纸质档案与电子档案的比较研究

摘 要：档案一直是人们生活必须的，虽然其存在和使用方式并不为一般人所熟知，但是却实实在在的关系到人们的日常生活。一份档案记录着一个人一生的始末，或者一个地区几十年的发展历程。对于重视传统和历史的中国人来说，档案的重要性不言而喻。随着时间的推移和社会的发展，档案的呈现形式从纸质逐渐转为电子形式。电子档案的出现给档案管理工作带来了方便，但也存在一些问题。本文就纸质档案和电子档案在存档方式、存档时间和空间、存档特殊性和存档意义四个方面对这两种档案进行比较研究，以期为档案管理工作提供帮助和建议。

关键词：纸质档案；电子档案；精准度；存留时间

档案的存在的历史可以追溯到王朝制度开始之时。自人们创造文字之时，档案也随之存在了，古时候的档案大多以“志”“考”的形式存在于历史典籍之中，因为记录于竹简、丝帛或纸张上，历经岁月，有很多遗失[1]。随着第三次可以革命的到来，档案的存在方式也得到了创新，电子档案的出现，为创建和管理档案提供了新的方式。现在档案管理工作人员接触的主要有纸质档案和电子档案两种，其中的异同，值得我们探究。

1 档案的简介

1.1 档案的定义

档案存在历史已久，其含义不言而明，是直接形成的历史记录。因为其“直接形成”的内涵，即表明档案文件是原始的，而其“历史记录”的阐述，即说明档案是能够阐述事实真实情况的原始文献，因此档案和图书情报、文物等是不同的。

1.2 档案的作用

档案的形成者是由社会各个群体组成的，其中包括官方和半官方机构，也包括自由组织和个人、家庭及家族等。因为档案是建立在其他真实的资料基础上的，这些资料包括语言、文字、图像等。因此，档案的最主要作用，是其对真实历史的承载[2]。

1.3 档案的价值

档案作为一种特殊的文献，是人类活动的产物，是人类精神文明的一部分，它既有现实价值，又有历史价值。档案的现实价值体现在它的现实作用上，即档案可以作为解释某事或某状态发生的依据，而其历史价值体现在它的回溯作用上，即档案能够用来进行历史研究，以便人们总结过去事件的经验和教训。现实作用和回溯作用相辅相成，建构了档案的价值体系。

2 纸质档案与电子档案的联系

档案的呈现方式有很多种，但总结来说分为纸质和电子两大类。纸质档案不言而明，是以文字方式或者图片方式记录上纸张上的信息的体现，而电子档案则包含很多，传统的电子档案有录音、录像等，现在，电子档案也包括在互联网上建立的信息。纸质和电子档案虽然呈现方式不同，但存在内在联系[3]。

2.1 记录内容的传承性

无论是纸质还是电子档案，都秉承着档案的特点，即对历史直接的记录。在记录内容方面，无论是书写在纸上还是录在磁带、光盘或是以音频格式记录上电脑上的资料，都是当时发生的事件的真实体现。例如法庭上一名证人的证词，无论是在纸质档案上还是电子档案上，其内容都应该是一样的，而且，技术上来讲，可以实现纸笔记录和录音方式的互相转移。因此说，纸质档案和电子档案是记录方式不同的，但是内容相同的档案建立方法，在记录内容上，是有传承性质的。

2.2 记录作用的一致性

无论是纸质档案还是电子档案，其存在的作用是一致的，都体现着档案的现实价值和回溯价值，这是由档案本省的特征决定的。纸质档案更为直观，可以直接由人眼直接获取所得信息，电子档案更加丰富，可以提供给人们更细节的信息。但是两种档案的作用都是记录真实发生的事件，对阅读档案的人来说，其可研究和可取证、可鉴定的价值是相同的[4]。

3 纸质档案与电子档案的区别

纸质档案与电子档案虽然都记录真实历史的方式，其本质并无差别，但在记录方式、记录时空上和保存方式上是有区别的。

3.1 记录方式上的区别

记录方式是纸质与电子档案最明显的区别。纸质档案是记录在纸张上的信息。无论其以文字、符号或者图像方式呈现信息，这些信息都是在纸张上被保留的。纸张是纸质档案存在的唯一载体，纸质档案被阅读的方式也只有一种[5]。电子档案的形式有很多，如影像资料和编码程序等。因此电子档案的载体和阅读方式也有多种。人们在进行记录和使用这些档案的时候，需要用到多种设备才能够完成。

3.2 记录时空上的区别

纸质与电子档案还存在着记录时空上的區别。纸质档案可以形成在事情产生和发展的当时，也可以在事情发生之后，由当事人或者旁观者根据事实整理得到。因此可以说纸质档案有记录的延迟性，即使当场记录的口述笔录，也不可能与事件发生同时进行。而电子档案却能够在事情发生的当下进行记录，电子档案的形成过程与事情发展可以是同步的，这是两种档案形式的最主要区别。

3.3 保存方式上的区别

另外，纸质档案与电子档案的保存方式不同。由于信息的载体不同，两种档案被要求以截然不同的方式存放，以便于人们查阅。除了普遍意义上的外围防护和豹纹、隔热、防潮、放水、避免紫外线和其他污染破坏档案之外，纸质档案一般还要求一定的温度与湿度，而电子档案则要求要远离一定的辐射源，以免数据丢失。另外，纸质档案与电子档案的保管方式有很大区别：纸质档案是实体存在的，只要防止实体泄露即可，而i案子档案因为有保存在网络上和计算机上的可能，因此除了预防实体泄露之外，还要注意防止病毒、和其他方式的数据泄露。

4 结语

由以上阐述，我们可以看出，纸质档案和电子档案都是历史事实的记录方式，其价值和作用是一样的，但在记录方式、记录时空与保存方式上存在很大的区别，如何收集和记录有效信息建立档案和对不同类型的档案进行存放和管理，是档案工作人员工作中的重点。

参考文献

[1]胡锦涛同志在会见出席全国档案工作表彰会代表时的讲话.

[2]全国档案事业发展“十五”计划.

[3]李伯富.从档案行政执法检查看中央、国家机关档案工作的发展[J].中国档案，2001，（11）：24.

[4]王学礼.加紧档案专业人才培养，确保档案事业持续发展[J].中国档案，2001，（10）：4.

[5]张晓娴.信息时代高校档案信息服务的思考[J].学校档案，2003，（1）：15

作者简介

冉绯（1966-），男，重庆江津人，重庆港务物流集团有限公司果园港埠公司档案室。