网络环境下档案信息化建设初探

黄梦华

（漯河职业技术学院 河南 漯河 462002）

随着社会信息技术的快速发展，特别是网络环境下多媒体技术的广泛应用，档案信息化建设已成为档案管理的重要组成部分。作为历史真实记录的档案和档案工作，也在随着时代的发展发生着变化。如何提高档案信息化建设水平，增强档案服务现实需要的能力和水平，成为档案工作者认真研究的重要课题。

一、档案信息化建设的重要作用

21世纪是信息社会，信息技术是当今社会最具潜力的生产力，信息化对我国社会主义建设事业的发展具有重要的作用和意义。以网络技术的广泛应用为标志的信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和机遇，加强档案信息化建设成为档案工作适应信息化社会发展的必由之路。

1.档案信息化建设是提升档案工作水平的重要举措。档案信息化建设为提升档案管理水平提供了技术支持和有利条件。积极推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、信息化、规范化和科学化，充分利用多媒体、网络等现代技术提升对档案资源的采集、整合、加工和服务能力，最大限度地节约人、财、物的投入，努力提高档案工作的质量和效率，促进档案工作的管理和服务水平，更好的地服务于构建学习型社会，促进整个国家的信息化建设。

2.档案信息化建设有利于创新档案管理模式。网络与数字化技术的广泛普及和应用，为推动档案信息化建设提供了技术支持和前提条件。档案信息化建设既有利于提升档案工作质量，另一方面有利于拓宽档案服务领域，创新档案管理模式。传统的档案的保管和存放，受到时间和空间的限制。利用现代信息和网络技术推进档案管理模式由既费时又费力的传统纸质媒介为主的管理，向自动化、网络化的数据信息管理模式转变，可以突破时间与空间限制，任意转化为异质载体，实现档案信息数据的一次输入，长期使用，既方便快捷，又大幅度提高管理能力和效率。

3.档案信息化建设是提升档案服务水平的必由途径。档案信息化建设推动档案利用方式的改革，促进档案服务水平的提升。一方面档案信息化可以使档案查询和检索更为快速和便捷。通过扫描等方式，把这些纸质文档通过数字化加工后后，扫成可检索的图像文件，转化成电子文档，采用文档管理系统进行管理，利用计算机检索能够被快速查找到，为用户对所需档案信息的查询和利用带来很大的方便。另一方面，档案信息化管理减少大量不必要的事务性工作，大量的查阅、浏览任务可以在网络上完成。档案管理实现数字化存储和利用，还可以使档案利用者通过网络数据共享查到需求信息，极大地位使用者带来方便。

4.档案信息化建设有利于档案信息资源的开发利用。档案信息化的根本目标是加快档案的开发利用、实现信息资源社会共享，档案信息资源开发利用是档案事业的重要组成部分。充分发挥网络环境下信息化的技术优势，进一步拓宽档案信息资源利用手段，不断推进档案信息资源开发利用工作。各级档案部门应高度重视档案信息化建设，积极开展档案信息资源开发利用工作，运用现代信息技术手段对原始档案进行数字化加工和存储，逐步建立和完善档案资料数据库；利用专门网站发布开放档案信息，为社会提供档案信息服务，推进政府信息公开。

二、档案信息化建设存在问题分析

1.档案信息化建设体制机制不完善、不科学。从国家到地方的档案信息化建设工作体系还没有完整地建立起来，地区之间不平衡的现象非常突出。主要表现是：档案信息化软件建设受不同因素制约，缺乏顶层协调和设计，档案管理部门各自为战；档案信息化软件模块设计不同，数据标准不一，给档案信息应用系统整合应用带来很大不便；档案利用中的互相认证体系尚需建立。

2.档案信息化建设存在重视不够，认识不到位的问题。从总体上来看，档案信息化建设发展不平衡，多数地区的档案部门对档案信息化在档案事业发展中的重要性重视不够，没有真正把档案信息化建设放在推动档案事业健康发展的应有高度来对待。档案信息资源在国民经济与社会发展中的基础性战略信息资源地位没有得到广泛确认，以上因素导致档案部门在档案信息化建设上缺乏主动性和积极性，严重影响了档案信息化的推进。

3.档案信息化建设存在资金投入欠缺，数字化程度较低问题。我国目前档案信息化基础设施投入不平衡，离信息化建设的要求差距还较大。无论是档案应用软件开发、系统平台建设、档案数据库建设，都需要较大的资金投入，大多数档案馆的档案信息化软硬件设施建设总体处于较低水平。许多基层的档案馆设施设备非常缺乏，与档案信息化工作的需求相比还有很大的距离。各级财政在档案信息化方面的投入有限，严重地影响了档案信息化的推进。另外档案数字化滞后，档案数字化程度处于偏低水平，与建立覆盖全面的档案资源体系的要求还有差距。档案数字化因资金投入缺口较大，影响了档案信息资源的建设与开发利用。

4.档案信息化建设存在人员素质较低，建设和管理人才匮乏问题。档案信息化是档案领域的一项新的工作，需要高素质的档案建设与管理人才作支撑。为保障档案信息化工作的顺利推进，需要不断提升档案工作人员的素质，加大人才培养力度，目前，档案管理队伍中信息化建设与发展中所需要的复合型管理人才、熟练掌握和运用现代信息技术的人才严重匮乏，远远不能满足档案信息化建设的需要，制约了档案事业的发展。

三、档案信息化建设的具体应对措施

1.加快档案信息化的立法和标准化体系建设。档案信息化工作要加强立法、完善档案标准规范体系。档案信息化工作体系是档案信息化建设的组织保障，在现行体制机制下，档案信息化建设的工作重点一是理顺档案管理体制，完善运行机制，形成上下联动、协同统一的档案信息化工作体系。二是健全档案管理和应用的法规制度，规范工作行为。通过完善和严格执行有关法律、法规和制度，加强监督检查和执法，使档案信息化建设走上规范化、制度化轨道。三是加强档案信息标准化、规范化建设，为信息化建设提供必要条件。

2.积极推进档案信息资源共享体系的规划建设。档案信息化建设的核心是档案信息资源建设，具体是要利用现代信息处理技术和存储技术做好档案的数字化存储和网络平台建设等基础性工作，当前的重点工作是要加快推进档案数字化和档案信息资源共享进程，建设统一的档案信息管理系统，实现档案信息的收集、整理、转换、生成、存储、利用全流程网上进行，畅通电子档案信息入口，着力推进档案数字化和资源共享。

3.建立完善档案信息化技术和资金保障体系。档案信息化建设工作，离不开技术支撑和软件、硬件相关基础设施建设。系统化、网络化、数字化、现代化的档案馆建设离不开强大的技术支持和资金保障。档案信息化应用软件开发、系统平台建设，数字化转换、数据库的建设，都需要一定资金的投入，随着档案信息化工作的整体推进，各级各类档案管理机构，既要进一步加大专项资金的投入，还要加强技术支持，推动档案信息网络互联互通，打造档案信息网络共享平台。

4.采取有效措施和技术手段构筑档案信息安全保障体系。档案信息安全体系建设是档案工作的重中之重，是档案事业顺利开展的基本保障。确保档案信息安全是档案信息化建设的重要环节，也是保障新形势下国家信息安全的一项重要内容。在档案信息化建设过程中，要高度重视加强档案信息安全工作，采取有效措施和技术手段，保证档案信息管理系统运行安全、可靠，建立健全档案建设、管理和应用等各个环节涉及档案信息安全的规章制度，建立档案数据备份和应对突发灾难的档案数据恢复机制，增强档案信息安全保障能力，确保档案信息的安全性和完整性。

总之，在信息技术迅猛发展的网络时代，档案信息化建设已经成为信息社会的必然趋势。信息化对传统档案业务工作的变革产生了革命性的影响和推动，作为档案部门和档案工作者，应积极迎接信息技术革命带来的挑战和机遇，主动适应知识经济时代档案信息化建设的需要，不断推进档案信息资源的开发利用，满足人民群众日益增长的档案信息需求。

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