Office 2003和Office 2007版本特点分析

◆姜 立

(济南市技师学院)

很多人曾经抱怨，在Office软件大量的复杂功能中，有80%以上根本用不到。微软正试图通过Office2007，用另外的方式来解决这一矛盾。“Office2007颠覆了用户的使用习惯，从一个全新的角度去组织和改进产品的要素。”微软这样描述Office2007的全新用户界面(UI)。在以前各版本中，命令基本都在菜单里，用户很难也没有时间去发现那些高效率并有用的功能，大部分时间和精力都花在设置格式和排版上，而在新版本中，按照工作流程和任务重新组织了命令的表现方式，让工作变得更简单有效。

然而，至今还有相当一部分人还在使用Office2003版本。我们将尝试分析使用旧版本的原因及解决方法。经过调查我们发现，不愿意使用新版本的原因有以下几个方面:

1.对新界面的不适应。更多的Office2007用户抱怨对新用户界面的不适应。“在UI方面，很不习惯，有点找不着北，比如，我到现在还没找到＇关于＇菜单在什么地方。”有用户说.如果你使用的是 Publisher2007或者OneNotes2007，一打开软件界面，你得到的第一感觉是无从下手。所以，企业如果全部使用Office2007，那么必须对员工重新进行软件方面的操作培训。但是很多企业是不希望看到这样的结果的，因为培训雇员的花费比购买软件的费用要高的多，而且培训后，员工的适应时间也会影响生产力。

2.不兼容带来的不便。与历代Office相比，Office2007在文档格式方面的变化最大:全部改由ZIP压缩，内部采用XML表达。而早期版本无法打开Office2007了。当你辛辛苦苦地做好了一份计划书，并且用docx保存好，交给你领导，结果他使用旧版本Office而无法打开，这时候，如果你告诉他:“可以通过下载安装微软新发布的兼容包，来打开你编辑的新式文件。”可想而知上司的脸色会有多难看。

3.使用新版本带来的成本问题。在我国，税务及其他部门使用的各类报表还是2003格式，如果要换成2007以上版本，会带来非常大的成本问题，也会给企业带来压力，毕竟升级版本的成本是由国家税收来支付的。

4.新版本的好处没有发觉。由于对新版本的陌生及拒绝接受，新版本的很多强大功能和便捷之处没有了解。我们列举常用的Office2007功能比较突出的方面:

(1)函数功能，新版EXCEL的函数计算比旧版的强大的多，增加很多嵌套函数。

(2)数据多少，老版本的EXCEL只能6万多行，新版达到26万行，另外大表格计算新版的速度更快。

(3)操作方便，因选项卡比较多，初次使用不习惯，但是习惯后用起来方便的多，而且可以把常用的功能加到自定义工具里面去。

(4)格式编辑，样式多，新版的效果非常好。

(5)新版Word提供的编辑和审阅工具，使您更轻松地创建精美的文档。利用强大的Word功能，减少浪费在格式设置上的时间，把更多精力花在撰写上。已改进了Word的功能，有助于在程序异常关闭时避免丢失工作成果。在重新启动后，Word就会尽力恢复程序状态的某些方面。

(6)PPT新增功能:创建并播放动态演示文稿，全新的直观型外观。与早期版本相比，它可以帮您更快更好地创建演示文稿。其提供的新效果、改进的效果、主题和增强的格式选项;可以创建外观更生动的动态演示文稿，而所用的时间要大大少于之前版本。尤其重要的是，可以将应用于演示文稿的主题应用于Word文档或工作表。使用 Office PowerPoint 2007，不再受预先打包的版式的局限。

(7)SmartArt图形:老版本要创建设计师水准的图示和图表将非常难，现在，利用SmartArt图形，不需要专业的学习您就可以在演示文稿中以简便的方式创建信息的可编辑图示，您可以为 SmartArt图形、形状、艺术字和图表添加绝妙的视觉效果，包括三维(3－D)效果、底纹、反射、辉光，等等。

(8)另存为PDF或XPS:确保在联机查看或打印文件时能够完全保留原有的格式，并且文件中的数据不会被轻易更改。或者实现文件共享。并且文件可以严格保持格式，数据也不能轻易更改。

由此我们看出，使用者不爱用Office 2007的原因很多，我们分析最主要的原因就是成本和习惯问题。那么如何改变这种现状呢?

我们认为，需要做到以下几点:

1.在使用Office 2007以前版本的同时，尽量尝试使用Office 2007以上版本做一些使用范围小的工作，逐步熟悉新版本的操作和优点。

2.当熟悉使用后，利用Office 2007兼容包将部分工作尝试用Office 2007完成，并推荐其他使用者应用。

3.当大部分人都使用新版本后，脱离旧版本使用。

总之，我们推荐读者使用更新版本软件，对工作学习会有更大帮助。