浅谈水产科研单位的水产科技档案工作

潘 莹 江相羽 沈建萍 陈 兵 华逸文 周国勤

（南京市水产科学研究所，江苏南京，210036）

水产科技档案，是与水产领域相关的一类科技档案，存在于高校、科研单位、行政单位、企业等相关行业，依单位性质不同，具体内容有所不同，就水产科研单位而言，主要针对的是各类水产项目在实施各阶段所形成的一套完备材料。目前，已有一些档案工作者对水产科技档案工作从多方面进行了探讨，陕西省水产研究所张敏[1]、山东省淡水水产研究所董文[2]等均曾结合自身工作经验探讨了水产科技档案开发、管理中存在的问题等及相应的看法和建议，卫建萍[3]对水产科技档案管理进行分析，杨钧芬[4]等谈论了水产科技档案在渔业生产中的巨大作用，陈芳芳[5]则探讨了水产科技档案与“科教兴渔”之间的关系。鉴于水产科技档案在科学研究、生产及推广中所起的重大作用，水产科技档案的整理、归档及管理工作日益受到重视，本文结合自身实际工作，对水产研究所整理、管理水产科技档案的具体方法、存在问题及建议等谈一谈看法，以期为相关科技档案工作的开展提供参考。

1 水产科技档案的价值和意义

在国家农业政策的引领下，在农业经济迅速发展的背景趋势下，科研单位的各类农业创新项目日益增多，这不仅满足了单位自身发展需要，诸多创新成果更是带来不小的收益，农业科技对农业增产增收功不可没。水产科技作为农业科技领域的一部分，它的不断促进与更新，为水产产业、农民增收及市民公共安全提供了强有力的科技支撑。以我所为例，水产科技日益精深，近几年在省级重大水产养殖品种的推广应用及良种供应上贡献突出，相关养殖品种的专题科研攻关项目也不少，各类水产科技培训活动等的开展有条不紊，充分发挥水产科技档案的价值就显得尤为重要。

1.1 水产科技档案产生并作用于科技实践活动

各类水产科研项目的实施开展是水产科研单位的主要工作任务，伴随而来的是大量文件与资料的产生，内容既有正式合同文件，又有各类试验基础数据和科技成果，将所有与项目有关的材料整理成档案，对现有项目的实施和未来项目的申报都有积极地借鉴和参考作用。充分利用已有数据，既可避免重复的实验活动，少走弯路[6]，也能节省一定经费，做到事半功倍。在已有数据的基础上，结合当下研究热点，也能积极进行技术创新、成果创新，做到领域拓宽、研究彻底。伴随科学进步，对有争议的研究手段、方法以及研究成果，进行再次论证的同时，可与原有档案资料进行比较，尽早发现问题、解决问题。水产科技档案的建立和保存不仅仅再是传统意义上的储存，而成为指导和服务科学研究的主导工具和力量。

1.2 水产科技档案是单位科研成果的有力证明

科技成果是科研单位可持续发展和创新之魂，申报和实施水产项目的重要意义就在于能获得相应成果，并将成果转化为生产力，为解决更多诸如养鱼难、水体环境变差等问题提供技术支撑，为改善农村面貌、提高农民生活水平提供帮助。另外，科研单位往往有好几支科研团队，他们有着不同的工作任务和研究内容，加上平时业务繁忙、交流时间相对较少，成果无法及时分享，此时科技档案管理部门便成为他们共同的信息共享中心，成为提供分享科技成果的良好平台，水产科技档案的作用更是不言而喻。一份完整系统、查阅便利的科技成果档案，可以为科技人员申报职称、申报奖项以及维护自身知识产权提供服务，也为将科技成果最大化地转化为生产力提供有利保障，更是可以为展示科研单位实力、证明单位创新发展高快强提供强大依据，这对社会、对人民、更对科研单位和单位科技人员自身有极大帮助。

1.3 水产科技档案对梳理科研单位自身发展有积极作用

仍以我所为例，自1976年成立以来，始终坚持科技创新，大力实施科技兴所战略，逐步打造出四个研究中心和一个现代化养殖基地，在科研项目开发、高端人才培养以及科技成果转化方面做出巨大成就，为全市的渔业生产、渔民科技水平提高做出巨大努力。有关基地建设、平台建设、项目实施以及成果申报的整个过程细节都能在水产科技档案中体现，单位的发展历程、成就荣誉也在档案中展现，梳理档案也就梳理了单位科研发展的点滴进程。将历年来的科研项目归档整理，做到系统性、完整性和专业性，无疑对全面梳理科研动态发展、单位创新思路、发展方向，以及科研人员动态和所科研成果，例如研究重点领域、主打品种、人才培养、成果应用等有极大裨益，也为将来的科技发展提供基础信息。

2 水产科技档案工作开展现状

2.1 新老科技档案的归档整理

科技档案工作者的主要任务是做好现有科技项目的档案归档和整理工作。首先，按照归档内容、归档程序以及归档时间，提醒和督促科技人员在完成相应程序后尽快递交相关存档材料。其次，针对已经结题的科研项目，后续的成果证明及应用材料也应跟踪归档，认真做好档案的目录录入、分类管理等工作。

而一般来说，除了做好现阶段的档案管理外，由于档案管理意识越来越强，加之对老档案的利用率也有所提高，积极开展老档案的整理工作也十分有必要。许多已经结题的老档案保存分散，或材料缺失不全、存放混乱，需要花费较大的力气开展工作，收集和分类是首要任务，收集工作主要通过在科管档案存放处查阅，向科技人员索要原始资料等。一份完整的科技档案材料，主要包括：查新报告、申报书、科研课题经费批件、计划任务书、合同书、试验（实验）方案、项目实施过程中的原始记录、课题阶段总结、中期评估报告、年度进展及执行情况报告、工作总结、技术总结、论文、专著、课题经费决算，验收系列材料、获奖情况、专利文件、推广应用证明、成果宣传文件等[7]，材料形式包括纸质文件、电子档案、光盘、照片等。其次要做好现存文件的档案目录记录工作，对确实已经缺失的文件进行记录，并在今后工作中注意观察收集，力所能及补足缺失的资料。最后应将整理出的老档案按照一定原则进行分类管理。

2.2 做好科技档案的查阅管理工作

针对老档案、新档案，都要进行分类管理，或是按照年份的先后顺序，或是按照课题的研究内容，或是按照项目的基本类型来分类，做到管理稳妥、查阅便利。科技档案人员及时做好借阅的登记工作，并在指定时间内提醒使用者归还档案资料，以保证档案资料完整性。同时，应充分熟悉和了解单位已完成或正在完成的课题项目内容，提供给信息查阅者最准确、最恰当的档案资料，该保密的保密、该宣传的宣传、该应用的应用，如遇不能外借但又急需使用的资料，需得到有关领导签字批准方可使用。借阅过程虽说简单，但对管理人员来说，必须保持清醒头脑，对已有的、已借的材料要熟悉，要有记忆，对于借阅过程也应有正规记录，从而做到万无一失。

3 水产科技档案工作中存在的问题及对策

3.1 科技人员主动提交项目实施材料的意识较薄弱

一个项目配备一支科研团队，团队人员分工细致，他们积极创新积极出成果，能真正掌握第一手科研资料，尽管科研管理人员也会适当参予项目的查新申报、验收等过程，但技术性的资料只能由出成果的科研人员提供。大多数科研人员会将阶段性的成果报告与团队成员分享，但不能主动提供给科技管理人员进行统一归档和保存，这定会造成项目资料分散，不利于整个单位对科研活动的把握和管理。对科研人员进行档案管理培训也就很重要，应当帮助他们提高主动递交资料的意识，告知他们档案存放的必要性，科研人员也应在完成阶段性的项目后自觉将原始记录和成果交至科技管理人员处保管。

3.2 档案人员的专业素质有待提高

水产科研单位的档案管理人员往往不是档案专业出身，他们大多也是水产科技工作者，在从事专业生产的同时兼职档案管理工作，对于与档案有关的知识了解不深，对一些成果档案例如专利、知识产权等的知识理解不够，花费的时间和精力也较少，加之档案整理工作并非仅仅是简单的收集排序编号储存等，管理起来有些力不从心。提高档案人员服务科研的意识、认清重要性，主动学习相关业务知识，尽可能深入课题组了解项目进展动态，及时收集第一手资料，积极开发科研项目，有机联系历年来的科研情况，挖掘科研项目潜在的价值，吃透在研项目，帮助科技人员梳理研究成果，使成果转化应用达到最大化。科技档案人员需要认真对待档案的归档和整理工作，严格按照档案建设管理制度进行操作，确保原始档案不丢失、不损坏，将其当成一个独立重要的事来完成。

3.3 部分水产科技档案的系统性和完整性不强

对于一些老档案，原始资料往往只剩下一些项目有关批文、总结报告和验收材料，很大部分的材料分散或缺失，且留存材料的形式单一，并很难再找到原始的留档材料，这与之前对档案管理的不重视以及档案管理过程操作不规范有很大关系，加之部分科技人员或转行或退休，资料的收集就变得更为困难，这致使相当一部分的水产科技档案存留不完整，给科技人员查阅带来困难和遗憾。对于老档案，档案人员应做到不气馁、不放弃，积极做好补充完善工作。

3.4 水产科技档案建设及管理制度不完善

水产科研单位没有一套较为齐全完整的档案管理制度，没有明确科技人员和档案人员在档案管理上的详细职责，这使得档案管理变得被动，不利于管理，一份详尽的管理规章制度显得尤为重要。

3.5 档案信息更新不及时，缺乏共享

在档案管理过程中，科技人员往往想要随时查阅档案资料，但却受诸多条件限制不能在第一时间查询到自己所要的资料，或者说档案中有没有自己需要的资料，或者说有些资料已经存在，但档案库中并未及时更新，可以公开的资料查阅不便利，直接导致办事效率降低，拖延了工作进度。如今早已迈入信息化时代，电子数码等高端信息化产业发展迅猛，档案管理也是如此，人工和电子化办公总是并存，利用计算机和网络来帮助管理已是必需，虽然我们在管理过程中已初步将档案的有些目录存放入计算机，但它一不完整，二未共享，仅仅作为档案管理人员自身管理便利所用，大大降低了档案的社会价值。档案人员应当充分发挥专业知识，建立一套系统的电子资料，并网络化，帮助科技人员在进行科研生产时，既能查到原有的档案材料，又能及时了解更新的材料，充分享用档案价值。

水产科技档案工作看似独立单一，实则更是科研工作的重要组成部分。档案科技人员应秉承档案管理一般准则，创新形式，积极服务于水产科研单位的主要工作，且要提高服务意识，抓好档案的归档管理工作，纵向比较、横向联系，从科研工作中抓好细节档案，从已有档案中发现新问题，将档案工作搞活，在领导重视、人人参与的环境下，开发好水产科技档案的各种价值为单位的科研创新发展服务。

[1]张敏.渔业科技档案开发利用初探[J].陕西水利,2008(1)：54-55.

[2]董文.如何做好水产科技档案的归档与管理[J].黑龙江水产,2012(3)：43-45.

[3]卫建萍.浅析渔业科技档案的管理[J].福建水产,2008(2)：84-86.

[4]杨钧芬,聂丽艳，程宝平.水产科技档案在渔业生产中的作用[J].河北渔业,2002(6)：5+18.

[5]陈芳芳.“科教兴渔”与水产科技档案[J].档案与建设,1998(8)：40.

[6]许洁,李秀莲,李桂珍.发挥水产科技档案的作用为科研及科研管理服务[J].水产科学,1995,14(4)：47-48.

[7]黄玉萍,林海.浅谈农业科技档案归档范围及要求[J].安徽农业科学,2006,34(21)：56+78.