人事档案开放式服务体系的若干问题探讨

舒雪冬

（河南城建学院，河南平顶山，467036）

人事档案是指政府机构或企事业单位在人事工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉等方面的保存备查的文字、图表和照片材料，其主要功能是为选人、用人、育人等人事工作及时提供有效的信息。关于人事档案管理体制，目前大部分单位和部门施行还是计划经济时代背景下产生的管理模式。随着经济市场化的深入发展，人员流动进一步加剧，这种模式和人事档案内容的陈旧单一、功能弱化也就逐步成为一系列人事档案管理弊端的原因之一，如：擅自弃档、建档、造档、扣档等等。从而严重影响了人事档案的权威性，大大降低了人事档案的可信度。

早在2005年，中国人事科学院在《中国人才报告》就指出：目前人事档案制度改革举步维艰，大大落后于干部人事制度改革的整体进程；社会人才特别是流动人员迫切希望加快人事档案制度的改革，为人才流动和人才成长创造更宽松、更人性化的制度环境[1]。由此可见，人事档案改革已成被动之势。近几年来，各企事业单位在实行人才战略的同时，大多数都出台并实施了人事档案改革的相关政策，人事档案管理体制发生了很大变化，人事档案的功能在逐步强化。但相比于社会经济发展的实际需求，人事档案改革的力度和深度还有所欠缺，尤其是人事档案的社会公共服务功能并没有得到充分的体现，相比于国外较为成熟的做法还有一定的距离。究其原因，主要是档案管理部门“重藏轻用”和“为管而管”，只把精力简单地投入到人事档案的收藏和内部管理上面，没有重视其价值的利用性，社会服务意识不到位，信息资源开发和使用满足不了市场的需求。那么，如何建立和完善人事档案的开放服务体系已成为我们亟待解决的首要问题。为此，笔者拟就人事档案开放式服务体系的若干问题进行探讨，也是对人事档案服务体系课题的开篇，希望能为档案事业发展尽一点微薄之力。

表1 人事档案权变理论的环境变量和管理变量分析参照表

1 原则与基本思路问题

任何一项制度的变革，都要首先确立其原则和基本思路作为一切行动的纲领[2]。“开放”和“实用”是人事档案开放式服务体系建立的原则和基本思路，这也是基于上述提到的人事档案管理弊端及原因而考虑并形成的。具体说来，“开放”就是要树立“以人为本”思想，实现人事档案的“藏用合一”。逐步打破封闭式的管理模式，让更多的档案知情权所有者了解档案信息，更好地为个人和社会全方位服务。“实用”是指人事档案对个人和社会的作用要有切实可行性，档案的内容要精炼生动，能够反映个人多个层面的背景信息，真正体现其信息的及时性、有效性、完整性和生动性；再者档案管理要与社会其他行业的人才选用机制协调结合起来，能够高效地为人才培养、人才调配等方面提供有效的人事信息，做到“人尽其才”。总体而言，我们把“实用”作为改革目标，“开放”作为改革方向，再进一步探索具体改革举措，便不再盲目和随意。

2 改革理念问题

随着历史和社会的发展，从改革开放前的“政治人”到计划经济时代的“计划人”，再到市场经济的“社会人”，人的角色发生着转换和变化。社会角色的变化在某种程度上影响着人的思想和思维的发展。人事档案理念的改革就是要树立管理者和使用者的新档案意识和档案思想，以顺应社会和时代的实践需求。人事档案开放式服务体系的构建理念大致可分为三个方面，即树立权变思想、强化服务功能和扩大知情权限。

图1 人事档案开放式服务体系管理方式模式构建

权变理论认为，通过组织的各子系统内部和各子系统之间的相互联系，以及组织和它所处的环境之间的联系，来确定各种变数的关系类型和结构类型。它强调在管理中要根据组织所处的内外部条件随机应变，针对不同的具体条件寻求不同的最合适的管理模式、方案或方法[3]。如何对人事档案进行权变管理呢？在人事档案的管理实践中，管理者要因人、因时、因地，采取实事求是、审时度势、具体问题具体分析的管理方式，积极探索和构建人事档案开放式服务管理模式，使之在实践应用中逐步合理化。人事档案权变理论变量分析具体见表1。

人事档案的封闭管理和被动服务的模式很大程度上束缚了档案功能的发挥，我们应淡化传统的人事档案凭证作用，强化其信息服务功能。在社会市场经济迅猛发展时期，我们要顺应潮流和市场实际需求，克服狭隘思想，丰富人事档案内容，扩大信息服务对象，为社会组织和个人提供及时、准确、完整、科学和实用的人事档案信息，更好的服务于人才建设和人才流动中心工作。

人事档案知情权主要是指当事人合法拥有的对人事管理部门保管的有关自己的档案材料状况及其利用情况等进行知晓的权利，用人单位合法拥有的对其员工人事档案记录内容的客观真实程度的知晓的权利[4]。长期以来，人事档案知情权的缺失相当严重，档案的“神秘面纱”蒙蔽了人事档案各项功能的价值实现。解决这一问题的根本途径就是要树立“知情权”意识，建立人事档案形成材料的真实性控制体系，构建“双方认可”和“双方审核”机制，充分赋予档案知情权所有者知情权利。

表2 传统人事档案管理模式和社会开放模式对比表

3 管理方式问题

关于人事档案开放式服务体系构建的管理方式，笔者认为可以从社会开放模式、双向审核模式、身份追踪模式、信息化模式、HR接轨模式及监测考评模式等六大模式和机制上进行重点探讨。如图1。

市场经济的深入发展要求人才及劳动力在宽松开放的政策环境下实现自由流动，传统的人事档案管理模式往往以人事档案为“要挟”，阻碍或限制人才的合理流动。而且这样的模式直接造成了人事档案“分散多头”的不良状况，影响了人事档案的真实性和权威性，不利于档案的科学化管理与配置，这也是与《中华人民共和国档案法》基本精神相违背的[5]。鉴于此，构建人事档案开放模式可以设想建立人事档案文件中心、人事事务所、人才交流中心等第三方管理机制，以实现人事档案的公共管理及公共服务化。这样既有助于人才资源的合理配置，克服“分散多头”等弊端，很大程度上节约档案管理人才资源，又利于人事档案自身的完整性补充，并建立完善个人信用档案。同时也可为用人单位推行人事制度的聘任管理机制提供良好条件，用人单位要靠政策运作、完善机制及其他有利措施来留住人才，而非靠人事档案的“扣留”等非正常举措。当然，人事档案社会开放模式也存在一些弊端和劣势，如易生泄密事件、社会条件不成熟等，这些都有待于进一步研究和探讨。如表2。

基于公民的人事档案信息知情权或有限知情权，有必要建立人事档案管理的双向审核模式，双向审核是维护人事档案“当事人”的知情权或有限知情权的自然延伸[6]。双向审核即指对人事档案的同一内容材料由当事人和人事档案管理部门双方同时进行审核与鉴定，对有异议的地方可以采取其他方式进行重点审核。这样有利于维护当事人的合法权益不受侵害，破除传统管理模式的神秘感，增强档案操作流程的透明度，同时对于人事档案管理部门来说，也可以减少鉴定档案的压力和难度。

信息时代的人事管理工作更侧重于人事档案的动态价值，即实时更新档案信息内容，保持人事档案的时效性和动态化，以便更好地提供人才最新的有效信息，为人事工作服务。传统的管理模式显然对这一功能的实现困难重重。构建人事档案的身份追踪模式，主要针对流动人员的档案信息及时收集、鉴定和归档，以便更好地掌握、利用有关人事信息的变动情况。当然，从内容上，要求身份追踪后的信息要突出重点，对失去价值的静态材料进行研究后消减。

图2 HR接轨模式的人事档案与人力资源管理关系图

关于人事档案信息网络化的构建模式问题，国内研究的文献较多，论述已经相当成熟，在此笔者不再赘述。下面谈一下HR接轨模式及监测考评模式。HR是Hulnan Resource的缩写，意为人力资源，通常是指一定时期内，组织中的“人”作为一种资源，所能够被企业使用，且对价值创造起贡献作用的教育、能力、技能、经验、体力等的总称，目标是更好地进行人力资源的发展和规划，更加充分的利用员工的价值[7]。随着社会经济的市场化，在借鉴国外经验的基础上，很多企事业单位越来越重视人力资源管理和开发。从范畴上讲，人事档案管理隶属于人力资源管理，两者在管理内容上虽侧重不同，但实践上存在着较多契合点和交叉点。HR接轨模式（详见图2）就是建立人事档案在人力资源规划和实施的。

人事档案管理的服务能力如何，要靠监测考评模式的构建来完成，没有监管考核的任何管理模式都是不科学的。笔者认为，对人事档案管理的监测考评模式主要从以下三个方面进行：一是主管部门考核。主要是主管人事档案的各级档案馆（室）和组织人事部门在明确政策、确定范围和标准的基础上定期对人事档案的管理状况进行检查，并形成长效机制，奖优罚劣。二是中介机构测评。随着人事代理制度的施行与市场化运作的方式会对人事档案的测评体系要求提高，以探索建立市场化人事档案评价体系为目的，执行测试评估职能的社会中介机构应当是首选举措。中介机构的测评不仅能激励保管机构高质高效管理人事档案，同时使档案保管更加全民化、透明化，提高全社会的档案意识。三是公民监督。这一点也就是上述提及的人事档案当事人在履行其知情权或有限知情权的同时，对档案管理机构工作质量的监督，不再赘述。

4 内容创新问题

传统的人事档案往往重政治历史问题，轻工作实绩；重家庭关系，轻现实表现；重思想品德，轻才能成就；重错误问题，轻发展变化。在语言表述上，也存在格式化、公式化的问题，空洞无物，千人一面[8]。显然，这种形式的人事档案在市场经济实践过程中服务形式单一，内容欠缺严重，根本满足不了公民和社会的需求，必须进行创新性改革。

内容的创新就是要摈弃过时的没有价值的信息材料，防止出现形式化、格式化的东西，内容上能真正反映一个人德、能、勤、绩的发展轨迹。要尊重人事档案的个性化，提高其辨识度。市场经济时代人才分工的精细化反映在人力资源管理上就是提倡和使用人才的优势特点，人尽其才，更好的发挥个人的才能和潜能。人事档案理应为人力资源管理服务，在其材料的收集、鉴定等方面侧重人才的个性化，突出每个人的特点。同时，对于不同层次的人才的档案实行内容的侧重化管理，比如领导的材料侧重反映其思想、群众公认度、工作业绩等，流动人员则侧重记录信用、考勤，从而提高人事档案的辨识度，增强立体感和折射度。内容的更新也要体现客观性和可信度，通过制定标准、量化指标、细化内容等措施，来增强人事档案的真实性，最大限度的减少主观性。另外，要根据工作实际，尽量摈弃过于陈旧的信息，避免材料内容的重复性。对于“老十类”的分类方法，可根据不同需要增加新的内容信息，以实现人事档案最大接近实际的目标，为人力资源的优化和配置提供可靠地参考价值。

注释

[1]中国人事科学院.中国人才报告[N].中国人事报,2005-10-9(1).

[2]邓绍兴.试论制约干部人事档案工作发展的因素与对策[J].档案学通讯,2005(1):65.

[3]沈晨,李萍萍.政产学研联合培养研究生模式中权变理论的应用[J].江苏大学学报,2009(3):83-86.

[4]孙振嘉.人事档案知情权问题研究[J].档案学通讯,2010(5):44-46.

[5]吕元智.构建国家人事档案中心的设想[J].中国档案,2003(4):11-12.

[6]任美丽.职工医院人事档案安全体系构筑及人事档案审核流程初探[J].山西档案,2012(1):28-29.

[7]于艳冬.e-HR的应用对HR管理者胜任力的影响研究[D].大连:大连理工大学档案馆,2005.

[8]唐晶.谈人事档案内容改革的三个方面[J].山东档案,2008(2):21-22.