基于“三集五大”的电网建设档案管理探析

郑 荟

（国家电网公司江苏省电力公司电力经济技术研究院， 南京210008）

“三集五大”建设是解决我国电网公司发展深层次体制机制矛盾，适应坚强智能电网体系建设的迫切需要，这当中，“大建设”是“三集五大”体系建设的重要内容。面对新的管理模式，如何做好电网建设项目档案管理工作，是需要认真思考的问题。

一 电网建设项目档案管理模式

“三集五大”是国家电网公司在发展战略中提出的转变公司发展方式和电网发展方式。按照集约化、集团化、标准化、精益化的要求，实施财务、物资和人力资源的集约化管理，构建大建设、大规划、大检修、大运行、大营销体系。其中，“大建设”体系建设目标是要统一电网建设的建设标准、管理流程和技术规范，强化建设关键环节的管控，加强电网工程项目和建设队伍的专业化管理，提高电网建设安全质量和工艺水平，提升建设管理效率和效益。

在近两年“三集五大”体系建设中，江苏省电力公司成立了全新的电网建设项目专业管理公司，负责公司系统220千伏及以上电网建设的项目管理和组织实施，直接对项目建设过程的进度、安全、质量、造价、技术等进行管控，实现专业化管理，全省十三个地区成立了项目管理处，负责业务的具体实施。而电网建设项目档案管理工作也相应地向专业化管理体系变更。全省电网建设项目档案，从原有的各地市供电公司办公室管理的模式，转变为由专业管理公司总部进行统一管理，项目管理处直接进行实施的体系。新的档案管理方式，一方面有效提升了档案的专业化水平，另一方面也对档案归档及管理工作的全省同步起到积极作用。

二 新模式下电网建设项目档案管理的做法

（一）建立健全电网建设项目档案相关制度

档案管理工作是一项贯穿于整个电网项目建设过程的系统工程，是众多参建单位参与的工作。为了加强对各参建单位的指导和监督，做到电网建设项目档案资料的齐全、完整和准确，根据《国家重大建设项目文件材料要求与档案整理规范》和《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》的要求，公司结合档案管理的实际情况，制定了《220千伏及以上电网建设项目档案管理实施细则》，规定了各参建单位的档案管理职责，明确了档案收集、整理规范和归档范围，进一步提高了工程档案管理的标准化和规范化水平。

（二）项目档案整理工作前移

每个建设项目，特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料多而杂，如果都由建设单位来整理则要投入相当多的人力、物力和精力。因此对于工程施工过程中产生的资料，首先明确各参建的职责，并对其进行档案交底，统一资料归档标准，每个参建单位形成的材料，由形成单位负责整理好，向各项目管理处移交。并且项目管理处定期对施工、监理单位进行检查，发现问题，及时通报。

（三）坚持档案工作与项目建设同步进行

公司根据上级单位下达的重点项目计划，要求各地区项目管理处按照电网建设项目档案工作要求，监督指导各项目建设参建单位建立健全工作机制，同步开展项目档案的登记、收集整理、归档移交工作，确保重点建设项目档案的完整准确和系统安全。

项目管理处档案员在工程开工初期主动进入工地，向施工管理人员进行档案交底，对施工单位档案的编制提供实质性指导。从形成档案的源头抓起，坚持高标准，严要求，对施工单位提供的资料认真审核把关，把每次检查中发现的问题反馈参建单位，让他们及时整改。与此同时，要求施工单位实行档案与工程进度“三同步”：一是施工任务交底同时布置档案的交底工作；二是施工进度和档案形成收集同步；三是工程竣工和档案验收交接同步。

（四）以统一管理为切入点，增进比较推动进步

全省220千伏及以上电网建设项目档案工作统一管理，使得全省档案在一个专业化的平台下统一比较，各地区档案工作可以相互学习、相互借鉴、相互促进，形成了更直接、更具体、更具指导性的良性竞争机制。

每月编制档案工作简报。为了加强归档进度控制和工作计划实施，公司每月编制一期档案工作简报，将各个地区的档案工作进展情况、归档进度及存在的问题进行梳理，反映各项目管理处工作亮点，交流档案工作的信息与经验。

每年组织档案评比。公司每年年底都开展电网建设项目档案竞赛活动。对在竞赛中取得好成绩的工程项目和个人，按照竞赛活动方案给与表彰并兑现奖励，使竞赛的杠杆作用、激励作用得到了充分发挥，有效地推动了公司档案工作的顺利开展。竞赛活动同时也为各地区资料员提供了展示技艺、相互交流学习的平台，对加快公司档案队伍建设起到了积极作用。

（五）转变指导方式，提高对项目档案工作的监管效率和水平

公司总部的档案管理人员负责对各项目管理处的档案人员进行管理，其重点任务就是要做好对基层档案人员的业务指导工作。基层档案人员业务水平参差不齐，为了确保档案质量，档案管理人员不仅要经常上门进行检查、指导，随时发现、解决存在的问题，而且定期开展业务培训，对资料管理过程中遇到的疑难问题现场予以解答。要求他们认真学习规范，掌握电网建设项目档案在接收、整理等方面的质量要求。并在档案盒标签等方面统一样式，使得案卷更加整齐、美观。

同时，公司逐步转变对重点建设项目档案工作的指导方式，由原来的天女散花式的微观指导逐步转为有重点、专题性的宏观指导，从而使对项目档案工作的监管效率和水平大大提高。

加强对重点项目、共性问题的指导。如对500千伏扬州西输变电工程等重大建设项目进行重点指导，实现全过程参与，并梳理、汇总资料收集和归档过程中遇到的问题，对我省其他建设项目起到了一定的参考、借鉴作用。

有针对性地举办专题讲座。邀请本系统档案管理业务精炼的专家举办讲座和现场讲解等，以更加直观的方式进行授课，便于增强理解，提高了学习效果。

以会代训，促进交流。一是每个季度召开档案工作例会，及时掌握各地区工作动态，并对档案工作中发现的问题进行总结；二是召开档案业务交流会，在学习交流中探讨遇到的问题、分享有效的经验、总结工作的成果，对档案归档及管理工作的全省同步起到积极的作用，有效预防了相同或类似问题在多个地区的重复发生。这种交流，因为工作的内容专业化强，交流内容直接，所以可以直接对后续的档案归档工作起到指导作用。

（六）应用现代技术，提升重点项目档案管理信息化水平

公司档案室目前已全面应用国网公司开发的国家电网档案信息管理平台。在工程开工初期，项目管理处档案人员向各参建单位分发客户端程序，并对相关人员进行使用指导。以往现场工程技术人员对档案收集范围、分类要求一直感到非常困惑，有了客户端程序后，现场技术人员只需依据软件提供的档案分类信息，便能快捷、高效地做好档案收集、整理工作。档案信息管理平台的应用全面提高了各参建单位归档案卷的形成质量。

目前建设项目工程档案所有数据均录入档案系统，文件电子化率达到90%以上，提高了档案的利用效果。并且公司总部的档案管理人员还可以通过档案信息管理平台随时了解各地区每个工程的资料收集情况，及时掌握归档进度。

三 强化电网建设项目档案管理工作的建议

（一）注重档案人员的选拨和考核

电网工程项目档案管理是一项档案管理和技术相结合的工作，档案员不仅要懂得档案技术，同时也要善于协调各方积极配合做好档案工作。由于对现有档案人才队伍的合理配置与优化、高水平的管理与技术人才的聘用，企业无法给予足够的重视和投入，导致了档案人员总量不足、结构不合理、素质参差不齐、工作热情不足等状况。

因此，应根据电网建设项目档案所需要的人员要求来招聘，并以公平、公正的考核程序选择合适的人才，或是通过在工作实践中识别、考察、选拔优秀的人才来进行档案工作。企业必须改变观念，提高档案意识，熟悉档案工作特征，充分了解新形势下档案管理对专业人才的迫切需求。只有这样，企业才能够为档案人才队伍创造良好的氛围，以构建专业、高素质的档案人才队伍为目标，在档案人才引进、培养、考核等方面给与更多的关注和支持。在资金方面，加大投入力度，不断补充完善各项硬件设施。

（二）建立计划性、针对性、效益性的培训机制

档案业务培训是人才成长的重要推动力量。因需设计培训内容，将培训内容和实际工作紧密结合。通过培训，进一步完善档案员的知识结构，提高其档案意识及档案业务技能。并且，要注重加强档案管理单位之间、档案员之间、相关专业人员间的业务交流。通过交流，使他们尽快了解其他单位和档案员的先进经验，及时查找不足，将好的经验应用到实际工作中。以多种方式开展档案业务研讨、培训，优化档案人员知识结构，提高其工作积极性和创造性。

（三）以固化档案条款为前提，实现合同对建设项目档案有效控制

合同是约束整个工程的关键，也是对工程建设中各方面实施控制的龙头。在合同或协议书中，应在建设项目合同中设立档案资料归档条款。在合同条款中明确规定各参建单位对档案归档工作的责任和要求，档案部门通过直接参与合同谈判或审查合同中的有关章节，将这些要求作为专门条款“固化”到各类合同文本中，做到有据可依。

同时，要严把合同付款关。财务部门在进行合同付款程序时，把档案部门加入合同付款审核流程，明确在每一份合同执行完毕支付最后一笔款项时，必须经过档案部门审核。档案部门确定合同文件资料归档后，签字确认，再进入下一个付款审批环节。这样，所有合同末次付款都经过档案部门，使得档案部门能够及时催交应归档文件资料，督促文件资料归档工作顺利进行。

电网建设项目档案反映工程项目的真实面貌，档案管理工作是工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。为适应电力建设事业的发展，进一步加强电网建设项目档案管理，应在档案管理中不断制定和完整相关制度，及时总结经验，研究电网建设项目档案管理中出现的问题，推动电网建设项目档案工作再上新台阶。

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