档案部门网络信息保存的职责界定

李倢胡燕

（苏州大学社会学院，江苏苏州，215123）

随着互联网越来越来多地融入人们的生活，大量信息开始以数字形式传播于互联网中。海量互联网信息不断产生，这其中包含大量原生性的数字资源。网络信息资源的更新速度十分惊人，寿命极其短暂，一个网页的平均寿命仅为44天[1]。因此，如果对网络信息资源不加以及时保存，大量具有重要价值的信息将被丢弃。

目前，世界各国以图书馆为主的相关机构，已经认识到网络信息资源的重要性，并开展了多种实验性项目对网络信息资源进行保存，如澳大利亚的PANDORA项目、美国国会图书馆的Minerva项目、挪威的Paradigma项目、英国网络信息保存联盟计划的UKWAC项目等[2]。这些项目多是各级各类图书馆机构对数字出版物、电子期刊、新闻、杂志和反映社会文化、重大事件等网络信息资源的保存，并致力于实现所保存信息的可检索。值得一提的是，英国国家档案馆也参与在英国网络信息保存联盟计划UKWAC中，主要任务是收集国防、外交政策、司法管理、国内安全、教育、文化服务、政府组织、管理机制等政府部门的网络信息资源[3]。我国也于2003年由国家图书馆牵头，组成了网络文献收集与保存试验小组，开展了网络信息资源采集与保存试验项目(WICP)，这个项目主要是对政府网站、电子期刊网站、企业网站、大学网站、门户网站、媒体网站的网络信息资源进行收集、保存[4]。

事实上，网络信息资源长期保存项目多数为图书馆界领导执行。根据2008年国际互联网联盟问卷调查的数据显示，各国网络信息资源长期保存的项目支持者有50%是国家图书馆，10%是高校图书馆，8%是其他类型图书馆，3%是国家档案馆，3%是内容提供商，26%是研究机构、政府组织等[5]。由此可见，档案馆在网络信息资源保存过程中参与度相对较少。众所周知，档案馆是信息的证据、社会记忆的保全机构，实施网络信息的长期保存应成为档案馆的主要职责之一，档案部门应作为责任主体积极参与网络信息保存实践。

1 网络信息保存常用“术语”辨析

在网络信息保存的研究与实践中，使用着诸多术语，如网络信息长期保存、网络归档、归档保存、档案化保存等等，并且都被认为涵义相似，即所谓的网络信息资源保存，并未关注上述术语之间的差别。事实上，这些术语之间存在着一定差别，并且这种差别带来了网络信息资源保存的不同定位要求，明确这一点，对于研究相关部门网络信息保存策略是至关重要的。

1.1 网络信息档案化保存

网络信息的档案化保存是指有选择性地对具有长远保存价值的网络信息进行捕获、收集、存储等档案化管理的过程，以保证网络信息的真实性、可靠性、完整性，使网络信息可以用作证据和社会记忆保存。笔者认为，网络信息档案化保存更多是应用于信息收集、保存等环节中的一种管理方式，将档案化的管理流程渗透到网络信息保存的各个环节，实质是为了留存网络信息的原始记录性、存证功能，能够使其作为档案保存。

1.2 网络信息长期保存

网络信息长期保存这一概念是基于网络信息的易逝性、海量性，有关机构对具有保存价值的网络信息资源进行信息内容的收集、保存时使用的。在此，网络信息的长期保存更多关注网络信息内容本身的留存，而不必关注其原始记录性、证据价值的保留，多针对图书馆而言，是为了维护网络信息世界中知识信息、出版信息的基本面貌，保证其长期可利用而做出的举动。

1.3 网络信息归档保存

网络信息归档保存是网络信息档案化保存的最终环节，就是将具备了成为档案和证据能力的网络信息集中到档案馆、室，赋予其档案身份。网络信息资源归档保存是针对网络信息档案属性而言的，完成归档环节的网络信息就意味着具备了档案属性，在必要时刻能够发挥其凭证、参考价值。

2 档案部门网络信息保存的职责定位

网络世界与现实世界相对、平行运转，各自产生网络信息资源和传统信息资源，共同构成整个信息资源整体。与传统信息一样，网络信息同样各有分类，对其的保存也各有分工。因此，对于网络信息资源的保存不可能由单一机构独立完成，不同的信息保存机构根据其职责分工应该承担不同的责任与义务，例如，现实世界中，图书馆主要负责知识性、系统性的图书出版物的收集、利用、保存；档案馆主要负责具有历史文化价值、凭证价值的档案资料的收集、利用、保存；国家、社会各情报机构负责情报信息的收集、利用、保存等，网络世界也是一样的。

因此，档案部门的职责就是网络信息资源的档案化保存。网络信息资源的档案化保存可以理解为有选择性地对具有长远保存价值的网络信息进行选择、收集、保存等档案化管理的过程，以保证网络信息的真实性、完整性、可靠性，使网络信息可以用作证据和社会记忆保存。传统档案信息作为证据和社会记忆具有“存史、资治”[6]的基本功能，同样的，保证网络信息资源的凭证、社会记忆功能是档案部门进行网络信息资源保存的基本职责定位。

事实上，“档案化”的提出源于电子文件时代，由于电子文件种种不同于传统纸质文件的特性，因此必须将档案化的管理方式植入整个电子文件生命周期全过程，甚至迁移至形成之初，要求整个文件运转的全过程都实施有利于保证文件最终档案属性的管理方式，以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。“档案化是使电子文件具备成为法律证据的能力”[7]。因此相应的网络信息资源的档案化保存更多是一种管理方式，将档案化的管理流程渗透到网络信息形成、流转、保存的各个环节，除了档案部门，网络信息的生产者、出版者等都应参与其中来保证网络信息的存证功能、记忆功能，保全它的原始记录性。这实际上可以看作是为了保证网络信息的真实性、完整性、可靠性而在网络信息形成、流转的前端文件过程中就开始关注网络信息档案属性的留存，最终有选择性地保存具有档案属性的网络信息。例如，信息形成者在信息形成之初对发布信息进行原始保存，对网络信息的鉴定、选择性保存，对背景元数据的采集保存，对信息格式的标准要求等。

表1 档案馆、图书馆网络信息资源保存职责分工

表1是档案馆与图书馆在网络信息资源保存方面的职责分工，通过与图书馆的对比可以更清楚地显示出档案馆在网络信息资源保存上的主要职责。

可以看出，档案馆与图书馆在网络信息保存职责上有着不同的分工协作，档案馆更注重于原生性网络信息资源的收集、保存，将保全网络信息的证据和社会记忆功能作为基本职责，并保证留存网络信息的真实、可靠；图书馆则注重于知识性网络信息的收集、保存，将保存网络信息知识资源作为基本职责，留存相关网络信息。

3 档案部门网络信息资源的收集、保存策略

3.1 档案部门网络信息收集、保存的基本要求

第一，网络信息必须符合原始记录性的要求。档案是实践活动中直接形成的原始记录，是社会活动中为了推进活动发展而伴随活动产生的一种记录信息，因而对于同一社会活动的其他记录而言也是相对最真实、最可靠的原生性信息，这是档案区别于图书、情报等其他信息资源最本质的属性差异，而原始记录性也是鉴定、筛选传统信息成为档案必不可少的原则，因而对于网络信息资源来说同样如此。与同样是信息传递工具的文书一样，对于网络信息的档案化保存，档案部门同样需要选择鉴定出那些在其职能活动中直接形成、具有原始记录性、查考价值高的网络信息进行保存，如政府、基层部门等因拓展其服务职能而开设的政府网站、基层部门网站等就可作为档案保存，而网络信息资源中的主要成员——数字出版物，如数字图书、数字期刊、新闻报道、杂志则属于非原生性信息，因此档案部门不必保存。

第二，网络信息必须具有真实性、凭证性。档案的真实性，以及随之而来的法律凭证性是档案的原始记录性的衍生物，与档案的原始记录性一起成为档案的重要属性。由于网络服务的便利性，越来越多的社会事务开始在网络环境中办理，也因此越来越多的凭证性信息开始出现于网络环境之中。例如，政府网站、基层部门网站（如：医院、学校、铁道部网站）、企业网站中为了完善其职能而开设的网络业务办理窗口、信息发布窗口等，这其中形成的网络信息作为相关机构社会活动的原始记录应加以收集、保存，且这些政府网站、基层部门网站、企业网站作为相关机构推动其职能活动而形成的网络信息，其网站信息本身就具有凭证、参考价值，是档案部门的主要收集对象。

第三，网络信息应具有历史记录功能。档案作为社会活动的原始记录，除了发挥凭证、参考价值外，也是重要的社会记忆，能够反映、还原一定时期的真实历史面貌。在当今的网络时代，网络世界作为人们学习、工作、生活的重要组成部分，越来越多的社会记忆被留存于网络环境中，如不加以保存即会永久丢失，如反映重要社会事务、重大历史事件的网络信息，重要人物的个人主页、博客信息等，档案部门作为社会记忆的保管机构，理应对这类网络信息进行捕获、保存。

3.2 档案部门网络信息资源的收集范围

网络信息资源收集范围的确定对于档案部门实施网络信息保存非常重要，它是档案部门在明确网络信息保存职责定位后另一个需要仔细考虑的关键问题。笔者认为，档案部门网络信息资源收集范围应包括：

政府部门网站。各级政府机构应“基于其职能和服务需求，对政府信息、国家宏观政策信息、公民监督、评论信息、社会事务办理信息进行捕获、保存。”[8]出于服务目的开设的政府网站，其服务类别、服务内容、服务形式都以网页形式留存，通过保存各个时期的政府网站我们可以清晰的了解政府网上办公、服务的基本样貌。其中，政府网站中公民与政府的互动模块，是网络时代政府予以公众的一个诉求平台，可以通过监督、评论信息集中反映一定时期政府公共服务中存在的问题、不足，经系统收集、挖掘后会形成具有重要参考价值的网络舆情信息，因此，出于对政府机构职能的完善，有关部门应加以收集、保存。

国家基层部门网站。医院、学校等事业单位是国家为公民提供基层公共服务的重要组织、机构，与政府网站类似，越来越多的国家基层服务部门将其职能与服务拓展至网络环境，开设了网络化的社会事务办理、服务平台，其网站中含有大量业务办理、国家政策、公民监督、评论等网络信息，需有关部门出于其职能及服务需求，对本单位的网站信息进行收集、保存。

国有企业网站。“基于经营管理、业务拓展、竞争力提升需要，对与其高度相关的网络信息进行捕获、保存。”[9]各企业为其经营管理、业务拓展、竞争力提升通常会通过网页形式将相关产品、销售、服务等信息发布于互联网，其中可能还包括问卷形式的调查信息，以及网络咨询信息，这些数据对于企业发展来说至关重要，因此，企业档案部门应将此类信息收集、保存。

其他具有重大历史文化价值的网络信息。首先，社会事务、重大历史事件网络信息。出于档案的社会记忆功能，档案部门应对反映重要社会事务、重大历史事件的特色网络信息进行捕获、保存，如：“非典”、“中国载人航天工程”、“2008年北京奥运会”、“2008年汶川地震”、“2010上海世博会”等。其次，重要人物网络信息。对重要人物，或有可能成为重要人物的网络信息进行追踪、捕获、保存，如博客、微博、个人主页等。这些网络信息中包含了大量原生性的个人信息，以及反映个人经历、思想的日志信息，犹如纸质日记，各级档案部门应加以收集、保存。

最后，关于是否应收集政府、基层部门、国有企业网站中新闻媒体信息的思考。大多国家政府、基层部门、企业网站中都含有“新闻中心”类似的导航分类，记录了一定时期内各大新闻媒体对其相关事件、问题的集中报道。虽然网页新闻信息不是档案部门的主要收集对象，但新闻媒体在一定时期内对有关机构的集中报道或监督、评论，作为重要的网络舆情信息对于政府、企业或医院、学校等社会机构有着不可替代的参考价值，因此，此类信息可作为补充资料对其进行捕获、保存。

3.3 档案部门网络信息资源收集保存责任机制

、

档案部门先天具有“条块”分明的档案信息保存责任机制，因而其网络信息的收集、保存可以利用这一先天优势，采取统一领导，分级、分部门的收集、保存责任机制。

首先，各级国家档案馆负责其职责范围内的社会事务、重大历史事件、重要人物网络信息的收集、保存。中央档案馆负责对中央机关及国务院范围内的重要社会事务、重大历史事件、重要国家领导等网络信息的收集、保存；各省、市（直辖市）、自治区及市、县级国家综合档案馆，分别对其职责范围内具有重大意义的社会事务、历史事件、重要人物等网络信息进行收集、保存，并为社会提供相关信息。

其次，各级政府机构负责其职责范围内的政府网站信息的收集、保存。各级中央、省、市（直辖市）、县、乡镇级政府档案室应将网络信息资源的收集、保存纳入日常职责范围，密切关注与本机构相关的政府网站、及其它相关网页信息，收集、保存具有长远保存价值的政府网络信息，剔除无用信息，并将具有永久保存价值的政府网络信息资源移交各级档案馆，以满足社会公众利用需求。

再次，各基层部门、社会机构，如企业、医院、学校等负责其职责范围内的机构网站信息的收集、保存。与政府机构相同，各基层部门、社会机构档案室应将与本机构密切相关的网络信息纳入日常收集、保存职责范围内，并将具有永久保存价值的网络信息移交各部门档案馆，以满足社会公众利用需求。

4 结语

海量网络信息资源的保存必然是一个全社会分工合作的责任体系，档案部门作为其中的主要责任主体之一，更是作为证据和社会记忆的留存机构，应注重网络信息资源的档案化保存。在明确了档案部门职责定位这个基本问题后，随之而来的是一系列实践中的管理、技术问题，例如，网络信息资源的选择鉴定、真实性保证、长期保存等，需要档案工作者继续跟踪研究，继而以更牢固的基础理论和实践操作完善网络信息资源的档案化保存。

[1]赵俊玲.国外关于网络信息资源保存的研究[J].中国图书馆学报,2004(3):80-83.

[2]谢春林.英、美、澳、挪网络信息保存政策的经验与借鉴[J].信息资源建设与管理,2009(6):40-44.

[3]徐健.英国网络信息保存联盟计划(UKWAC)及其启示[J].图书馆论坛,2007(2):81-84.

[4]陈力,郝守真,王志庚.网络信息资源的采集与保存———国家图书馆的WICP和ODBN项目介绍[J].国家图书馆学刊,2004(1):2-6.

[5]Abbie Grotke.IIPC Membership Report[R].Canberra:IIIPC General Assembly Meeting.2008.

[6]张照余.档案馆“资治”、“存史”和“文化传承”功能辩证[J].档案学研究,2004(5)：7-10.

[7]何嘉荪,史习人.对电子文件必须强调档案化管理而非归档管理[J].档案学通讯,2005(3)：11-14.

[8][9]周毅.网络信息存档:档案部门的责任及其策略[J].档案学研究,2010(1):70-73.