“定制化管理工作法”的构建与运作

□ 省物资公司 夏寒剑 张 华

超市化采购与协议库存采购工作作为国网公司推出的一种新型采购供应模式，是一项基于电子商务平台应用的全新工作。做好协议库存匹配执行与超市化采购应用工作，对于持续拓展集中采购范围，推动省公司信息化管理水平再上新台阶具有深刻意义。

为落实国网公司的战略部署，省物资公司物资采购部在省公司物资部的指导下，在工作中另辟蹊径，摸索出了一套“定制化管理工作法”，收到了良好效果。

“定制化管理工作法”产生的背景

为全面深化物资集约化管理，实行更集中、高效、规范的一体化集团采购，国网总部决定扩大“总部直接组织实施”集中招标采购范围，将部分省公司集中采购的物资，按品类有计划地纳入“总部直接组织实施”模式，在国网公司电子商务平台上直接组织采购。

根据工作分工，物资公司物资采购部为协议库存采购的协议匹配及价格联动的执行部门和超市化采购的执行监督部门。在实际执行过程中，物资采购部遇到了不少问题，如：协议库存与超市化采购工作为全新的工作领域，部门员工没有协议匹配的实际工作经验；电子商务平台流程繁锁，从省公司到县公司尚未形成统一的工作规范，导致信息难于及时集成，信息透明度不高；线上操作过程监督刚性不足，各环节管理水平参差不齐，协调控制难度大；即便是电子商务平台系统也存在不完善的地方，部分流程在运转时发生故障，无法执行到位。

“定制化管理”就是通过管理，把工作中多余的管理环节清除，不断改善客观工作条件，向时间、空间要效益，从而实现物资采购管理工作的规范化与科学发展。物资采购部开展“定制化管理工作法”就是为了从信息化应用角度出发，满足电网建设需要与项目单位的需求，提供低成本、高效率、高质量的优质服务。

“定制化管理工作法”的主要做法

物资公司作为深化江西电网物资集约化管理工作的主力军，被省公司物资部视为推动协议库存与超市化采购工作的重要力量。作为物资公司协议库存与超市化采购工作的牵头部门，物资采购部承担着四项重要任务。

一是制定协议库存、超市化采购启动计划，探讨新型物资采购服务的主要内容。物资采购部对公司的电子商务平台应用水平、采购现状以及要实现的工作目标进行了分析，制作了项目需求方联系人清单，包含电子商务平台项目组、运维人员以及负责运行人员的联系方式。二是编制资料手册。为了保证协议库存和超市化采购职能的正常运行，物资采购部部门认真搜集协议库存与超市化采购工作流程的资料，了解合同签订情况，明确协议库存与超市化采购的内涵，采购流程的运行方式、程序、采购中标结果、计划申报数量，作为今后协议匹配执行阶段的依据。三是制定内审工作流程。与招标工作部、合同部交接的资料制定《协议库存资料手册》和《超市化采购资料手册》。两本手册既可以作为协议库存自动匹配校验和手动匹配查找的便捷工具书，还可以作为物资公司协议库存与超市化采购工作的全流程档案，应对今后的各种检查。四是管理实现4R服务，即在正确的时间，以正确的方式，将正确的订单，送达正确的项目方。

物资采购部牢牢把握四项根本任务，充分吃透国网总部颁布的工作规范有关精神，发挥物资公司的自身优势，保障了总部直接组织实施集中招标采购范围的不断扩大和健康发展。

优化服务资源配置。物资采购部将优质服务的内涵扎根于物资采购专责的心中，成为日常服务行为的指南，并培养其实现优质服务的能力。主要工作方法有：

自主意识培训

引导从业人员树立个人工作目标，建立使命感和责任感，激发工作的动力源泉。

业务实践培训

部门负责人言传身教，通过与专责的交流和讨论，传授业务知识、工作经验和工作方法，为员工架设了一座人才成长的阶梯，有效解决了部门存在的人才断层、青黄不接的问题。

定制化培训

物资采购部管理人员选择了部分灵活服务的案例对专责进行培训，重在举一反三，指出专责在服务过程中正确与不当的行为，尝试提供优质服务的方法，并作为样板教学传授给所有人员。此举有效激发了人才活力，调动了人才积极性，形成了对其他员工的辐射带动作用，促发员工你追我赶、积极向上的氛围，带动了物资采购专责全员积极性的提升。

优化服务体系管理系统

完备前端操作体系

首先根据物资招标〔2012〕76号文《关于下发总部统一组织监控、省公司具体实施有关工作规范的通知》精神，按照国网公司服务流程和规范规定的标准操作细节，按规范施行现场管理，协助物资部引导项目单位参与协议库存和超市化采购工作，通过绘制流程图帮助项目单位掌握必要的协议库存和超市化采购工作知识。其次，对于在提供服务过程中存在的问题，尽快采取补救措施，纠正服务差错，并及时通知前端部门。再次，时时处处从项目单位着想，理解他们的需要和期望，关心和尊重项目单位，为项目单位提供热情而周到的优质服务。

构建辅助支撑体系

辅助支撑体系主要为前端操作体系提供支持。包括管理人员的支持和创新服务流程。

物资采购部本着为项目单位提供更多方便的宗旨，减少计划退回数量，物资采购部建议省公司物资部下发通知给各地市、县公司：对于在协议库存采购中标结果中“一包两中”的地区，当计划需求超过区域总量的60%时，项目单位应把物资申报数量按60%和40%的比例分拆，以两条计划的形式申报。物资采购部还设计了《江西省电力公司协议库存采购审批表》用于申报无法在线上进行自动审批的内容，《协议匹配线下审批单》用于内部审核，《江西省电力公司2012年协议库存采购中标结果通知单》用于移交招标工作部开具中标通知书，《2012年ZB05-181257批次招标采购项目记录表》以利于省公司物资部即时动态查询超市化采购与协议库存匹配执行结果。

“定制化管理工作法”取得的成效

“定制化管理工作法”使协议库存与超市化采购工作的执行环节实现了标准化服务，每个环节均实现了审核，每个流程都有人监督，减少了人为误差，避免了系统操作风险。“定制化管理工作法”还为省公司同业对标指标数据的快速查找提供了保障。

自“定制化管理工作法”开展以来，省物资公司的协议库存与超市化采购工作从无到有，从摸索到成熟，逐步形成了一套与国网公司操作规范接轨又符合江西电网实际情况的运作模式，为实现2013年国网总部协议库存招标的全面应用奠定了坚实的基础。