医院基建档案管理问题

□文/韩树青

（大连医科大学附属第一医院 辽宁·大连）

基建档案的管理是整个基本建设管理中一项重要的基础工作，已渐渐成为医院工程建设项目的重要依据。基建档案不仅涉及到建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，还涉及到包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件及交付使用过程中的改建、装修、设备安装施工过程和结果的记录等。为了不断提高医院基本建设项目的质量和效益，充分发挥基建项目在医院工作的作用，规范医院建设工程文件的归档整理，保障医院基本建设档案资料能够准确、完整、长期、有效地保存并能够保障、快速地为需求提供所需的服务，医院应当加强基本建设档案资料管理工作。

一、基建档案在医院建设中的作用

1、基建档案为医院现状布局和远景规划提供重要依据。医院基建档案是医院基本建设活动过程中的一项重要组成部分，又是医院建设发展的重要基础和依据。档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、扩建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，因此为医院现状布局和远景规划提供了重要依据。

2、基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源。医院要发展，就必然加大投入力度，既要建设新区又要改造旧区，还有日常的维修管理，经常引起纵横交错复杂矛盾，要解决好这些问题，就要健全法制和依靠基建档案。例如，我院随着总体规划的逐步进行，从二部的建设到一部院内住院部的改造装修到营养部、图书馆楼的改建到急门诊的改扩建，又到三部的建设，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要通过查考许多过去的相关资料，掌握历史的资料，从而确定新的建设总体规划。这样不仅可以加快建设速度，还可以提高设计质量及经济效益。由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案是医院工程建设的真实记录，它客观地记载了当时的历史情况，反映了医院基本建设的完整过程，为医院领导班子决策提供依据，因此基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，体现了医院基本建设的成长与发展历程。

二、医院基建档案管理工作中存在的问题

1、档案管理人员知识缺乏。从事档案管理工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对基建档案管理知识了解得不够，导致对基建档案管理重要性的思想认识不够。在工作中发现相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有填写，或编号较乱，没有编号或重复编号的等问题没有及时发现，使案卷管理不规范的现象较普遍。

2、档案管理意识不强。基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨。由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业技术知识和工作程序，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，再加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案资料流向不清，使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

3、档案管理制度不健全。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，各部门没有制定相关基建档案的收集、管理制度，使基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，存在“重工程建设，轻档案管理”思想，工程项目管理和技术文件资料出现分散、损坏、丢失等情况，制约了档案管理工作的持续发展。

三、医院基建档案管理改进措施

1、提高基建档案管理人员素质。提高基建档案管理人员的意识，加强对基建档案管理人员的业务培训工作。正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，通过了解基建工程建设程序和基建专业知识，掌握基建档案管理知识及整理规范操作方法，让每个工作人员都了解、重视基建档案管理工作，平日注意学习新技术，紧密联系改革、技术、发展的新要求，努力提高自己的业务素质和科学知识，拓宽知识面，优化知识结构，做好基建档案管理工作，提升医院管理水平和基建工程建设水平。

2、建立健全基建档案管理制度。建立健全基建档案管理制度并严格执行，是做好基建档案管理的基础。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，应配备专职档案人员，明确各自管理职责，细化各项制度，真正落实到部门和人员责任中。严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3、加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。医院基建档案是医院全部基建活动的真实记录，是医院宝贵的历史资源，体现了医院基本建设的成长与发展历程。为此，医院基建档案是医院管理工作的重要环节，对医院效益产生重要影响，是医院提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。因此，要加强医院基建档案的科学化管理，加强硬件建设，实行基建档案现代化专业管理模式，建立基建档案管理网络体系，深化职能，依法治档，按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率，使医院的基建档案资料能更好地为医院的建设事业不断发挥借鉴与参考的作用。

随着医疗事业改革的进行和深入，医院的发展规模也不断扩大，基建档案随之也越来越体现出它的重要性。做好基建档案管理工作，保证工程档案资料的准确、完整和系统尤为重要。

[1] 赵霞.浅谈医院基建档案的管理[J].中华现代医院管理杂志，2006.4.

[2] 朱俊.档案管理现代化的重要性[J].中华现代医院管理杂志，2004.5.

[3] 沈丽娇.如何提高医院基建档案的归档率.中国医药指南，2011.3.

[4] 张青.重视医院基建档案管理.中国病案，2012.1.