谈档案统计工作的方法

魏振宇

（伊春市殡仪馆 黑龙江 伊春 153000）

档案统计工作包括对档案和档案工作的统计调查、统计整理和统计分析的完整的实践过程。通过统计调查，收集和记载反映档案和档案工作中有关特征的统计资料；经过统计整理，把这些反映个体特征的统计资料，过渡为反映总体特征的统计资料；最后对经过整理的系统的统计资料进行分析研究，认识和把握档案和档案工作的现状、发展及其内在规律，为今后档案事业的发展提供原始数据和参考。

一、统计调查

统计调查是根据规定的档案统计任务而收集、登记和全面、详细地占有统计资料的过程。尽管统计调查按其调查范围分为：普通调查、抽样调查、专题调查和重点调查等类型；按其调查目的可分为常规调查与临时调查等形式，但是它们的基本方法是一致的。

（一）统计调查的方法有

1.统计报表法

即按单位或部门的隶属关系分发档案统计调查表，由被调查单位根据各种原始记录，按统计的要求和方法向有关单位提供统计数据。这种方法是宏观统计调查的基本方法。

2.直接观察法

指档案统计人员亲临调查现场，对调查对象进行观察计量或点数的方法，这种方法通常为基层档案统计调查所采用。

3.采访法

具体分为口头询问法和问卷法，取得档案数据。

（二）统计调查方法

统计调查之前应进行周密的计划，形成统计调查方案，使统计人员按调查方案的要求，统一认识、统一方法。调查方案的内容包括：

1.调查目的

指明统计调查的任务或要解决的问题。统计目的要重点突出，避免面面俱到。

2.调查单位

确定档案统计的具体调查单位，便于统计工作的实施。

3.统计指标

档案统计调查指标是指需要调查的内容，由调查的数字和基本情况组成。它们是说明调查单位基本特征的标志，用以反映和说明档案工作的现象、过程和发展规律。

4.统计调查表

统计调查表是将确定的调查指标，按照合理的顺序编织成的表格。统计调查表是档案统计的载体和工具，直接影响统计工作的质量和数量。

5.调查统计

包括：调查时间、地点、方式、资料的报送方法，以及调查工作的组织领导和调查前的准备工作等。

（三）档案统计报表制度

统计报表制度是指由国家档案行政部门或行使相应管理职能的专业主管机关统一制定颁发、逐级下达的，成为我国各地区、各部门、各单位必须向国家履行的一种统计报告制度，是国家定期获取统计资料的一种主要方式。档案统计报表有：

1.基本情况统计报表

由国家档案局制定，国家统计局批准，发至各省、自治区、直辖市以及中央、国家各级档案机构，以调查全国档案工作情况的统计报表，如《档案工作基本情况统计年报》。

2.专业档案统计表

中央各专业主管机关根据自身工作需要制发，调查本专业或本系统档案工作基本情况的统计报表，如《铁路档案工作基本情况统计年报》。

3.地方档案统计表

由各省、自治区、直辖市档案行政管理部门和同级统计部门制定标准的，了解本地区有关档案工作基本情况的统计报表。

二、统计整理

统计整理是根据档案统计工作的目的和任务，对统计取得的原始资料进行科学的分类、汇总和综合，使其系统化和条理化，能够揭示出各相关因素之间的内在联系，反映出统计对象的总体特征，为统计分析创造必要的条件。

（一）审核统计资料

统计资料是统计整理的对象和统计分析的依据，不能出现遗漏和讹误。因此，首先要对所占有的统计资料进行认真审核。统计审核的内容主要是统计资料的完整性和准确性。如档案统计项目和调查单位是否完整，统计报表中数字的计算是否平衡，其逻辑关系是否正常合理等等。

（二）进行统计分组

被统计的档案对象存在着各种各样的差别，如，档案机构的调查统计就存在着机构形式、库藏数量、专业系统等差别。为了便于对档案及档案工作进行数量的描述与分析，需要根据统计的目的和任务的不同，将统计获得的原始数据分成若干组别，进一步揭示它们的本质和特点。这是统计整理的一项重要内容。

（三）汇总和计算

档案统计资料经过分组即可根据统计的目的和需要进行数据汇总和计算。档案宏观统计资料的汇总主要采用逐级汇总和集中汇总两种方式，逐级汇总即将统计资料按地区、按部门逐级汇总上报；集中汇总则是把所有统计资料全部集中，由国家档案行政管理部门统一进行汇总和计算。

三、统计分析

统计分析是指对档案统计资料进行分析、研究，以认识档案工作的状况和发展规律，找出解决问题的方法。档案统计分析的方法比较多，一般常用的分析方法有：

（一）对比分析法

用两个或两个以上相互联系的统计数据进行比较，以认识事物的本质和发展变化规律，这也是档案统计分析的基本方法。

（二）动态分析法

动态分析的发放是为了研究某一档案现象在时间上的发展变化和发展趋势，其方法是把能说明和反映某种档案现象的不同时期的统计资料，依时间的先后顺序加以排列，形成动态数列，然后再以不同时期的档案现象进行分析研究。

（三）指数分析法

即利用指数分析档案现象的发展动态及其构成因素的影响程度的方法，它是动态分析法的深入和发展。

（四）统计预测

统计预测是以大量档案统计数据为依据，研究档案现象数量变化规律，进而推断档案现象未来的发展趋势。档案统计预测包括静态预测和动态预测。

1.静态预测

根据档案现象之间的依存制约关系在一定时期内具有的相对稳定性，对其进行预测。

2.动态预测

指根据档案现象时间推移而发生的变化，预测其变化速度、规律和后果。

四、档案统计的数字化

随着档案信息化建设的发展，在统计工作中，利用计算机进行档案数据的调查与整理已成为档案统计工作的一种发展趋势。目前，已有许多单位通过计算机网络获取、整理和上报统计资料。将档案统计与电子计算机的日常管理结合起来，利用电子计算机的统计功能及其存储的统计数据，自动生成统计报表，不仅简化了档案统计工作，而且保证了数据质量。

档案行政管理部门利用电子计算机，迅速地对各单位上报的大量统计数据进行核实、分类等信息处理工作，极大地提高了统计工作效率。档案统计工作的数字化是档案统计工作发展的目标，并将进一步完善档案统计工作的功能，促进档案统计工作的发展。

[1]赵文甲.关于加快推进档案管理工作[J].陕西档案，2008.

[2]赵鹏.档案工作落实科学发展观的关键[J].山东档案，2005.