高校固定资产内部控制研究

李 芳，肖文广，谢玉龙

（衡阳师范学院 财务处，湖南 衡阳 421008）

0 引 言

近年来，随着高等教育投资规模不断扩大，高校固定资产数量和总值迅速增长。这些固定资产是高校进行教学、科研、行政、后勤等工作的物质基础和必要条件，是国有资产的重要组成部分，同时也是衡量高校办学规模和办学水平的重要指标之一。高校固定资产管理工作效率和力度直接影响办学规模、教学质量和高校投入的经济效益，也直接影响国有资产权益的保全和保值增值。因此，建立健全高校固定资产内部控制成为高校管理工作的重要研究课题［1－3］。本文就目前高校固定资产内部控制存在的问题，从内部控制五要素方面论述了如何建立健全高校固定资产内部控制制度。

1 高校固定资产内部控制现状

1.1 内部控制环境薄弱

目前各高校普遍采用以账物分管为原则的分类归口管理的固定资产管理模式，各管理机构缺乏明确的职责分工。财务处负责固定资产价值核算，后勤处管理土地、房屋、行政设备等，科研处管理科研设备、教务处管理实验室及实验设备、图书馆管理图书、杂志。而各类固定资产的使用主要集中在各教学系部、科研院所和行政部门，使得固定资产的管理与使用相互脱节，缺乏统一管理［4］。

1.2 缺乏风险防范意识

由于近年来生源形势较好，很多高校仍然在加快新校区建设，盲目追求固定资产总量和规模，单纯靠国家财政拨款已不能满足固定资产投资增长的需要，有的高校不惜向银行巨额借债，基本都认为自己未来有能力偿还，低估风险，也没有专门的评估机构对风险和收益进行评估，高额的利息负担加大了高校财务风险［5］。

1.3 内部控制制度形同虚设，控制活动流于形式

主要表现在以下四个方面：

一是岗位设置缺乏制衡。一些高校管理层对建立固定资产内部控制制度不够重视，内部控制制度缺乏对决策层的约束监督，各个部门之间、岗位之间缺乏权力制衡，不相容职务没有相互分离，在记账、保管及经办岗位没有设置专人专岗，采购兼库管等岗位设置违规，重大事项决策和执行也没有实行有效的分离制约制度。固定资产若干控制活动还存在着针对性不强，可操作性较差的问题。

二是固定资产的请购、处置审批制度不健全。固定资产的内部控制贯穿于固定资产的整个生命周期，因此固定资产从申请、采购、验收、使用、维修、报废、处置、清查等各个环节都应当建立一系列内部相互联系的授权审批程序。而有些高校对固定资产采购随意性很强，甚至对于金额比较大的固定资产的采购，也不实行集体决策审批或者联签制度。

三是会计信息记录不对称。目前一些高校财务部门只负责固定资产的价值核算，只反映固定资产账面原值，对于固定资产不设置台账或卡片，导致账和物相互分离，使得账面总值对实物失去控制。会计信息记录也不及时，如对固定资产大维修、改扩建、外部调入、公益捐赠等形成的资产不及时入账，有的甚至不入账，导致大量的帐外资产存在，对报废和处置减少的资产也不及时调账，导致账物不符。

四是资产清查工作滞后。财产保护控制制度忽视对中低价位的固定资产的记录，如对办公桌椅、科研经费购置的图书设备等，不纳入固定资产统一核算，给盘点清查工作带来了极大的不便。

1.4 信息与沟通渠道不畅

长期以来高校资产管理各个部门（即管理资产的后勤处、科研处、教务处、图书馆）之间缺乏沟通，各部门为了扩大固定资产规模，提升自已的实力，对固定资产的购置缺乏统一调剂，不能实现资源共享，使得各部门的一部分固定资产购置后，利用率不高，甚至长期闲置，造成严重的资源浪费。

1.5 缺乏内部监督检查与评价

很多高校虽已设置了独立的内部审计机构，但内部审计制度不健全，没有建立一套完整、有效的内部监督评价体系，对固定资产的审计只停留于固定资产购进和验收程序的审计与评价，对固定资产的使用、调入调出、报废和处置不进行审计监督，致使检查监督和评价都流于形式，容易产生舞弊行为。

2 建立健全高校固定资产内部控制措施

2.1 完善内部控制环境

基于固定资产管理机构的多头管理、职责不明、分工不清的现象，高校应当建立一个由院领导直接负责的资产管理机构，统一管理全校的资产，各个资产管理部门（即后勤、科研处、教务处、图书馆）都归属于它集中统一领导，并从制度上明确其领导全校管理资产的地位，并将其责、权、利落实到实处，以便于开展工作。

2.2 加强固定资产风险防范意识

高校固定资产的结构应当合理，资产管理部门、使用部门应当积极配合财务部门编制好固定资产购置预算，应对固定资产购置的可行性进行分析、研究和论证，按规定程序审批，防范固定资产购置带来的风险。以免一方面造成固定资产资源配置不合理，使用率低，另一方面造成高校资金紧张，打乱了高校正常的教学秩序。高校除了要防范固定资产购置带来的风险外，还应防范固定资产使用、流转过程中资产流失的风险，从制度上规范固定资产使用程序，以免造成国有资产流失。

2.3 建立健全固定资产内部控制制度

第一是建立固定资产请购与审批制度。高校固定资产的购置应严格按照固定资产采购的内部控制制度和采购业务流程来进行。所有固定资产由资产部门统一购买，采用政府公开招标的方式进行，并实行国库集中支付。先由需求部门填写请购单，交资产部门作采购可行性调查并进行经济技术论证，确定需要购买后，资产部门派与供应商无利害关系的业务员进行询价和价格比较，填写好拟采购资产的名称、规格型号、数量、质量，价格等资料，送相关部门会签并报主管院长审批。对于金额比较大的固定资产采购应当实行集体决策和审批，以免造成决策失误。

第二是建立固定资产验收制度。固定资产取得后应由固定资产管理部门、使用部门、审计部门和财会部门参与固定资产验收工作。对于外购的固定资产验收，应当重点关注合同、发票等原始单据与固定资产的数量、质量、规格和型号等是否一致。涉及技术含量较高的固定资产，必要时可以委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。并出具“固定资产验收报告”，验收合格的固定资产，应当填制“固定资产入库单”，登记固定资产账簿。

第三是完善会计系统控制，提高会计信息质量。高校财务部门应当派专人负责固定资产核算，合理设置账户，登记会计账簿。在核算价值的同时，建立固定资产台账或卡片，记录固定资产的名称、使用部门、购入日期、数量、金额等，做到帐帐相符、帐物相符。及时登记固定资产因维修和更新、调入、捐赠而形成的资产，减少固定资产因调出、报废和处置的金额，保证固定资产信息资料的真实完整，为权责发生制下固定资产折旧的提取提供数据支持保障。

第四是建立固定资产清查盘点控制制度，保证固定资产的安全和完整。高校应当成立包括财务部门、资产管理部门、使用部门、审计部门负责人在内的“固定资产清查小组”，定期或不定期地对固定资产进行实地盘点清查，将盘点结果形成书面报告，与固定资产明细账和卡片进行核对。发现账实不符的，固定资产管理部门应会同使用部门及时查明原因，提出相应的处理意见，经院长或其授权人员批准后作出相应处理。

此外还要加强固定资产处置的控制。高校应当建立以“审批”为关键控制点的固定资产处置控制制度，对于固定资产处置的标准、程序、范围、审批权限和责任应当明确。对于金额比较大的固定资产处置应当先由院领导实行集体决策审批，再按照国有资产管理办法规定的程序进行审批。对未使用、不需用的固定资产，应由固定资产管理部门提出处置申请，经院长或授权人员批准后进行处置。对于使用期满正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门提出报废申请，经资产管理部门核实后填制“固定资产报废清单”，经院长或授权人员批准后进行报废清理。并将处置的固定资产在固定资产台账和固定资产卡片上进行核销，同时将处置结果书面通知财务部门。处置后取得的收入，严格执行“收支两条线”管理。

2.4 建立固定资产管理信息平台

借助网络信息平台，建立资产管理部门同使用部门、财务部门等相关职能部门的信息沟通渠道，使财务部门和资产管理部门、使用部门既可以通过网络及时了解各项固定资产的信息，也可以进行实时对账，加强了部门之间的相互沟通与监督，便于资产的统一管理。通过网络信息平台，对固定资产进行统一调剂，可以有效避免资产的重复购置，实现资源共享，逐步实现高校资产管理工作的规范化、信息化。

2.5 建立内部监督与评价体系

高校应建立固定资产内部控制的监督机制，选择日常监督和专项监督相结合的方法，定期对固定资产内部控制制度的建立与实施情况进行监督检查，对固定资产内部控制的有效性进行评价，并出具评价报告，提出有针对性的改进措施等。通过内部监督，可以及时改进固定资产内部控制的缺陷。

3 结束语

总之，高校要在竞争中立于不败之地，内部控制是基础，建立健全的固定资产内部控制制度对高校持续发展目标的实现具有重要意义。

［1］高级会计实务编委会.高级会计实务［M］.北京：经济科学出版社，2010.6.

［2］魏微，陈留平.浅析高校内部控制建设［J］.财会通讯，2012，10（中）：108－109.

［3］王刚.浅析高校内部控制建设［J］.商业会计，2011（5）：28－30.

［4］辛茂荀.内部会计控制实务［M］.北京：民主与建设出版社，2004.5.

［5］李芳.高校财务风险控制研究［J］.衡阳师范学院学报，2011，32（6）：166－167.