机要文件管理工作的思考

胡鸣香 上海铁路局办公室

机要秘书岗位是单位管理机关机要文件的重要岗位，是管理机关信息传输的中心枢纽站。该项工作表面上看似简单轻松，其实并非如此，它不仅涉及内容繁杂琐碎，而且对工作责任心要求极严，时时处处都要讲政治、讲安全、讲程序，其时效性、准确性、规范性极强。如果处理不当或者工作不细致，就很容易出问题，而且很可能是大问题。笔者结合工作实践，就如何从“严、实、和、勤”入手，忠于职守、履行职责，切实做好机要秘书工作略陈管见。

1 要严

所谓“严”就是严格、严谨、严密，凡事“严”字当头。机要工作事关国家安全和利益，容不得半点疏漏，毛泽东同志曾教导我们说，保密工作九分半不行，九分九也不行，非十分不可。

机要秘书接触的密级文件较多，是重点涉密岗位。同时，机要室又是单位机要文件信息传输的中心枢纽。因此，机要秘书要有很强的保密意识，不但嘴要严，还应对自己从事的每一项工作进行认真分析，自觉遵守保密法规，严格遵守各项保密制度。所以，机要秘书务必保守机密，做到不该透露的绝不透露，不该说的绝对不说。

做好涉密文件的管理工作是机要秘书的重要工作之一，其中机要文件的传阅要严格控制传阅范围。传阅的范围要合理，要宽严适度。如果收文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意扩大阅读范围。凡属于国家绝密的文件、资料，随到随传，保证做到人不离件、件不离人，当天送、当天收。为随时掌握文件的走向和流程，避免机要文件横传，机要文件的传阅采取轮辐式传阅法，其做法是以机要秘书为中心，以阅读文件人员为外圈，从中心点开始给第一个人看，阅毕退回中心点，再由中心点传给第二个人看，依次下摊，严格履行阅文签字手续。

2 要实

所谓“实”，就是实在、实诚、实际，实心实意。机要秘书岗位是一项很实在、很具体的工作，要靠实绩来检验，来不得半点虚假，一定要真干、苦干、实干，察实情、出实招、见实效。

目前笔者从事的机要秘书工作内容，主要包括妥善处理局党委及路局机要文件、电报、函件、刊物以及其它机要材料的收受、登记、送批、传递、下发、保管、清退、销毁和归档；严格把控局党委及路局印章、介绍信的管理和使用；规范管理加密电话、机要传真机（市）的保管和使用；主动及时办理局属单位党组织及局属单位印章的刻制、验收、颁发和缴毁；迅速取送要件、急件；按时指导局机关各部门和上海地区局属各单位党的机要工作；准时无误地完成党委公务网（市）的接受、传递、发送工作。这些看似简单的工作内容，其实每一件都要经过好几个流程才能办结，而手上的日常工作常常纷繁交错，往往一件还没处理完，另一件又接踵而来。这就要求我们在工作中具有强烈的责任意识，合理安排好每件事情，做到忙而不乱，对工作中的一点一滴都要结合实际，及时总结经验教训，考虑有无疏漏之处，确保工作的正确率。特别是针对有些具有很强时效性的机要文件，在收到文件后，首先要注意传递文件的时间，避免发生文件传递不及时的错误。这就要求我们必须熟悉单位领导之间的分工，了解各部门及其分管领导的工作规律和时间安排，准确领会领导指示精神，掌握文件的急缓程度，机动灵活，掌握时机。

3 要和

所谓“和”，就是和谐、和睦、和气，和合谐一。机要秘书岗位，是每天与所属各单位、各部门打交道最频繁、最一线的工作岗位。因此，机要秘书必须具备主动服务的意识，为领导服务、为部门服务、为基层服务，在不影响正常工作的情况下，只要能做到的，不分份内份外，都要竭尽所能将事情办好。

目前的机要文件作用包括两个方面：其一是具有普遍指导意义的文件；其二是有特定作用的文件。如何充分利用这一资源为各单位各部门工作服务，必须对文件进行分步跟踪、系统管理；对重要文件如领导批示、上级部门批复、关系单位人事及业务等重要文件都要做好登记备注，方便单位领导及部门同事随时查询调阅；根据部门需求及时进行电话跟踪提醒，督促上级部门加快办理速度。在不违反保密规定的情况下，要热心、热情、热忱为大家服务，及时查找调阅文件内容，及时跟踪协调办理进度，真正做到真心、用心、贴心，为确保单位正常有序运转提供切实保障。

4 要勤

所谓“勤”，就是“脑勤、手勤、腿勤”，一般来说，机要秘书岗位有一套较为固定的工作程式, 机要人员长期按这一固定程式工作,干得越久,角色强化作用就越趋明显,在不自觉的情况下,潜移默化地促使人趋向于因循守旧，脑子里懒得想事,得过且过,不愿意多角度、多层次思考工作方法、手段、技术的创新,工作中容易出现简单化、机械化倾向。

要想改变这一局面，出色地完成本职工作，首先，就要开动脑筋，勤于记忆，上至中央和上级党委、政府的重大方针、政策等各项具体规定，下至各部门和基层的各项基础数据以及各种动态、反映，都应进入机要秘书的大脑，到了领导需要之时，才能得心应手，及时提供；要勤于学习、勤于思考，不断学习新知识接受新理念，不断思考工作中的得与失。

其次，要勤于动手，多做少讲，求真务实，注重实效；要多动笔墨，勤于积累，定期总结，须知“总结”是介于实践与理论之间的桥梁与纽带，只有通过总结这一重要环节才能将实践中取得的经验教训从感性到理性，进而上升为理论，不断用新的工作方法、工作思路，指导新的工作实践，解决新的工作问题，以此循环往复以至无穷。再次，要勤跑腿，不怕多跑路，不怕添“麻烦”，把工作做实做细；多向领导汇报请示，多与部门沟通，多与局属单位联系，进一步加强协作，提高效率，不断完善自己、超越自我。

在新的历史条件下机要秘书工作必须从讲政治、讲大局的高度出发，牢固树立“保守机密，慎之又慎”的思想，对于所从事的机要保密工作要根据上级组织的周密安排、精心部署，超前谋划、未雨绸缪，使机要秘书工作更好地发挥辅助参谋作用，为我局的企业管理、运输经营、改革发展贡献一份力所能及的力量。