认识模糊，造成归档工作出现有章不循的现象。

3.归档考核措施可操作性差

很多单位制定了归档检查考核制度，但有些考核制度可操作性不强，没有具体的实施办法，无法做到“执法必严，违法必究”，造成早归和晚归、归与不归一样的局面，严重削弱了科研人员的档案意识和归档积极性。

4.科研人员对归档的认识不够

一些单位领导的档案意识较弱，在实际工作中只重视科研生产，对归档工作缺乏督导。有些科研人员对档案的重要性认识不清，认为已经办理完毕的文件归不归档无所谓，造成归档材料欠缺不齐；有些科研人员对档案集中统一管理缺乏正确的认识，认为本部门的文件过于重要，因而“保密”不愿交出，或为自身查找取用方便将文件“据为己有”，破坏了科技文件自然形成的成套性，导致归档案卷残缺不全。

三、建议对策

为了保证并提高归档工作的质量，必须将过去归档管理中滞后的被动收和存改为超前的主动控制管理。笔者认为，应从制度、意识、程序、方法几个环节着手梳理对归档工作的控制管理规定。

1.制定科学合理的归档制度

归档制度是保障归档工作有章可循、归档程序有条不紊的行为准则，一般包括归档的时间、范围及手续等内容，其中归档时间与范围是直接影响归档完整性及归档工作质量的决定性因素。

科技文件的归档时间应有两层含义：第一层含义是指归档时机；第二层含义是指完成归档任务的周期。归档时间既要在任务完成后为文件归档预留出整理和准备工作的时间，又能保证文件在完成任务期间和任务完成后不因长期分散滞留而遗失，更要有利于科技成果的及时推广、交流和应用，因此归档时机可分为阶段归档和任务完成后一次性归档。型号研制项目及研制周期长的预研项目应按研制阶段归档，其它项目一般可在任务完成后一次性归档。完成归档任务的周期可视归档任务的轻重、需归档文件在特定时间内以文件形式与归档后的价值比重来确定，如航天产品中的设计文件、工艺文件应在阶段评审结束后和产品定型后3～6个月内完成归档；研究试验性文件应在任务完成后半年内归档；基本建设文件应在工程竣工验收后半年内归档。

确定归档范围时，既要全面又要具体。全面指科技文件的种类要全，要在分析本单位科研生产活动的基础上具体到每一类中，要根据科技文件的形成规律尽量具体列出其成分。在确定归档范围之前，应首先由部门领导、科研人员和档案人员共同研究确定归档范围。这样确定的归档范围更适合各部门实际情况，科研人员便于执行，档案人员也便于实施监督、指导。

2.提高科研人员档案意识

应通过加强科研人员的档案素质和行为教育提高其档案意识，提升科研人员的归档素养。应加大宣传档案法和普及档案知识，切实提高各级领导和科技人员的档案意识，同时通过定期培训归档业务知识，使广大科研人员明确各项归档工作制度、规程和要求，提升他们的归档素养；另外，可通过档案行为教育使科技人员形成良好的归档工作习惯，使归档工作程式化、规范化。

3.实行预立卷管理的制度化和全员化

预立卷是将形成、收集和整理的同一性质的相关文件按一定要求进行积累的过程，它是文件归档组卷的基础。预立卷管理是避免科技文件在科技活动过程中积累杂乱以致散失的有效方法，因此，企业各科研部门应将预立卷工作制度化、全员化。各科研部门应把归档预立卷制度作为部门内的一项工作制度明确下来并纳入日常工作，从制度上保证文件积累工作的执行；另外，要建立一个文件形成、积累责任网络体系，实行文件积累的全员化。同时，档案部门和档案人员要认真履行监督、指导职能。

4.纳入计划管理流程，加大考核力度

航天科技文件的特点是周期长、阶段性强、数量多、内容丰富，因此其归档工作必须把握时机及早介入科研活动，积极争取“三纳入”的主动权。企业档案管理部门要同计划、技术等科技管理部门紧密沟通协调配合，使档案部门能够了解和掌握科研活动的具体安排，在计划下达的同时提出文件归档要求，这样可有计划、主动地控制科技文件的归档工作。此外，企业应增强档案部门的管理职能，加大阶段考核中对各个部门归档工作完成情况的考核力度，对归档工作的质量采取经济奖惩措施来调节。

科技文件的归档工作是企业积累知识资产、启迪智力资源的先导和保障，应通过加大归档工作的超前控制管理提高工作质量，确保档案案卷的质量，为企业科技工作的发展提供更为优质的服务。