第二轮县志编纂组织管理浅谈

李晓锋

（黄陵县志编纂委员会办公室 陕西 黄陵 727300）

县志是地方志的重要组成部分。就陕西省而言，全省完成出版的首轮118部三级志书中，县（区）志106部，占到总数的89.8%。但就修志力量而言，专家、学者多集中在省、市两级。再加上县级财力所限，县志编纂出版较省、市志而言更为艰难，质量也参差不齐。目前，全国已全面开展第二轮修志工作，各地制定的修志规划所规定的时限多为五年，周期较首轮修志大大缩短。如何在规定的时限内保质保量地完成志书编纂任务，便成为各级政府和地方志工作机构迫切需要深入思考和面对的问题。笔者拟结合《黄陵县志》（1990～2009）编纂工作，仅就县（区）志的编纂组织管理谈一点个人的意见和建议，供各位同仁参考。

一、县志编纂的组织准备

县志编纂工作是一项庞大的系统工程，不是某一个部门，某一个单位所能独立完成的。首轮修志经过20余年的探索与实践，业已形成“党委领导、政府主持、地方志机构主修”的修志工作体制。二轮修志开展以来，各地根据实际及进一步提高志书质量的要求，纷纷增加了“专家参与”这一条，使体制更加完善，也使志书的编修质量在机制上有了根本的保证。这一体制，将是我们二轮修志普遍坚持也必须坚持的一条基本经验。

基于修志体制的要求，各级政府均成立本级地方志编纂委员会。作为县级而言，一般由县委书记担任名誉主任，县长担任主任，主管修志工作的县委副书记、政府副县长及县志办主任担任副主任，县委办、人大办、政府办、政协办、人武部、组织部、宣传部、政法委、人社局、经发局、财政局、文体局、统计局、档案局等部门主要领导担任委员，有条件的地方，还选任1～2名专家、学者委员。编纂委员会是修志工作的领导机构，主要负责协调解决修志工作遇到的困难和问题。编委会要根据主任和委员换届、历任随时调整。从1984年首轮修志开展至今，黄陵县志编纂委员会历经七届，期间根据工作需要，对委员多次进行调整；县志办机构保留至今，为两轮修志的持续健康发展奠定了扎实的组织基础。

在编委会机构逐步确立和不断完善的基础上，根据二轮修志工作需要，要迅速成立各分编编纂领导小组和编纂班子。根据黄陵县的实际，我们按照《篇目》分工，确立26个牵头单位和165个承编单位。承编单位按照《篇目》所分配的任务，负责搜集、整理资料，形成资料长编。牵头单位则按照本编《编纂方案》要求，组织协调承编单位开展资料搜集、整理和编纂工作，形成本编初稿。牵头单位和承编单位均成立编纂领导小组和编纂班子，统一在编委会的领导下开展工作。编纂领导小组必须由本部门主要领导担任组长，一名分管领导担任副组长。编纂班子要确立本编主笔人，主笔人要由熟悉本部门、本行业工作，责任心、事业心强，文字功底好，身体健康的同志担任。续修《黄陵县志》编纂工作启动之初，全县成立编纂领导小组191个，编纂班子33个，确定主笔人33名，资料员364名。

二、全面启动前的工作准备

县志编纂工作是一项艰苦细致的著述过程，没有扎实认真的前期准备就会导致工作开展中的手忙脚乱，发生“头痛医头，脚痛医脚”的乱象。二轮修志先期开展的一些县（区），多数在时限上都超越了五年的规划，达七年以上，而编纂的质量也是良莠不齐，真正能够成为精品的寥寥无几。因此，在全面启动志书编纂工作前，扎实细致的做好各项前期准备工作就显得十分重要。

（一）拟定修志规划

修志规划是地方志事业发展的中、长期愿景，也是一个地方修志工作的纲领性文件。1999年，黄陵县在完成新编《黄陵县志》（1995版）、《黄陵县志》（影视版）出版发行之后，即拟订《黄陵县志工作十二年规划纲要（1999～2010）》，先后提交县志编委会、县政府常务会议讨论通过后，于2000年1月8日经县人大常委会审议颁布实施。《规划》中，对2013年以前用五年时间完成第二轮《黄陵县志》编纂工作作出明确规定。《规划》同时明确了确保编纂任务按期完成的一些保障性措施。此后随着全县经济社会发展步伐，在编制全县第十个、第十一个《国民经济与社会发展纲要》时，县政府充分听取修志部门的意见，将修志工作写入《纲要》，在制度上保证了二轮修志工作的按期实施。

（二）拟定《凡例》和《篇目》

《凡例》为志书之首，规定制约志书编纂全过程的行为准则。《凡例》的制定，应始于制篇、编纂之前，补充修改于编纂之中，完善审定于成稿之后。但在实际操作中，多数编纂者均在成稿之后参阅其它才制定这一“准则”，使其失去了“发凡起例”的要义。方志学者傅振伦指出：“修志之道，先严体例。义不先立，例无由起，故志家必以凡例冠之”（《中国方志学通论》1935）。因此，在制定《篇目》，开始收集资料、编纂之前，必须首先拟定《凡例》。《黄陵县志》（1990～2009）《凡例》计11条，分别从指导思想、编纂原则、志书体例、志书断限、记述范围、志书内容、立传标准、行文规则、资料来源、特殊问题10个方面对全志编纂予以指导和约束。

《篇目》是志书的总体设计和基本框架，是纂修工程的设计蓝图。设计科学合理、操作性强的篇目，有利于修志工作的顺利开展。和《凡例》一样，《篇目》从设计伊始，到总纂成稿，也要多次修改完善。《黄陵县志》（1990～2009）《篇目》设计、修订经历了三个阶段。一是设计之初，我们按照《地方志工作条例》《地方志书质量规定》（之前为《关于地方志编纂工作的规定》）相关要求，结合《国民经济行业分类标准》《自然科学分类标准》等，严格遵守“事以类聚，类为一志”及“横分门类，纵述史实，以横为主，纵横结合”的基本原则，经过近两个月的充分讨论，形成《建议性篇目》。该《篇目》形成后，我们提前半个月印发编委会各委员单位，并向社会公开征求意见，在吸收各方意见进一步修改完善的基础上经编委会讨论通过，并报省、市地方志办公室审查备案。二是收集资料和编纂过程中，县志编辑充分吸收各部门单位专业人员的意见，对部分编、章、节、目做了微调，以期更加符合部门行业实际。三是按照市级复审要求，进一步修订篇目，并邀请省内修志专家对篇目“把脉”，逐步确定省级终审《篇目》。目前，处于复审修改阶段的《黄陵县志》（1990～2009）稿，《篇目》除序、凡例、概述、大事记、附录、后记外计32编174章663节，较最初设计篇目而言，合并2编，新增1编。《篇目》对具有黄陵地方特色的黄帝陵、果业、煤炭升格处理，单独成编。

（三）拟定《编纂工作实施方案》和《编纂任务分解方案》

《编纂工作实施方案》是指导县志编纂工作具体开展的纲领性文件。其具体内容包括编纂工作的目的意义、指导思想、编纂任务、体例要求、工作步骤和组织领导6个部分。其工作步骤安排要结合本县实际，主要是县情实际和编纂力量实际。《〈黄陵县志〉（1990～2009）编纂工作实施方案》规定在2008年7月至2013年7月用5年时间完成编纂出版任务。其工作步骤划分为5个阶段：2008年7月至12月宣传动员培训安排部署；2009年1月至12月牵头单位审定报送初稿；2010年1月至12月总纂、县级初审；2011年1月至2012年7月市级复审、修改；2012年8月至2013年7月省级终审、出版。之所以将市级复审修改安排为一年半时间，是考虑此次审稿修改量大，为确保志书质量的最关键的环节。事实证明，这一阶段安排，较为符合黄陵县情及编纂实际。

《编纂任务分解方案》是便于牵头单位、承编单位搜集资料、组织编纂而对《篇目》予以分解、细化，形成的编纂工作指导性方案。这一方案的制定要根据本县各部门、单位工作范围和工作职能的特点予以划分，同时要对市场经济条件下部分归属不够明确，如商业之个体、私营经济，社会生活之人民生活、民风民俗，大事记、拟入志人物等资料的调查作出统筹安排。这样以来，方能够使各部门、单位在搜集资料编写过程中有的放矢，有较强的可操作性。《〈黄陵县志〉（1990～2009）编纂任务分解方案》将全志33编分解落实到26个牵头、165个承编单位，任务明确至章、节，并明确了商业、社会生活领域16项社会调查专题，为志书资料搜集的全面性奠定基础。

（四）培训编纂人员

提高志书质量，编纂人员是决定性因素。就《黄陵县志》（1990～2009）而言，编纂人员包括县志主编、编辑，牵头单位主笔人、承编单位资料员三个层次。要把全县这三个层次400余名修志人员全部培训成修志专家，是不现实的，也是不必要的。因此，人员培训最重要的就是分层次，有针对性，有重点地予以培训。首先要通过多种形式培训好县志主编和编辑。在本轮修志全面启动之前，我们就按照地方志编纂人员培训的有关要求，通过外出考察学习、单位日常业务学习、参加全国省市地方志培训班、邀请专家来黄陵培训等方式，对志办全体编纂人员予以培训。仅近三年来就先后参加陕西省第二轮志书编纂业务培训班、延安市宁波大学第二轮修志业务培训班4次23人次，且每次培训均达到5～7天。二轮修志启动之后，我们在进一步充实志办修志人员（由5人增加至9人）的基础上，编委会又聘请了3名参加过首轮《黄陵县志》总纂的专业人员充实到志办修志队伍中来，并在两年时间内将全体12名专业修志人员人均培训2次100个课时以上。其次要培训好牵头单位主笔人和承编单位资料员。2008年7月29至31日，我们召开为期3天的全县第二轮修志工作业务培训会，聘请省、市修志专家对各牵头、承编单位主管领导、主笔人、资料员近300人进行授课。随后的两个月时间内，我们又组织县志办编辑到各牵头单位对主笔人、资料员开展培训26场次400余人次，重点培训资料的收集与整理。

同时，编纂人员的培训应贯穿于编纂工作的始终。在编纂工作开展的过程中，我们逐渐形成主编培训编辑，编辑培训主笔人，主笔人培训资料员的分级分类培训机制，强化了志书编纂过程中的业务培训和业务指导，保证了分配给部门单位的资料收集整理任务的按质按时完成。

三、编纂工作组织管理

编纂工作的组织管理是一个严谨细致而又复杂繁琐的研究课题，同时又是落实志书规划，变蓝图为实体的编纂工作具体化过程。就目前而言，依靠行政推动和社会各界的配合依然是我们编纂志书的重要手段。因此我们各级地方志机构要充分发挥政府赋予我们的工作职能，加强志书编纂的组织管理，确保编纂工作按照《规划》《方案》有序开展。结合黄陵县的实际，我们将2008年7月至2009年12月这主要由牵头、承编单位完成初稿的一年半时间划分为3个阶段，并根据各阶段任务及时督促检查，保证《方案》划定的阶段任务时限落实到位。

（一）全面动员

2008年7月17日，在各项前期准备工作基本就绪的基础上，我们召开了《黄陵县志》（1990～2009）编纂工作动员大会，各乡镇（街道办）、县级机关各部门、各企事业单位、驻黄各单位主要负责人180余人参加会议。会议对5年时间完成二轮县志编纂任务作了全面的安排部署，县长（编委会主任）还与33编26个牵头单位及11个乡镇（街道办）签订了《目标责任书》。会议同时印发了《关于调整县志编纂委员会组成人员的通知》《编纂工作实施方案》《〈黄陵县志〉（1990～2009） 篇目》《编纂任务分解方案》等规范性文件。会后，各部门、单位进一步贯彻落实会议精神，分别召开本编动员会议，层层细化、分解任务，签订《目标责任书》，大力开展宣传，在全县范围内营造了浓厚的修志工作氛围。

（二）整体推进

在各级各部门各单位先后召开动员会，层层落实任务的基础上，推进编纂工作的整体开展就成为首要的任务。这里，要解决好三个问题。首先是部门领导的思想认识问题。实践表明，多数部门领导对修志工作有足够的认识，能够亲自安排，亲自督查，甚至亲自拟定《方案》，亲自动手修改志稿。但仍有部分领导对修志工作缺乏认识，对待修志敷衍了事。对此，我们通过与其座谈、赠阅地方志刊物、组织观看《方志中国》、编委会领导约谈等形式，逐步使原先认识模糊的领导对修志工作重视起来。有了部门领导的高度重视，修志工作需要的经费、办公设备、工作时间就有了保障，工作开展起来就容易多了。

其次，要切实解决各单位在修志过程中遇到的实际困难。修志工作涉及各行各业，编纂任务量大面宽，“既要有人，又要花钱”。这对于一部分经费紧张、人员紧缺的单位而言，的确是实际存在的困难。对此，我们多方协调，通过追加经费、以奖代补等形式，弥补部分单位经费的不足；通过推荐、借调、选拔等形式，为部分单位聘请专职人员开展修志工作。同时，对部分牵头单位与牵头单位之间、牵头单位与承编单位之间、承编单位与承编单位之间相互推诿扯皮的现象，通过召开座谈协调会，理清归属，明确任务，严格措施，使其既各负其责，又相互配合。

再次，要强化牵头、承编单位之间的分工协作。为了充分发挥行政推动这一有效手段，我们在安排部署上为每一个专业编确定1个牵头单位，下辖若干承编单位。牵头单位负有组织、协调本编编纂的职责，并最终按要求完成本编初稿。承编单位要按照牵头单位本编《编纂实施方案》要求，在规定的时限内搜集整理本单位资料，形成规范的资料长编上报牵头单位。牵头单位与承编单位之间既有分工，又有协作。

解决好以上三个问题，修志工作的整体推进就可以按照“765”（7个月左右的时间搜集资料、6个月左右的时间形成资料长编、5个月左右的时间形成初稿）阶段安排有序进行。编委会及时组织督促检查，县志办加强业务指导，考核部门严格考核，基本可以保证绝大多数牵头单位在规定的一年半时间内上报初稿。

（三）分类指导

在整体推进半年左右的时间，各单位已经收集整理大部分资料的情况下，我们按照各编的工作进度，适时转入分类指导阶段。一是加强基础资料的收集指导。县志办分管编辑、牵头单位主笔人深入各承编单位，对照《篇目》所列章节，悉心查阅其收集的资料，对资料是否全面、是否准确、是否有入志价值、是否“空对空”予以甄别，并在岗培训资料员，扎实做好资料的弥充和修正。同时，分管编辑和牵头单位主笔人审阅资料、与资料员的相互研讨，有助于其熟悉资料、学习行业专业知识，对其后期的整理和编纂有着积极的意义。二是加强资料长编的分类整理指导。资料长编是把收集的基础资料经过归类、筛选、考证核实后，按篇目要求，以时间顺序纂辑而成的长编资料。它是初稿的雏形，具有半成品的性质。我们在具体的指导过程中，要求各单位资料员按照篇目细分类别，逐一归并，通读资料，消化吸收，组织资料，形成长编。并通过与资料员的共同探讨，对具体资料具体分析，手把手教会其纂辑资料长编的方法，确保形成的资料长编能够满足初稿编写的需要。三是加强初稿的编写指导。各编主笔人在与县志编辑多次深入承编单位审查资料的搜集和整理过程中，对县志入志资料的选用、编写的方法基本掌握。在本编资料长编全部审查上报之后，在县志编辑的指导下，主笔人即可着手编写本编初稿。编写的过程中，可与县志编辑、承编单位资料员讨论交流，以准确把握资料，运用资料。

（四）督促检查

督促检查是推动工作开展的重要手段。修志工作更要强化督促检查。根据黄陵县的实际，编委会除了把修志工作纳入年度考核外，同时提出“一月一汇报、两月一检查、三月一通报、半年一小结、全年一总结”的要求。按照这一要求，县志办与县委、政府两办督查室深入各牵头、承编单位督促检查工作，组织召开汇报会、通报会、推进会。在这一年半的时间里，除县志办日常检查外，由两办督查室参加的集中督查、检查7次，编委会领导参加的各类会议8次，有力推动了修志工作的整体开展。同时，县志办还编发了《县志工作简讯》19期，及时通报工作进展，交流工作经验，表彰先进，激励后进。

四、编纂质量管理措施

质量是志书的生命。第二轮修志工作开展以来，从上到下，更是把质量要求提升到一个新的高度。刘延东同志在第四次全国地方志工作会议上指出：“要坚持质量第一的原则”，“地方志作为为党为国为民立言的重要历史传承，体现了社会主义核心价值体系，是增强社会主义意识形态的吸引力和凝聚力的重要载体，具有时间跨度长、内容全面丰富的特点，并有严格的体例和规范要求，需要汇集各方力量和专业工作者的集体智慧共同完成，不同于一般的研究论著。因此，确保地方志质量至关重要”。2008年9月16日，中国地方志指导小组出台的《地方志书质量规定》分别从观点、体例、内容、记述、资料、行文和出版七个方面对全国第二轮三级志书的编纂质量作出具体规定。为了确保我们编纂的志书更加贴近这一要求，除了牢固树立质量意识并把质量意识贯穿到编纂工作的每一环节外，我们还要在工作机制上、工作措施上予以加强，从而使“质量第一”不成为一句空话。

（一）把好部门初稿编写关

各牵头单位组织承编单位搜集整理资料，编写初稿，是志书编纂的第一阶段，也是困难最大、问题出现最多的一个阶段。这一阶段，在质量问题上要给予足够重视，尽可能把该解决、能解决的问题解决掉，不然会在总纂时造成大的缺失，弥补起来也更费时费力。《黄陵县志》（1990～2009）编纂过程中，我们除强化部门资料搜集、整理、编写各环节的业务指导外，重点对上报的初稿进行了严格把关。具体是拟定标准，召开“两会”，规范上报。在各编陆续完成初稿即将上报的过程中，编委会下发了《关于各编召开征求意见会、初稿评审会的通知》，并拟定《各编初稿评审标准和评审办法》，用近4个月的时间，组织各编先后召开“两会”。

第一个会为征求意见会，旨在把好资料关。会议要求本编牵头单位将初稿校对打印10～15份，提前半个月送达本编涉及的部门、行业、单位的老领导、老同志进行审读，重点对志稿的史实予以补充和订正。县志办联系编辑出席指导会议，认真做好记录，并在会议结束后敦促牵头单位落实会议上的主要意见。

第二个会是初稿评审会，旨在把好编写关。会议要求牵头单位将征求意见会所提意见、建议落实到位后方能召开。会议由县志办主持，评审人员由县志办邀请熟悉本编内容的行业专家3～5名、社会学者1～2名，修志专业人员3～5名组成。会议同样要求牵头单位要提前半个月将稿件打印送达评审人员。会上，各评审人员分工负责，全面对初稿的资料、内容、结构、记述方法等予以评审。会后，各牵头单位梳理归纳评审意见，形成本编《修改完善意见》，报县志办审查同意后在一个月左右的时间内落实到位。

以上“两会”召开之后，各牵头单位对稿件作了进一步的补充和完善，并按照编委会《各编初稿报送要求》规定的规格、样式、份数打印装订，以正式文件上报编委会，至此，各牵头、承编单位完成初稿。

（二）把好志办分纂总纂关

各编初稿上报后，我们即着手分纂。分纂是志书编纂的一个重要环节。分纂成功与否，直接关乎志书的质量。为把好分纂关，我们首先由主编、副主编（2人）、分纂编辑分别审阅志稿，分别提出个人分纂意见，经讨论确定较为具体的《分纂方案》，然后由分纂编辑按照《方案》进行纂写。分纂要注意把握重点，如资料、篇目、内容、记述及衔接等，都要尽可能达到总纂要求，不能仅对各编上报的初稿简单加工，应付了事。分纂同时要根据全志需要，基本确定各编字数。确定字数既要突出重点，又要相对均衡。初稿纂写完成后，再由以上4人共同审定，提出修改意见，再次补充完善。这里，需要说明的是，属于县志办自身承担的如大事记、人物、图片等，也要与各专业编同步安排，同步进入分纂，以免在志书总纂时拖全志的后腿。

各编分纂基本结束，或大部分完成的情况下，即可考虑开始总纂。总纂是志书编纂的重要一环，也是提升志书质量的重要手段。作为县志，虽由多编组成，但毕竟较市、省志而言，部头较小，由主编一人完成即可。但为了把好总纂关，也为了发挥集体智慧，应在总纂之前首先制定并充分讨论，形成较为详细的《总纂方案》。《方案》要着重解决各分编的交叉重复、断线缺项、首二衔接等问题。具体来说，主编在总纂过程中，主要要做的工作就是“正观点、严体例、核内容、统行文、精校勘”。总纂中，部分编在遇到具体问题时，主编可与副主编、分纂编辑，甚至牵头单位主笔人、资料员进行沟通、讨论，确保志稿总纂真正体现质量要求。

分纂、总纂均为志稿成书的关键环节。把好分纂关，总纂就相对轻松。因此，我们提倡主编总纂的提前介入，即在各编《分纂方案》制定时，即要贯穿主编总纂思想，使各编分纂的志稿更加贴近总纂要求。

（三）把好志稿复审终审关

总纂稿完成后，首先要召开县级初审会议。初审的范围尽可能广泛，做到广开言路。尽可能多聘请一些熟悉县情、认真负责、热心修志的老同志担任评委。评审的重点应偏重于资料和内容，同时兼顾编纂。对志稿的体例是否完备，述、记、志、传、图、表、录、索引的应用是否恰当，分类是否科学，领属是否合理，详略是否得当，资料是否缺漏，记事角度是否妥贴，行文是否规范进行全面严格的审查。县志办要对评审的意见、建议梳理归纳，择善而从，形成修改方案，继而进行修改完善，达标后报送复审。

复审由市地方志办公室组织开展。复审是志书审查的关键环节。审查的重点不单是资料和内容，而是内容与编纂并重。参评人员应行业专家与修志专家各半。《黄陵县志》（1990～2009）复审会议于2011年4月26～30日召开。评委由市志办邀请的部分领导、行业专家、修志专家、社会学者和研究者近30人组成。评委的构成较为广泛，评审的组织也较为严密。除1人担任主评外，每编至少有2名评委进行评审。各评委按照《地方志书质量规定》《陕西省第二轮三级志书行文规范》等对志稿全面“把脉”，并对部分较难把握的内容开出“药方”，总体体现了严格把关的要求。会后，我们已经近一月的充分讨论，拟定《复审稿修改意见》，计七大类316条。目前，已召开二次动员会议，由各分纂编辑会同各编主笔人、资料员进行充实修改。

终审由省地方志办公室组织开展。鉴于我们目前正处于复审意见修改落实阶段，为确保复审修改稿能尽可能接近终审要求，我们将复审修订的《篇目》在报送市志办审查的同时，也上报省志办请专家把关。终审较复审而言，相对范围要小，但审查重点有所变化。重点要对志稿是否体现辩证唯物主义和历史唯物主义的基本观点，是否突出时代特色和地方特色，是否坚持实事求是的原则，对重大方针政策执行的记述是否真实规范，是否认真执行国家的有关保密规定等问题进行审查。终审会议之后，县志办要按照评审意见修改到位，形成书稿清样，上报省志办审查验收通过后报出版社审查。

（四）把好出版校对印刷关

书稿清样完成之后，并不能说大功告成。首要的工作是，严格校对，把好这一关口。校对工作至少包括毛校、专职校、作者校、责编校、校红、审读校等多道工序。其最重要的是培养校对人员的质量意识和责任意识。力争不出错、少出错。其次要选好出版社和印刷厂。书稿在交出版社审查之后，也会有少量变动。这次修改，要慎之又慎，力戒出错。同时，在给印刷厂提交电子文稿后，要悉心将发排文稿与提交文稿进行比对，防止发排转换中出现文字乱码等现象。要关注装帧印刷质量，对用纸、用墨、装订等都要认真检查。至于出版方式、印刷规格及要求，可按照《陕西省第二轮三级志书出版印刷规范》执行。鉴于目前我们尚未达到这一阶段，笔者对此不做过多探讨，仅希望我们本着“质量第一”的原则，借鉴浙江省《萧山市志》的做法，先出版印刷800～1000册试印本，投放社会，进一步广泛征求意见，嗣后再出版印刷正式本。

总之，县志是三级志书的重要组成部分，编纂工作任务量大面宽。5年时间白驹过隙，转瞬即逝，如果不能精心筹划研究、切实组织实施、严把编纂质量，就会变成“为完任务而修志”，编纂的志书难以经世致用，造成巨大的人力物力的浪费。我们应该抱着对历史、对人民、对子孙高度负责的态度，知难而进，以苦为乐，竭尽全力，编修好新时期的新志书，为当地经济社会建设做出贡献。