高校招生综合信息管理系统设计研究*

马俊臣，王 娟 ，李义俊 ，张景生

（1.聊城大学东昌学院 招生办公室，山东 聊城 252000；2.聊城大学 传媒技术学院，山东 聊城 252059）

信息技术的高速发展，推动了普通高校招生录取方式的重大变革。现在的远程网上录取已经采用由教育部研发的“全国高校招生远程录取子系统”，给招生录取工作带来了极大的方便。但是，目前还没有一套完整的管理信息系统与之衔接，高校基本上以人工或半自动化方式，完成每年招生后期的管理工作。近年来，随着高校规模的扩大，招生数量逐年增加，招生后期的数据处理与迎新工作等任务都十分繁重，传统的工作方式已不能适应目前招生工作的要求。所以，为方便高校自己的管理和应用，研制开发实用的招生管理信息系统是十分有必要的工作。

一、系统可行性分析

本文要设计并实际开发一个基于Web的高校招生综合信息管理平台系统，以实现招生录取后期大量招生数据的处理并辅助招生工作的部署与决策。经过实际论证和调研，认为本系统的设计与实现是可行的，主要表现在以下三个方面：

1.技术方面

目前软件编程技术、Web开发技术和数据库技术等已经发展的相当成熟，研究者所积累的招生工作经验、招生信息和系统开发能力，完全能够开发一个能够满足招生工作要求的招生综合信息管理平台。本研究所需的硬软件环境、人员与信息资源都已具备，不存在技术难关与风险。因此开展本研究在技术上是可行的。

2.经济方面

作为学校科研基金支持的项目，本研究有基本的资金支持。由于学院建有功能较为完善的校园网，不需要额外支出软硬件及工程安装费用。所涉及工作人员都具有熟练的计算机操作技能，不需要额外培训费用。同时，系统成熟后可以推广到其他高校，在宣传本校的同时可以获得一些社会效益。因此，本研究具有良好的经济和社会效益，值得研究与开发。

3.操作方面

本研究所涉及的人员之间对招生管理的工作相对比较熟悉。因此，对于系统的设计开发、预运行和运行，有良好的沟通基础，有利于问题的交流和解决，也有利于系统的设计开发和完善。同时，学校的校园网环境便于系统的测试和使用。此外，建立和运行招生信息管理系统适应高校信息化建设大趋势，既符合国家教育部的有关招生政策，也不存在任何法律问题。因此，此项开发与研究，在操作方面是可行的。

二、系统需求分析与设计

本研究首先从分析聊城大学东昌学院的基本情况入手，充分了解系统要解决的实际问题，分析出原始的业务流程，信息数据的流向，提炼出系统的关键功能要求和性能要求。

1.系统需求分析

聊城大学东昌学院是一所教育部批准设立的独立学院。目前，学校全日制在校生近6000人。校园分南北两个校区，高速光纤校园网已遍布整个校园，主干网已达到1Gbps，100Mbps到桌面，为学校信息化应用奠定了良好的基础。

学校的数据资源分布在不同类型的数据库服务器上，办公室不集中，各部门工作人员计算机操作水平差别较大，对数据的处理能力差异较大，所用数据和格式复杂，给数据统计和交换带来了极大的不便。

本系统在设计初期就考虑到这些因素，要尽可能地具有大的包容性和易用性。招生办公室作为招生信息的集中部门，可以起到领航和控制的作用。在充分考虑各不同用户需求的基础上，设计工作主要围绕招生办公室的业务需要进行。

（1）原始业务流程

在使用“综合信息管理平台”系统之前，招生数据主要以DBF和XLS两种格式通过邮件或优盘拷贝进行传递，操作速度慢，流程经历时间长，数据错误机会大，重复劳动多。因此，给工作带来了极大的不便。原始的主要工作业务流程如图1所示。

图1 原始的招生主要工作业务流程图

图中的各步骤分别由学校对应的各业务部门来完成，因为是单机分别独立操作，容易导致数据出现各种问题和错误。所以，就要多次反复核对。从而浪费了大量时间、人力和物力。具体如下：

1）招生信息的收集和发布单位为招生办。计划信息要以邮件、电话或纸质形式传递给系部。对于录取数据，因为各部门的用途不同，所要求的数据格式和结构也不同。招生办要根据不同职能部门（如财务处、学生处、教务处、系部等）所要求的格式进行处理和分发，而且数据更新时（如遇转专业、退学或补录等情况）还要重新整理、重新分发。大量复杂重复的操作极易引发错误的出现。

2）新生报到期间，新生按照规定的流程到各系部和部门办理报到手续。

系部按照从招生办获取的数据，进行新生的报到登记等手续的办理。如遇到有新生要求转专业的情况，系部数据就要变化和改动，此时手工更改信息是造成出错的一个重要原因。

新生办完登记手续之后要去财务缴费，中途有部分新生因各种缘由不再继续办理报到手续，或者有的新生在此期间办理了“借读”（保留学籍到外校读书）的手续，由此造成了系部数据和财务等的不一致，也是产生错误的又一原因。

3）系部和财务等在新生报到结束，数据统计时因操作不熟练、人工输入和改动极易出现错误。

4）招办在汇总时，对来自不同系部的新生报到数据（往往是XLS格式，而且数据类型又不统一）进行整合处理。出现错误的几率也是有的。

招办对来自财务处和系部的汇总表进行比较，往往会出现众多的不一致。这时，就需要对汇总情况进行分系部打印进行核对和再确认。

5）系部收到招办的待核对数据，进行二次核对、统计和上报。

6）招办在得到二次上报的数据后进行汇总和核对。为确保数据准确，有时还要进行新一轮的数据核对。

7）招办对部分特殊学生（请假推迟报到、退学、借读、审查清退等）进行确认，对无误的数据进行上报和再次转交。

（2）基本业务要求

根据业务流程分析可以看出，“综合信息管理平台”系统以学生信息为主体，其次包含专业信息、计划信息等。要承担准确及时地收集新生报到情况和进行准确统计上报等重要任务。根据实际，本系统涉及的基本业务如下：

1）招生计划的制定，系部和招办要对计划的申请和分配进行数据交换。

2）招办要对录取的源数据进行处理和更新，以供考生和相关部门人员查询和下载。

3）招生部门对新生报到数据整理和向省级管理部门上报。

4）新生转专业。涉及到学校有关系部领导、招办及相关部门领导、院领导等。每一处都要审批签字、登记甚至验印。一个流程走下来少则一个小时，多则甚至两三天。本系统因此提供集中的管理模块进行网上协作办公，各部门联动进行，节约了时间，提高了效率。

5）招办、相关部门和学校领导实时掌握新生录取、报到和缴费情况。学生报到以后，招办、系部还要进行新生资格审查、统计和将未报到学生退档到相应省招办等任务。

（3）主要功能需求

对基本业务进行总结和细化，得出本研究必须要实现的各功能点。

1）录取数据发布：上传、下载、查询与统计分析。

2）电子档案管理：生成与下载。

3）招生计划管理：上传、修改与查询。

4）报到管理：报到状态（报到、请假等）管理、报到统计与退档管理。

5）专业调整管理：专业调整与专业调整状态查询。

6）用户管理：添加、修改、删除与权限分配。

7）系统接口：财务处、教务处、后勤处、学生处、系部、快递公司（邮寄录取通知书）等数据下载接口。

8）系统维护：包括系统代码库的设置，系统权限功能项目管理，数据库的备份与恢复等系统维护功能。

（4）性能要求

系统的界面设计要充分考虑大多数用户的使用习惯，给用户提供一致、简洁、方便、快速的操作界面。同时，要求系统具备多用户同时访问并发操作的性能，确保多个用户操作时系统能够稳定的运行。

在安全性要求方面，系统应考虑采用一定的安全策略，特别是对于专业调整部分，要求能够跟踪审批人员的操作痕迹，使各管理人员能够公正、公开、快速地进行。

从开发和维护的角度考虑，系统设计时应充分考虑其可扩充性，尽量抽象化、参数化、模块化，以便于后期维护和升级业务需求。系统应提供后台远程维护功能，便于及时处理各种问题。

2.系统设计

（1）系统设计

根据需求分析，从系统开发角度对系统进行整体设计，设计出系统体系结构，配置合理的开发环境和运行环境。

1）系统环境的选择

本系统采用B/S结构运行在Internet上，数据库采用Access，服务器端要求支持ASP等软件环境。

2）开发环境的选择

操作系统为Windows2000以上，配置微软的IIS，或netbox2.8； 网页编程工具采用 ASP，VBScript，Dreamwaver8，数据库采用Access。

（2）系统工作流程设计

根据招生工作业务流程和数据流向，设计出系统的基本业务流程。首先，在计划申报阶段，用户登录系统进行计划填报、修改等处理。然后，招生录取阶段，招办将录取的新生数据导入本系统，供考生查询和各相关用户下载使用。在新生报到阶段，招办、各系部等用户登录系统完成新生报到状态的更新、专业调整等，并实时查看数据统计信息。工作流程如图2所示。

在整个流程图中，专业调整的部分的工作流程如图3所示。

图2 系统工作流程图

图3 专业调整作流程流程图

（3）系统体系结构设计

根据系统工作流程图，得出该系统具有五个重要功能，即招生计划管理、新生报到管理、专业调整管理、系统接口管理、用户管理和系统维护。将相关的业务流程组合，得出系统的主要功能：①系统登录；②用户管理；③计划管理；④录取数据发布；⑤数据查询；⑥报到管理；⑦专业调整；⑧系统接口；⑨统计报表。

（4）系统主要功能模块

根据系统需求所描述的功能点，可以总结“综合信息管理平台”系统的主要功能模块。如图4所示。

（5）数据库设计

数据库设计的好坏直接影响到管理信息系统的效率和实现效果。合理地设计数据库结构可以提高数据存储的效率保证数据的完整和统一。数据库设计分三个步骤进行。

1）数据库需求分析

数据库需求分析即按照系统用户需求为数据库设计提供依据。本系统根据不同用户的需求，主要完成数据的上传、修改、查询与下载。针对该系统数据库特点，总结出如下需求：

图4 系统功能模块图

①每个用户有一种身份。

②用户可以是招办、系部、学生及其他职能部门身份。

③计划信息只有招办用户和系部用户可以添加和修改。

④新生数据（包括电子档案）只有招办用户可以添加。其他用户可以对部分信息进行修改和查询。

⑤通知公告信息。

⑥专业调整分级按权限审核。

⑦数据查询和下载根据不同用户有所区别。

⑧管理员对所有用户的身份及权限信息可以添加和更改。

然后，根据系统功能分析和需求总结，设计出具体的的数据项和数据结构。

2）数据库概念结构设计

根据得到的数据项和数据结构，就可以设计满足需求的各种实体及相互关系。本系统规划出的实体有：用户信息、专业信息、学生信息、通知信息、报到状态信息、专业调整单信息和计划信息等实体。它们之间的关系如图5所示。

图5 数据库实体关系图

3）数据库逻辑结构设计

数据库概念结构设计完成之后就可以通过数据库软件转化为实际的数据模型，即数据库的逻辑结构。本系统采用的是数据库软件Microsoft Access。

首先打开Microsoft Access，新建一空数据库，命名为zsdata.mdb，然后依次创建需要的几个数据表。

①用户信息表

用户信息表包括用户编号、用户名称、密码、权限等属性。

②专业信息表

专业信息表包括编号、专业名称、层次、所属学院、所属系部、层次、计划数等属性。

③学生信息表

学生信息表包括编号、考生号、姓名、性别、录取专业、层次、录取省份、投档成绩、投档志愿、录取时间、科类、报道情况、请假情况、报到时间、退档情况、通知书编号、EMS（邮件）编号、备注等属性。

④通知公告信息表

通知信息表包括编号、通知主题、通知内容、发布人和发布时间等属性。

⑤报到状态信息表

报到状态信息表包括编号、报到状态、报到状态名称等属性。

表1 专业调整单信息表（zytzd）

⑥专业调整单信息表

专业调整单信息表包括编号、调整单主题、考生号、姓名、录取专业、现专业、调出系部、调入系部、审核提交、调出审批、调入审批、学校审批、最终审批、调整单状态、IP、审批时间和备注等属性。如表1所示，设置编号字段为主键。

⑦计划信息表

计划信息表包括编号、专业名称、科类、层次、年份、省份、计划数、执行计划数和备注等属性。如表2所示，设置编号字段为主键。

表2 计划信息表（jhxx）

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