信息时代现代企业档案资源共享策略探析

[摘 要] 文章阐述企业档案实现资源共享的现实困境和资源共享的必要性，提出信息时代现代企业档案信息资源实现共享的新策略。

[关键词] 企业档案；资源共享；策略

[作者简介] 秦美峰，东营职业学院办公室档案馆员，硕士，研究方向：档案学研究，山东 东营，257091

[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2013）04-0038-0003

信息时代，企业档案作为企业的重要财富和资源，只有得到恰当的转变，才能得到有效的利用，而这个有效的转变渠道就是实现企业档案资源共享。所谓企业档案信息资源共享，就是企业构建档案信息化管理系统，利用计算机现代信息技术，把档案资源转化为数字化信息，实现网上资源共享，促进企业更好地利用档案信息。

一、企业档案实现信息资源共享的现实困境

企业要实现档案信息资源共享，就必须大力收集和开发档案信息资源，利用档案信息服务企业各项工作，使企业档案资源价值发挥最大化。但当下要实现企业档案信息资源共享还存在很多现实困境，主要表现如下：

（一）企业领导不重视制约了档案资源共享

企业档案能为企业提供信息，促进企业经济的发展。但是大多的企业并没有认识到档案的重要作用，仍然重管轻用，更别说信息资源的开发和共享了。特别是很多企业领导档案意识浅薄，观念落后，重视程度不够，管理不科学，根本没有档案信息化建设的意识，造成设备落后、管理松散、档案利用率低下，严重制约了企业档案资源的开发和共享。

（二）企业档案无法提供有效的服务

其一，企业档案中大多都是文书档案，其他档案如影像、科技等类型档案较少，真正能适合企业需求和能辅助决策的档案信息偏少。并且这类企业档案没有代表性和针对性，不利于体现企业经济文化特色和良好形象。因此，档案信息资源很难为企业提供直接有效的服务。其二，很多企业对档案编研缺乏正确认识，或从不重视企业档案编研，一些有价值的档案资源没有得到及时有效地开发，从而严重阻碍了企业档案资源共享的进程。其三，随着历史的发展，企业的创建历尽千辛万苦，其档案的形成也不是一蹴而就，案卷质量也会存在一些问题，这也会不同程度地影响档案资源的共享。因此，贫瘠的企业档案信息资源，不但无法为企业提供有效的信息服务，而且还会对企业档案信息资源共享产生不同程度的影响。

（三）传统手工管理模式无法适应资源共享需求

当前很多企业仍然延用传统的档案管理模式，采用纸簿式手工记录方式来登记管理档案，保存档案运用柜架式保存方式，这样的传统管理方式既不利于查阅利用，又浪费库房空间。只为保管而保管，存在盲目性，缺乏统一目标。这种方式不仅无法实现资源共享，职工的档案意识也难以调动。要实现企业档案资源共享就必须进行企业档案信息化建设，借助于计算机信息技术，实现纸质档案数字化，构建企业档案自动化管理系统，实现档案整个生命周期的全程管理现代化，服务企业经济发展。

（四）高素质人才缺乏阻碍了档案价值的发挥

多数企业都不太重视档案管理工作，更不会配备高素质档案管理人员，档案管理人员专业程度不够，严重阻碍了企业档案资源价值的体现。企业档案的利用开发及价值的实现离不开档案工作者，档案工作者是实现资源价值的关键，然而多数企业领导者缺乏档案意识，没有赋予档案馆应用的主动权，造成档案馆被动管理。另外，大多企业都以效益和职位高低作为薪水发放的标准，而档案管理又不能直接创造效益，以至于企业档案管理者收入极低，一直难以受到重视。因此，那些责任心强、经验丰富、专业水平高的高素质档案管理人员往往会另谋高就，从而造成高素质企业档案管理人才缺乏，阻碍了档案资源价值的发挥和信息共享。

二、现代企业实现档案信息资源共享的必要性

（一）共享助推企业信息化的实现

信息时代，各企业都面临着档案信息化建设的挑战，企业档案是企业经营、生产和管理等各项活动的真实再现，很多信息都具有重要的决策参考价值，要得到有效的利用，就要数字化信息，再提供给企业用户，这个过程就是企业档案资源共享的过程。企业能否在市场竞争中永立不败之地与其信息化程度有着密切关系。因此，企业应运用现代信息技术加快企业档案信息化进程，实现资源共享，使企业档案资源价值得到充分体现和发挥，促进企业经济发展。可见，企业资源共享与企业信息化密切相关，是企业实现信息化的助推器，资源共享的实现能加快企业信息化建设的步伐。

（二）共享是企业档案自身发展的需要

企业档案管理并非只为收集和保管，这只是最基本的工作，更重要的是为了深层开发资源和共享利用资源。只有尽最大限度地共享资源，档案信息得到充分利用，才能为社会和企业创造更多的财富。信息时代，要实现资源共享，企业应大胆改革，传统手工档案管理方式既费时费力，又无法满足用户对信息的多样化需求。企业应开拓创新，加强档案的信息化建设，实现档案信息数字化网络化，信息服务多样化，检索利用便捷化，尽可能地实现企业档案信息资源高度共享。

（三）共享促进企业文化的建设

企业文化是一个企业经营管理理念和形象的象征，它与企业档案是紧密相联密不可分的。企业只要发展其文化就不断形成，企业文化积累到一定程度就会形成企业档案，因此，企业文化来源于企业档案，又高于企业档案；企业文化可以参考企业档案进行建设，把企业档案作为重要的建设依据，企业档案是企业各项活动的真实记录，也是企业历史的真实再现，承载着丰硕的历史文化，通过企业档案，员工可以受到企业历史文化的熏陶教育，形成促进企业发展强有力的凝聚力。因此，实现企业档案信息资源共享，不仅能营造积极健康的企业文化，还能促进企业文化的建设。

三、信息时代现代企业档案信息资源实现共享的策略

（一）更新观念，提升企业全员档案意识

要实现企业档案信息资源共享，企业领导上下就必须更新观念，提高档案意识，重视档案利用和开发，服务企业经济建设和发展，体现档案价值。其一，企业领导首先要认识到档案工作是企业管理中的一项重要工作，企业档案是企业经济活动的真实反映，是企业形象的良好体现。企业领导要有极强的档案意识，才能制定得力的建档措施，这是实现资源共享的基础。同时，企业档案工作要与企业经济发展齐头并进，重视企业档案在企业经济发展中的重要作用和地位，还要赋予档案馆更多的职权和主动权，方便档案开发和工作的开展，促进资源共享的实现。另外，提升企业全员档案意识，防止企业档案馆被兼并或撤销，一切为档案工作让路，以便档案管理人员倾心于档案开发，加快资源共享的实现。

（二）加大资金投入，提升企业档案质量

要实现企业档案信息资源共享，其中一个重要因素就是加大投入，提供档案信息化建设的基础设施。只有拥有先进的基础设备，再应用现代信息技术，档案的检索利用服务才会便捷，利用率才会高。同时，要加大资源开发力度，优化馆藏结构，丰富档案馆藏。广开思路，多方收集声像档案和科技档案，加大收藏比例，满足企业的多样化需求。另外，为了使档案信息为企业提供更好的服务，必须提升企业档案质量。企业档案编研便是能提升企业档案质量的一项重要途径，不仅能编研出有针对性的优秀成果，还能提供准确的信息辅助领导决策。故企业领导应重视档案编研工作，档案编研只有得到领导的重视，企业才会投入足够的资金，才能确保这项周期长收效慢的工作得到有力的保证；同时，领导才会配备档案知识水平高、业务能力强、具有创新意识的高素质的人才从事编研工作，从而提升企业档案质量，促进企业档案信息资源的共享。

（三）构建现代企业档案管理新模式，加快信息资源共享

信息时代市场的竞争更加激烈，传统的档案管理方式已无法适应现代企业对信息的需求，企业必须改革创新，构建现代企业档案管理新模式来适应现代企业的发展。新模式的构建要以投少产多为原则，因此，现代企业要构建新模式就要拓展信息共享范围，加强与其他部门的沟通交流，实现信息共享。这样既能减少重复性劳动，又能增强企业全员的档案意识，促进企业档案信息资源共享的实现。同时，现代企业应进行档案信息化建设，实现企业档案的全过程自动化管理，新模式要重视现代信息技术的运用，依托现代信息技术这个先进条件，架构企业档案自动化管理系统和档案信息网络系统，改变传统手动管理方式，实现企业档案收集、整理、检索、利用和鉴定等工作的网络数字化管理，促进信息资源开发和共享。另外，档案信息网络系统的建立改变了档案整理与鉴定工作的方式，为档案的整理、鉴定等工作提供了便利条件，建立现代化档案信息网络成为开发档案信息资源的有效途径。所以，现代企业档案管理新模式的构建，不仅顺应了现代企业对信息资源的需求，还加快了企业档案信息资源的共享。

（四）与时俱进，提高专业素质

企业档案管理人员专业素质过硬是实现资源共享的一个关键因素。企业档案管理的好坏，不仅要看管理人员的业务素质，还要看其管理能力，这是从事档案管理基本的标准。要干好企业档案管理，管理员必须要有宽广的视野，既要熟悉档案管理业务，又要时刻关注企业发展动态和企业项目的进展现状；要更新观念，不能只为保管而保管，要积极开发和利用档案资源，实现资源共享，提供有价值的信息服务企业的生产经营和领导决策，促进企业经济发展。企业档案管理者要与时俱进，紧跟时代步伐，适应企业需求，加大资源收集力度，主动随时积累和及时挖掘信息资源，积极提供有价值的各类信息，增强企业竞争力，使企业永立不败之地。

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