筑牢基础 应用创新促文书档案管理工作新发展

赵 月

（黑龙江省东煤建筑基础工程有限公司 黑龙江 哈尔滨 150008）

举世瞩目的中国共产党第十八次代表大会，于2012年11月8日在北京隆重召开，党的十八大是党在全面建设小康社会、深化改革开放关键时期和加快转变经济发展方式攻坚时期召开的一次十分重要会议，确定了今年经济社会发展的各项工作，确定了深化社会发展的各项工作，确定了深化改革的重要任务。在这样的大背景下，笔者通过学习十八大并结合多年文书档案工作经验，就加强文书档案管理谈几点拙见。

1、强化文书档案管理的基础，严格公文制发顺序，力求标准规范统一。从根本上说，档案来源于文书。文书是档案的前身，档案是文书的归宿，档案是由文书转化而来的。文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。一是公文纸张尺寸规范统一；二是统一页面排版形式并左侧装订；三是检查制发文是否履行签发手续、是否符合审批权限、公文标题是否准确、主送抄送单位是否准确等；四是确保公文字迹清晰牢固；五是要注意合理使用文种，规范拟制格式，行文不要滥用简称和使用不规范的字，为档案工作实施标准化管理奠定牢固的工作基础。

2、要重视定期搞好立卷归档工作。立卷归档工作既是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，直接关系到档案材料归档后的安全保管和有效利用。这就要求文书人员在平时重视积累，从公文的撰写、收发到归档、管理，做到全过程监督管理，不遗漏每一个环节。文件材料办理完毕，收集事件相关材料，把需要归档的材料进行盖章、装订等前期基础性工作，定期按文件形成的规律及文件的性质，依据事先拟好的分类方案，及时对号入座，分门别类，合理排列，有序存放。这样，既有利于归档文件的齐全完整，又能减轻年终的归档工作量。

3、强化“文档一体化”意识。随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，传统的文书工作和档案工作分块管理的状况，在某种程度上已不能适应实际工作的需要，两者在具体实际操作和衔接过程中存在着诸多不规范和脱节的现象。针对这种现象，档案界提出了文档一体化管理模式。所谓“文档一体化”，就是从文书工作和档案工作的全局出发，在公文生成制发到归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统，体现出档案工作的要求，使文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化，实现文书工作和档案工作规范衔接和信息共享。文书工作是“文档一体化”的工作基础，文书人员必须具有较强的档案意识，按照“文档一体化”的要求，规范办理好每一份文件。

4、提高档案管理人员的专业化素质就必须注重人才的培养。实现档案工作现代化，人才培养要先于设备，档案管理手段越是先进，对档案工作者的专业化素质要求越高。即要求档案管理人员：不仅要懂档案管理业务，还要掌握现代化信息技术，熟练运用计算机来进行电子信息的制作、使用、维护和管理，否则根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子档案的管理、检索系统的规划和设计。同时，还要加强外语知识的学习，培养具有开拓进取和创新意识的复合型人才。只有这样，档案管理人员才能立足于现代化技术阵地，为档案的现代化管理开辟一条新出路。另外，要建立起激励机制，加强人才的培养，加快人才的成长速度，并让这些人才稳定在档案部门中，以建立起一支既掌握现代化科技知识与技能、了解档案管理业务知识结构，又具有专业热情，有为档案事业做贡献思想的档案人才队伍。

5、强化“全过程管理”工作。首先，要树立质量管理意识。不论文书工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都有树立质量第一的观念，明确认识各自的岗位责任，这是“全过程管理”的前提。其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理及公文归档工作均作了明确规定，档案工作人员应该认真学习熟练掌握，在精通的基础上认真执行。第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是“全过程管理“的基础。第四，要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范要求办理公文。第五，配置的设备和工具是”全过程管理”的关键。同时还应注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。

文书档案管理工作是一项系统工程，需要在高度重视的基础上，积极采取科学、有效的工作举措全力推进。只有在实际工作中把握关键，务求实效，文书档案管理工作才能实现新的跨越，更好的为单位、各个部门开展公务活动服务。