办公室采取公文收取、登记、管理电子化的实践方法探讨

文/武汉市人力资源社会保障局局办公室 屈晓

办公室是单位领导的参谋部和办事机构，也是一个综合协调协调管理部门和对外服务的窗口，工作质量的好坏直接影响各部门工作的有效开展和整体对外形象,为此领导对办公室的工作十分重视,同时也提出了更高的要求。公文处理工作是办公室的一项重要工作，其中包括：公文的拟制、收取、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作，具体涉及到签文的制发、收文的处理（如签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等）、公文的管理（如平时归卷、年终立卷、查阅、归档）等环节。其细化的工作就是将接收到的外部会议通知、来文来信、督办及领导批示件和单位内部上级、同级、下级的文件资料、重要会议精神、本单位领导主持开会时间及内容等信息工作的进行及时地收集、分类及处理（不含机要和办文），这项工作对辅助领导安排、开展工作、做出决策有很大的帮助，要求执行者时时围绕以上工作为核心。虽说办公室工作只是“收收整整”，但真正做好也不容易，一切工作都应在实际工作中不断优化工作流程，形成正确的思路，应用有效地方法，科学、规范地将每日接收到的公文资料信息利用本单位局域网络功效在第一时间处理完毕，提高办公室信息服务水平，为下一步建立先进、高效地OA系统奠定基础。基于此目的，笔者将办公室公文的收文处理、登记、签发等实践方法及体会小结如下。

一、建立规范的信息化电子公文处理表格

公文处理是一个纷繁复杂的系统工程。公文处理从撰写、审核、核印、分发、拟办、批办、承办，归档的整个调查时一环扣一环。作为一个运动着的整体，特别讲究系统性，无论在哪个环境上出了问题，都将影响整个公文工作的运转。办公室公文处理具体工作是将收集的各种公文信息为机关领导决策、指导实践、推动工作提供重要依据，公文信息收集准确方能起到决策准确，信息的分类清晰、职责分明、宏观控制的作用，信息反馈及时又为领导决策的实施与调整提供可靠的保证。办公室公文信息收集、分类、处理是各横向和纵向部门沟通管理的主体与客体的信息源，采用规范、简洁、明了的公文电子表格进行登记及处理，并将每日大量的、各种不同形式、不同类型的信息在表格上清晰的反映出来，为领导掌握时局信息尤为重要。

（一）设立信息化电子公文处理表格的内容

收文登记是管理收入文件的“账目”，用以记录公文收入及其处理情况，控制文件的运转，明确交接责任，避免紊乱，设立工作登记是管理与保护文件的必要措施。公文处理采取电子表格登记、处理是实行办公自动化（OA）的前期工作，表格登记项目是根据公文分类决定的，公文登记主要分普通公文和机要公文，普通公文登记主要对指导性文件（如命令、决定、决议、通知、会议纪要等）、请示签发性文件、沟通情况性文件属于本电子表格登记范围。笔者自制的电子《办公室公文收发、分类、处理登记表》共分为《指导性公文分类处理登记表》和《请示签发及沟通情况性公文分类处理登记表》二种类型，文件登记项目包括收文顺序号 文件标题、承办单位、签收、备注、月总数合计等6个子栏目和信息来源、信息分类、信息内容、各级领导批示、信息进度跟踪、信息处理结果等6大类别。信息来源包括：纸质版文件、电话传真文件、网上收发文件、电话口头通知、专人送递文件等内容；信息分类包括：会议通知、外来业务流转文件、市委市政府督办件及领导批示件、所管辖的各级部门公文、上级下达的工作任务及批示等内容；信息处理包括：信息流向（文件发的放部门）、接受信息者（参会领导）、收文时间、回告时间、联系人及处理结果等内容，每项信息处理完毕后由登记人标注确认，下班前将一天的全部信息处理情况进行回顾性检查。对当天公文处理必须做到及时、迅速、不拖拉、不积压，收文日清、日清日分发。

（二）电子公文处理表格的使用方法

首先，在办公电脑局域网内建立一个专项文件夹，将该表格收藏在此文件夹内，由专人负责办公室普通公文信息的收集、登记、分类、处理。公文签收后应将收件分门别类，登记时要逐件、逐项填写电子登记表，实现一类别一表格，登记时要规范、准确、细致、不能漏项。如果是紧急文件或紧急会议通知，应采取初审、登记、分送、批办的工作流程，按其公文性质和办理要求分别在第一时间向办公室分管领导汇报，得到批准后将其公文送有关给领导或有关部门进行承办、拟办、批办、传阅、催办等处理环节。为了防止网络故障，电子登记表一定要有备份，防止信息丢失。

二、办公室公文信息流程的管理

公文的质量管理是指公文制发、处理、管理等，并贯穿于公文处理全过程。办公室公文处理的最基本的工作任务是收文、签收、启封、登记、审核、分送、批办、催办、收卷等多个环节，只有建立规范、科学、标准化的的公文处理流程，才能提高办公室工作的全面质量管理水平。因此，在规范了公文处理流程的基础上，本单位办公室还建立了公文信息管理流程。

（一）信息收集、处理流程

对每项公文信息按常规流程或特殊流程执行，常规流程适用于普通公文信息源，即：文件信息收发→登记→审核→分送→汇报→催办(批办）→核签。特殊流程适用于紧急信息或特殊信息源，即：签收→登记→初审→汇报（电话记录与整理）→承办或传阅→催办→答复→反馈→核签。

（二）信息流程的管理

公文管理主要包括公文的平时归卷、年终立卷、查阅、归档等环节，但为了快捷搜索查阅历史公文，要求信息登记管理流程规范，可操作性强，并可一键式查询，因此，办公室对公文信息实行了收文日清→日分发→日反馈→日归卷→日合计→周归档→月存档管理流程，如果需要查阅历史公文信息只需根据年、月、日即可立及查阅，方便、快捷、清晰，规范的信息管理流程提高了办公室工作效率和工作质量。公文文件夹设有密码，由专人负责，即便是普通公文，信息也不能随便公开和查询，必要时由分管领导批准后专人负责查询，维护公文的权威性。

（三）纸质版文件归档流程

办公室每天的文件信息收发的种类很多，大多数文件为纸质版，如何对各类纸质版的文件资料在接收后进行分类登记、反馈、衔接、处理还存在纸质版文件归档问题。收到的纸质文件在第一时间跟上级领导汇报的同时需在登记表上作好详细登记、及时跟踪各类信息（通知、文件）流转情况，特别是督办件、领导批示件、重要、紧急会议等信息登记后需及时传递给相关部门或处室并实时催办、跟踪。因此，在执行电子表格登记时应根据不同类别的公文特点，做好纸质版文件的系统编目、使用、传阅控制、分类归档，对发给各级领导的各类重要文件资料要定期收集，并整理归档、立卷，严格按有关规定，保证纸质版重要文件不丢失。对单位内部各部门（处、室）给领导的纸质版请示（汇报）文件、领导的批示回复、各部门（处、室）之间业务往来的纸质版文件、文档资料等按内容、时间顺序等要进行存档管理。每天下班前将已办结的纸质版文件与电子表格对照，统一编号、标注以便归档以及日后查询。

三、实践效果分析

（一）完善办公室信息工作职能

办公室既是机关具体的办事机构，也是机构信息的枢纽部门，承担着机关内外，垂直部门之间、机关上下级之间、管理层和各部门之间及内部员工之间的信息采集、传递、加工保管工作，随着机关职能和对社会所付的责任和义务的扩展，办公室处理信息工作出现了信息量大、内容复杂、时间性强、形式多样的特点，由于工作量大时容易出现会议通知漏传或延传的情况，特别是上级紧急的会议，因此，保证各类重要信息快速的上传下达，准确地做好信息管理就显得十分重要。在工作中将采取电子表格收集、登记、分类、处理，可有效地避免了上述情况的发生。

（二）推进办公室信息工作的规范化

办公室信息的处理重在及时、准确，而且强调按轻重缓急的原则，但由于当天的各类信息不是在固定时间，数量和种类、形式也有不同，所以，凡收到一个信息要立即处理，处理的结果也要及时标注以备查询。过去的方法是将文件或传真、网上传递的信息，凭经验先简单分类，放在资料夹内，有急件先处理，等忙完了再登记在纸质版的表格中，有时忘了登记，使文件的数量和是否已处理印象模糊，特别是查找过时的重要文件时没有登记记录。现自制的电子表格眉目清楚，填写简单、方便，按规范的流程登记，既保障了收集信息的完整性，而且开机点击鼠标查询清晰、准确、完整，提高了工作质量和效率。

办公室工作，上传下达、下传上达如果没有规范、严谨的工作流程和科学的登记管理制度，很容易让信息中断、省略或失真、漏传，笔者认为，只有在工作中不断改进工作方法，才能做好办公室信息管理工作，这也是提高行政办事效率的重要举措。

[1]齐文炎,朱辉,闫霞.关于企业办公室工作的创新与思考[J].办公室业务,2012,(01).

[2]张得宝.党政和机关公文处理工作条例与实务全书[M].人民出版社,2012.5,1.

[3]堪君.浅议办公室信息工作[J].文秘,2009,39-40.