人事档案管理存在的不足及完善对策

文/华北油田第一采油厂 孟祥红

一、石油企业人事档案管理中存在的主要问题

（一）档案管理的认识现状

从我国石油企业的人事档案管理现状来看，很多管理者对于人事档案的管理都存在认识不清的情况，认为这项工作在企业的整个管理过程中显得微不足道。他们将人事档案管理工作归结为员工个人资料的保管工作，对于整个单位来说显得可有可无，只要信息不会透露出去，并且能够应付查档就行。还有一些领导认为人事档案的管理工作应该交付于人事部门的档案部门管理，自己就可以不用管理了。领导有如此想法，员工亦然。石油企业的员工对于自身所工作的人事岗位也不够重视，认为档案资料全部都是身外之物，根本不会影响自己的工作业绩，因此在实际工作中常常会故意忽视人事档案的存档以及整理工作。这些都说明了在石油企业发展过程中管理手段以及管理观念的落后。

（二）缺乏有效的管理措施

石油企业管理部门要想提高办事效率和工作质量，很大程度上归功于人事档案管理的众多规章制度。但是现存的很多规范等内容都存在缺陷，尤其是在石油企业的档案资料流通过程中，无法将企业是石油经济的发展过程融入到整体的管理工作中，缺乏对工龄的变化性认识，遇到特殊情况下的折算问题时，对于劳动合同的延续性以及相关资料的补充等都未做到及时有效，如果遇到相关资料的流失或者破损，则相关重要资料会随着档案的转移而变得越来越杂乱，以至于在后期处理中难以正确补充，对于个人工作的影响将会扩大。然而在很多石油企业的内部，没有一个专门的人事档案管理部门，这项工作主要由人事部工作人员兼职。所以总体来说档案资料比较杂乱、分散，难以快速查找，也没有严格按照相关规定进行整理，给人事档案管理工作的运行带来极大的不便。

（三）档案管理人员专业性不强

大多数档案管理的工作人员都是临时的，有些甚至都没有接受过正式的培训就直接上岗了，导致档案室的工作人员流动情况相当频繁，新上岗的员工大约占了一半以上，加上各个部门之间很少举办一些知识讲座或交流会议，很多员工对档案的管理工作还是一知半解，对工作的业务如整理、归档以及编排等内容没有完整掌握，对于档案管理的重要性认识不足，难以在实际工作中适应业务需求。同时，这种情况也会影响到企业其他部门的正常工作。

（四）人事档案管理的硬件设施缺乏

很多石油企业由于受到资金条件和办公设备的限制，将档案保存室、人力资源办公室以及阅档室结合在一间办公室内，人事档案的存储没有完备和齐全的设施。且绝大部分的档案室都比较简陋，由于档案经费的投入不足，企业内的档案室设备陈旧老化，建设没有达到标准规范。我国的大多数石油企业内部都没有建设独立的人事档案资料部门，也没有系统化的配备设施。有些档案资料的存储环境特别狭窄阴暗，潮湿的环境容易引发资料的霉变，将会对档案资料的相关信息造成损害。

（五）人事档案内容信息不明

出于各种原因，很多石油企业的人事档案资料内容精确度和质量都不高，缺乏实用价值，人事材料的内容大多是空洞的、不明的，一些反应真实情况的资料很少，如一些道德品行、技术能力、业务知识、相关专长等都被忽略了，却将员工的学历、经验以及工资等情况详细列出来，导致内容的主次不清。尤其是在档案资料中的一些定论性材料比较多，相关的细致描述却很少，将优点都罗列出来却刻意避免缺点。一些个人感悟和总结或者领导讲话等内容大多泛泛而谈，不能客观公正地反应员工的实际状况。

二、对人事档案管理的完善对策

（一）提高对档案管理的重视

石油单位的领导应该加强对人事档案管理工作的重视，尤其是对于人数部门的管理者而言，应该提高自身的档案管理意识，充分了解认识档案管理工作在整个管理过程中的重要地位。尽早将人事档案的管理控制工作提上日程，并列入公司的日常议事程序中，周期性制作工作报表，及时采取措施解决认识档案管理工作中的实际性问题。对档案的管理工作进行专门的研究和部署，并制定周期性计划方案，安排近期内的相关工作和以后的预期工作，将各个工作日程和方案进行有计划地部署落实。要积极主动地关注档案管理员工的日常工作生活，采取适当的奖惩制度，给予圆满完成工作任务的员工以一定的奖励，拓宽他们的升迁渠道，在得到认可和赞扬的同时将会更加积极卖力地投入到工作中，对档案管理工作的重要性认识也会大大加深，最终将有利于提高档案管理工作的质量和效率。

（二）提高档案管理工作者的专业素质

为促进时间表上认定工作的顺利实施，实现档案管理任务的达标，管理人员应该采用科学化的眼光看待石油发展的前景以及市场动向，因地制宜地完善档案管理措施。此外，对于人事档案的资料整理工作需要技术性以及细致的工作态度，有关条例中规定，档案的整理工作必须要认真严谨、准确分类、有序编排。在此过程中，要不断加强对档案管理工作者的专业培训，深入学习石油企业的人事档案管理的规章制度，在学习理论知识的基础上还要加强对实践性的认识。用创新的眼光和发展的思维看待新时期的档案管理工作，拓宽自身的眼界，满足石油单位的丰富多变的信息要求，适应石油企业的发展目标

（三）建立科学化石油人事档案管理制度

在石油企业现有的档案管理工作中，主要是以分布集中式的档案管理模式为基础。而是用主体集中式的管理模式则更能将一些分散的信息整合管理，使管理程序更加规范有序。根据管理工作的实际情况，一切从实际出发，制定出一套完善合理的人事档案管理制度是至关重要的。将档案的归档、传递、保密以及检查等工作行程完整的工作流程。在制度被建立之后，要注意制度的落实情况。按照相关的规范要求，及时监督控制该项制度的执行情况，保证档案管理工作逐渐走向规范化和制度化。

三、结束语

综上所述，在石油企业的人事档案管理工作中，存在不足之处的主观原因就在于档案管理人员专业性素质不强，客观上就在于资金投入以及管理制度存在缺陷。因此，在实际工作中要加强对制度的完善、资金的投入以及人才的培养，并面向石油市场制定完善的管理模式。顺应社会发展的要求，将现代化的科学技术融入石油企业的管理工作中实现一体化和信息化管理。

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