提高高校科研课题经费执行率的技巧和方法

李 芳

（成都中医药大学，四川 成都 611137）

每到年底，就会出现一种不正常的现象:学校各种科研课题的项目经费突击报账。这种做法不仅使项目资金执行率差，也使科研经费的安全得不到保障，甚至会影响科研结题和研发人员的声誉。

为了贯彻落实《四川省中长期科学和技术发展规划纲要（2006-2020）》，规范和加强科研经费的管理，提高资金使用效率，促进学校科研工作的可持续、稳步发展，笔者凭着在财务方面的经验，提几点关于科研经费合理化使用和执行的技巧和方法。

一、科研项目经费管理和使用中经常出现的问题

1.预算编制依据不科学

很多研发人员在争取上级部门的科研经费时不按计划、政策规定，只是凭经验随意估计编制经费预算书。一旦经费下达，又无法执行使用。

2.经费到位不及时

由于财务和科技部门之间协调不够，影响到科研经费不能按计划执行，这使得课题任务书的签订时间和经费到达时间不同步，甚至出现当年11月下达的经费必须当年完成的现象。

3.科研项目管理和财务管理配合不一致

财务收到拨款，经常不知道款项的来由，这会影响经费的执行率。同时，财务对经费的管理一般是事后管理，通常都是研发人员将已产生了的不符合财经制度的费用拿来报账时，才会被财务人员指出不能报销。

二、如何解决在科研项目经费管理和使用中经常出现的问题

1.必须按相关政策、法规的要求来编制项目经费预算

编制预算时要发挥设备、财务、经济、管理等方面专家的咨询作用。必须加强项目内容和预算的结合。加强财务预算编制工作，进一步细化项目经费预算。严格按预算核定的用途、范围、标准使用项目经费。严禁编制虚假预算套取课题经费，预算必须要有理由，并且要具体、详细。明确项目支持重点和方向。要明确子课题的承担单位和预算金额。预算说明要详细说明每项开支的用途、预算理由、计算方法和所占项目总预算的比例。同时，在编制预算表时应注意以下几点问题:

（1）预算来源。配套资金主要用于设备购置和人员工资等。

（2）经费支出。①人员费:人员费预算要合理。人员费主要用于地方补贴、饭补、岗位津贴等。②设备费:所购设备要与研究内容密切相关。严格控制设备购置费，PC机和笔记本电脑最好不写，常用试验仪器最好不写，单价5万元以上的仪器设备尽量少写或不写。③材料费:所购材料与项目内容密切相关，5万元以上的大宗耗材要单列，5万元以下的要归类成大宗耗材详细列出，其他耗材不能预算太多。

（3）编制预算的时效性、灵活性、合理性。由于科技部和财政部每年都对项目经费预算做出新的规定，因此，熟悉和了解有关新规定非常重要。要掌握经费预算项目的变更规律;要与同类项目比，并能说明其特殊性，以便在单价上有所突破，体现合理性。项目经费预算的关键部分要适当加以说明。可行性研究报告与经费预算报告应分开编写。最好在预算报告中说明参加单位数、人员数、项目难度、工作量等。专家熟悉的内容，如软件、仪器、会议、出差和劳务等标准预算不能过高，而各项试验花费很难说出准确价格，可以适当宽裕一些。

2.必须合理合法地按时完成预算执行率

（1）严格遵守国家财经法规以及严格执行主管部门和本单位制定的财务管理办法、科研经费管理办法、专项经费管理办法、科技成果奖励办法等制度。

（2）严格执行项目预算和开支范围。

①科研项目经费必须严格遵守相关财经法规制度。项目负责人应当树立预算管理意识，自觉维护科研项目经费预算的严肃性。经费使用应严格按照批复的预算执行，批复的预算一般不予调整，确有必要调整的，应按照相关项目管理办法规定的程序，及时向项目下达部门进行预算调整申请的核批。

②项目经费必须专款专用，严格按照批复的预算用于与项目研究相关的支出，不得将项目经费用于非预算支出。与项目研究活动相关的必要支出，也要在保证工作的前提下，按照勤俭节约的原则，严格控制开支标准。

（3）按计划执行项目预算

①经费下拨。依据与科研课题分配部门签订的课题任务书中列示的子课题的预算金额，及时拨付经费。科研主管部门与财务部门须相互配合，一旦上级经费下拨到位，财务部门应立即通知科研部门，科研部门应立即建专户经财务部门确认后，并立即通知课题负责人到科研部门领取经费使用册。

②经费支出审批。严格执行项目经费支出审批制度，项目一级合同承担单位要特别注意经费支出的合理性，时刻注意不要“踩红线”。对于既承担纵向课题又承担横向课题的课题组，餐费和劳务费等尽量从横向经费列支，而材料费等从纵向课题列支。专家咨询费不得支付给参与国家科研项目管理的政府机关工作人员和已在项目经费中支取人员费的研究人员。

③严格遵守执行政府采购。政府采购包括仪器设备、办公用品、会议等。政府采购的支出依据、手续要完整。要保留定点采购的发票、电子结算单、协议供货的合同、验收单、会议支出的通知、签到册等。要适当控制项目会议次数和规模。会议主办单位不得组织会议代表游览及与会议无关的参观，也不得宴请与会人员，发放纪念品及与会议无关的物品。

④管理费。项目管理费是指难以直接计入项目成本的费用，包括项目依托单位为项目提供服务的管理人员费用和其他相关管理支出、房屋占用费和现有仪器设备使用费或折旧费等。按规定，项目管理费应按照财务制度允许的分摊方法，分摊计入项目成本，在批复的预算范围内列支。严禁项目依托单位直接从项目经费中按比例提取管理费的变相截留项目经费的行为。

⑤人员费。人员费必须严格按照批复的预算执行，严禁任何单位和个人以任何形式挤占挪用项目经费用于人员奖励等超出预算范围的支出。

⑥国际合作与交流费。国际合作与交流费主要用于项目研究人员出国参加学术会议和合作研究，以及国外专家来国内交流和合作研究，严格控制团队出国考察的次数和规模。

三、从财务管理的角度提几点建议和想法

1.财务对科研项目经费的管理应实行事前、事中、事后的全程管理

（1）财务部门从经费使用和管理的角度为科研项目经费预算编制提供建议和指导，提高科研预算水平，以科学的态度把好预算关，协助项目负责人提高科研项目经费申请的成功率。

（2）财务部门对科研项目经费实行跟踪管理。课题经费到账开题时，需将该项目合同（协议）书复印件一份报计划财务处备案，项目年度到位经费及累计到位经费，应与签订的项目合同（协议）书相符。如有变更，需有双方认可的文字材料。

（3）财务部门对于结题的科研项目经费要进行督促清理。项目负责人应当按照项目结题的要求，对照预算批复数，会同计划财务处清理账目，如实编报经费决算表，并根据有关要求报送和接受验收，完成结题。

项目负责人原则上应在科研项目结题后6个月内办理结余经费结账手续，项目结题超过6个月未结账的，由学校科研主管部门定期通知财务部门结题项目的有关信息，财务部门为该类结题项目打上结题标记“●”，以督促项目负责人及时办理结题结账手续或原渠道上缴处理，避免结余经费长期挂账。

2.合理规避因经费下拨滞后造成的突击报账

课题负责人一经得到科技等部门的项目中标通知后，就应根据上报并已批准的项目经费预算书的内容执行，做好相关资料的准备，比如:须转拨给外单位的经费，必须有拨款计划、合作协议书、技术合同或双方单位认可的文字材料。收回的发票应与拨款合同为同一单位。劳务、观察等费用按计划书要求自行垫付，待经费下拨后冲垫。

3.建立经费报账联络员制度

为了加强财务部门与科研人员之间的交流与沟通，构建和谐财务工作环境，应建立经费联络员制度。既有利于科研人员了解和执行科研经费政策，减少财务报账时间;又确保科研人员来之不易的科研经费的安全，保证科研活动的正常开展，方便科研人员办理科研经费的预算、报账和决算等财务事项，进一步提升财务服务能力与水平。

（1）经费报账联络员的确认。在项目负责人工作繁忙的情况下，项目负责人可以根据项目的实际情况，授权委托1名项目组人员或项目有关校内人员、在校研究生，作为经费报账联络员;并填写委托授权书，报财务部门备案执行。经费报账联络员若有变动，请项目负责人到财务部门重新办理委托手续。

（2）经费报账联络员的主要工作职责:①负责帮助项目人员完成到财务报账工作，办理相关财务业务。②接受财务部门的财务业务培训。③向项目负责人宣传、解释与通报有关科研经费管理制度与有关情况。④收集并反映项目负责人对科研经费管理的意见与建议。⑤其他科研经费管理事宜。

（3）经费报账联络员到财务部门办理相关业务时，原则上应携带项目负责人的委托授权书。尤其是经费报账联络员在帮助项目负责人办理借款事宜时，从科研经费资金安全考虑，须持有项目负责人签字的借款单。

（4）财务部门应建立经费报账联络员的信息库，保持与联系人的经常性业务联系，并定期采用多种形式对相关报账人员进行上岗前的财会业务学习与培训。

［1］曹永生.如何提高科研项目经费预算编制和执行水平.院监查与审计局，2008年4月