高校档案信息化建设探讨

余淑芬

(武汉科技大学 人事处,湖北武汉 430081)

自20世纪90年代以来,信息化日益成为全球经济社会发展的显著特征。1997年召开的首届全国信息化工作会议,对信息化定义为:“信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。”信息化的触角亦延伸到档案事业中,引起了档案工作的信息化进程。所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务,加速实现档案管理现代化的进程。换句话说,档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这一发展过程利用数据库传输技术、高速扫描技术、数据压缩等技术,将纸质文件、声像文件和已经归档的电子门类档案,组织成系统的信息库。在这一过程中,要不断地采用现代信息技术装备档案部门,从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

高校档案部门为适应时代发展的需要。要充分运用信息技术,整合校内信息资源,开展网上档案信息服务,满足学校各部门和社会信息资源共享的需求。信息化为高校档案事业带来难得的发展机遇,顺应新形势,对高校档案信息化建设中展开探讨已成为档案学界研究的热点,也是新形势下高校档案工作面临的新课题。

一、高校档案信息化建设的必要性

1.高校档案信息化建设是形势发展的需求

传统型的档案是建立在手工管理的基础上,其档案信息服务也是以手工服务为主要手段,这种管理方式及检索利用水平,使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失,这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求,为此,高校档案工作必须走信息化建设道路。在2000年12月召开的全国档案工作会议上,国家档案局正式提出了大力加强档案信息化建设的任务。随后,教育部办公厅转发国家档案局《全国档案事业发展“十五”规划》,明确要求高校档案部门积极做好档案工作信息化的建设。2002年实施的《全国档案信息化建设实施纲要》。标志着我国档案信息化建设的全面启动,档案信息化建设在高校档案馆(室)中蓬勃开展起来。2011年1月14日,国家档案局中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十二五”规划》中明确将加快数字档案馆及电子文件(档案)备份中心列入主要目标,将“档案信息化工作”列入主要任务。随着我国教育和科研网的建立,使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制定等主要材料,现在都是用电子文件的形式进行网上发布,高校档案工作只有适应这样的发展趋势,才能做到与时俱进、同步发展,才能适应经济社会科技发展的需要。

2.高校档案信息化建设是提高档案管理工作水平的需要

现阶段,高校档案管理处于传统的纸质档案和以电子文件为代表的新式档案同时并存的阶段。然而,传统型档案以手工管理为主,按档案管理规范的要求,通过人的实际工作对档案进行管理,这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异;以电子文件为代表的新形式的档案,这种管理是以计算机为工具,按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理,无论任何人进行操作和管理,其差异都很小,档案管理质量上产生的问题也会相应减少,因此,高校档案信息化建设的结果,其档案管理工作的质量和水平是传统的管理方法无法比拟的。

二、当前高校档案信息化建设中存在的主要问题

经过近二十年的努力,信息化建设带动了高校档案工作的进一步发展,促进了高校档案管理现代化水平的全面提高。笔者所在高校是最早实现档案集中管理的少数高校之一,上个世纪八十年代就将人事、学生档案集中到档案管理部门统一管理,形成了独具特色的档案管理模式。档案馆先后通过科技事业单位档案管理“国家二级”、干部人事档案目标管理“国家一级”、湖北省档案管理“AAA”标准认定,先后获得湖北省档案系统“先进集体”、湖北省企业、科技事业档案工作“百强单位”等荣誉称号。学校档案馆已普遍使用计算机管理档案,逐步对馆藏档案进行数字化加工,不断探索电子文件管理的理论与实践,档案信息化建设取得了一定的成效。但总体而言,档案信息化建设仍存在总体水平较低、进程较慢、落后于社会信息化步伐等亟待解决的现实问题。

1.档案信息化基础建设有待加强,管理水平有待提高

档案信息化基础设施建设主要指档案信息网络系统和档案数字化设备,它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。各高校档案管理部门基本都配有计算机、复印机、打印机、扫描仪等设备,但相对于信息化高速发展的趋势和要求,这些档案设施设备的配置相对落后和简陋。有的高校重建设轻利用,买来了硬件设备设施,档案管理人员投有真正利用其先进功能作用,对计算机的运用还停留在维持档案日常的简单管理上,没有结合自身情况,做到档案的数字化,更是无法实现档案信息化。使用专用档案管理系统软件的高校较少,档案网站建设滞后。许多高校至今没有建立档案网站,建起的高校档案网站主要提供档案机构信息、档案工作信息、档案资源信息,面向用户的服务功能单调。

当前,大部分高校档案管理存在管理方式单一,管理手段落后,管理模式封闭,档案应用效率低等问题。传统档案长期放在房间中,查询人员有限,档案的利用效率很低。高校档案管理是高校一代一代学术人、管理者学术和管理精华的结晶,对后面的学子和管理者有重要的借鉴和参考价值,很多有创建性的论文、未完成的课题、思维创新的灵感就蕴藏在这些不起眼的档案材料中,很多档案不需要保密,完全可以对所有的学生和老师们开放,少走弯路,从而不断提升学校的综合实力,使档案产生增值功能。

2.数字信息资源有限,标准规范体系尚需健全

目前,高校档案部门保管的主体依然是传统载体档案,档案数字化程度不高,多数高校馆藏档案的数字化停留在案卷级、文件级目录上。已经建立的数据库,对于档案的提供利用基本停留在一般性的目录检索,使用单机版数据库或以档案目录形式上网,网络版数据库和数字化全文录入上网尚处在启动阶段。部分高校开发的信息化档案软件版本标准不统一,数据无法汇总,软件之间不能相互兼容,信息资源不能共享。高校档案信息化建设偏向于传统载体档案数字化,花费大量人力物力财力扫描纸质档案,甚少考虑每天大量生成的电子文件的归档和有效管理。如果不对这些已经是数字化的电子文件及时收集,任其自生自灭,将导致日后更大规模、不堪重负的扫描,造成重复劳动和资源严重浪费。

档案的标准规范建设是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面制定标准、规范,并指导实施的过程,是档案信息化有序、快速发展的保障。由于行政主管部门的不同,我国的高校档案信息化建设缺乏统筹规划,各高校在档案信息化建设方面有较大的随意性和分散性。电子文件归档、电子档案管理、档案信息公开、网站建设与管理等方面的标准规范还需完善和统一。此外,高校各部门因工作需要建立的网络管理信息系统,如招生系统、教学管理系统、人事管理系统、科研管理系统、档案管理系统等各自为政,这些管理系统功能不尽相同,数据结构格式不统一,相互之间的数据不能通用,不利于网络条件下信息的有效共享。

3.档案信息安全保障有待加强

档案信息中凡涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息都属于保密范围。在高校档案信息化过程中,存在信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的环节。然而令人堪忧的是,由于人员和技术条件的限制,许多高校档案部门安全保密意识较差,安全防护性能较低。只能采取在服务器上安装杀毒软件、定期备份数据或设置访问权限的方式防止中毒,避免黑客攻击。笔者所在高校为保障信息安全,要求负责教职工工资信息管理及其他机要信息管理的管理员专用电脑不得用于上网。

4.档案人才结构和干部素质不能完全适应档案事业发展的需求

自1999年高校全面扩招以来,在校生规模不断扩大,随之形成的档案资料数量持续增长,然而档案工作人员的数量却没有显著的增加,专业技术人员相当缺乏。档案工作岗位不容易有耀眼工作成绩、工作任务量又大、评聘职称难,导致优秀人才难以引进,即使进来也难渡默默无闻工作性质之无奈,会想办法离开。很多高校档案工作人员都是安排骨干教师家属或者军转人员担任,这些人员多属“半路出家”,没有接受过专业、系统的档案管理知识培训,具有中高级专业技术职务的人数占总人数的比例还是偏低,对于新技术诸如数据存储和压缩技术、安全技术等还不熟悉,不能满足档案信息化建设和高校档案事业长远发展的需要,距离真正意义上的网络化档案管理还有很长的路程。

三、高校档案信息化建设对策探讨

教育部为全面贯彻落实《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020年)》提出“加快教育信息化进程”的要求。高校档案信息化是高校管理与社会服务信息化的重要组成部分,高校档案管理信息化需要档案实体的规范化和标准化管理为基石,要采用现代化技术装备,建立数字档案馆,向信息化管理方向发展,它主要包括如下内容:

1.加强领导,增加经济投入

《普通高等学校档案管理办法》明确提出:“高校档案管理工作是办好学校的重要基础工作之一,各高等学校必须把档案工作纳入学校整体工作规划,加强对档案工作的领导和管理”。加快高校档案信息化建设,要加强领导、提高意识、合理规划、争取支持、加大投入,要抓住机遇努力把高校档案信息化作为学校发展的一项重要内容,制定档案信息化建设的短期目标和长远规划,使学校档案管理工作期期有目标,年年有台阶,为社会和学校创造更大的经济效益和社会效益。

2.提升信息化管理手段,建立和完善档案信息化管理制度

各高校的档案馆是档案管理信息化创新的主责部门,档案信息化建设要由学校主要领导倡导、推进和实践,要融入高校信息化建设的总体框架之中。在管理手段上,档案馆要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设,提出档案管理方面的要求和建设。认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题,研究解决文档一体化问题。要努力实现装备技术现代化,解决手工操作运转速度慢、效率低的问题,积极运用网络、数码等先进技术和手段,进一步提高技术含量和水平,使档案管理手段由旧变新。采取多种形式,主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来,为教学、科研服务,使高校档案管理走上主导地位,实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。

加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站(页)建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度,形成有效的档案信息化建设激励约束机制,提高信息安全意识,防止失密、泄密的发生,确保档案数据库安全。

3.重视档案的编研工作,使高校信息化档案增值

高校档案部门主要通过对各类档案进行分析研究,去粗取精,去伪存真,综合加工,将准确的、可靠的各种档案信息,按要求、按专题分门别类汇编成系统性资料提供给各级领导、业务部门调阅使用。利用这些编研成果,调阅使用人员可少花时间、少费精力,获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料,使高校信息化档案增值。在此基础上,参与社会档案的联合编目(指的是各大中小型档案馆联合编制的程序,里面有各档案馆自己拥有的资源,然后上传保存到中心数据库,或者从中心数据库下载所需要的档案资源,从而记录收纳到本地的数据库,来组织编制各种类别、载体的联合目录,从中所产生的费用都是通过网络来进行交易的。)使档案资源的共享更加有效地实现,借助电子商务所特有的开放性、高效性、以及互动性,实现档案信息服务的商品化、市场化。

4.重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目,要根据建设需要,培养和引进一批人才,构建一支知识结构合理的档案工作队伍,确保档案馆建设正常运行。首先,在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时,要加大培训力度,加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训,普及信息技术知识,提高他们掌握和运用现代化技术的技能;其次要根据档案馆(室)人员具体情况,吸收高素质现代化管理人才,对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用,取其所长,开发档案信息化的项目和产品等。

档案信息化建设是高校建设工作中的重要工程,将影响到高校在各个领域的发展,特别是高校的软实力,为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案信息化建设才刚刚起步,仍需依靠政府部门大力支持,同时借鉴国内外先进经验,不断推进档案数字化、信息化建设。

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