文档一体化后如何推行“随办随归”的探索与实践

文/国网马鞍山供电公司 沈浩洁

马鞍山供电公司随着协同办公系统的深入应用，使文、档一体化成为现实，从文书和档案管理的两个方面，保证了归档的文件材料内容的真实性和完整性、元数据数据结构的一致性，也使推行“随办随归”工作显得尤为必要。

所谓“随办随归”，就是将办理完毕须归档的文件材料及时预归档，革新了以往集中耗费大段时间进行归档文书整理立卷的做法，调整了文件归档工作的流程，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作的收发、登记、运转、承办、催办以及档案工作的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。使办理完毕的文件直接进入档案整理环节，将档案员突击性工作变成文书专职和档案专职共同协作完成的一项日常工作。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化。

一、文书管理、档案管理的分离的弊端

传统的文书与档案管理是各自独立的两个工作流程，文书人员管理文件办理过程，即：收发、登记、运转、承办、催办等流程，办结后集中存放，第二年年初移交档案部门。档案人员完成文件材料归档流程，除了接收文书管理人员移交的文件材料以外，还要到各部门进行的收集，然后再对收集的文件材料进行鉴定、分类、装订、编目、上架。很多工作文书管理与档案管理交叉重复，信息资源不能共享，经常衔接不好，造成收集的文件材料或重复、或不齐全、不完整、不准确。档案人员大量的时间用于集中整理，没有时间进行编研、开发利用，从面造成工作效率低、资源浪费，不能更好的提供利用。

二、文、档一体化管理推行文件材料“随办随归”设想与目标

随着办公自动化、信息化的普及应用，为文书与档案管理带来了前所未有的机遇。提高办公效率，信息资源共享，文、档一体化管理再造文件材料归档工作流程就显得十分必要，并且切实可行。

马鞍山供电公司收发文遵循“随到随办，随办随归”的原则，随时进入归档流程办理。每月初公司收发文时按照档案归档范围及保管期限表初步判定该文件材料是否应归档，须归档的文件材料将归档类别和保管期限在文件基本信息栏中填写，在每月末将办结的电子文件归档，电子文件自动进入档案信息系统的收集整编模块；完成相应的纸质归档文件和文件基本信息的打印，移交档案室。档案部门在移交后对移交的文件材料及电子文件信息进行复核，在档案管理系统中录入相应归档信息，完成电子文件转预归档状态。同时对纸质文件加盖归档章，按文件类别和保管期限分类，集中存放，完成后期的纸质文件归档及上架工作。在每年年初完成所有上一年的文件材料的归档工作，最终实现真正意义上的文档一体化，从而满足归档文件及时性、准确性、齐全性、系统性的要求。

公司文、档一体化管理实现“随办随归”，进一步理顺文书处理和档案管理两个工作环节之间的关系，从文件产生到归档全程控制，数据信息重复利用，提高工作效率，充分发挥兼职档案员的作用。

三、文、档一体化管理实现文件材料“随办随归”工作方法

（一）管理手段

1.组织机构

公司办公室设立综合档案室，配备专职档案员，各部门设立兼职档案员。公司在人员工作变动的情况下，及时调整并下发《公司档案管理网络》文件,以确保文件材料及时收集，不会因为兼职档案员岗位变动而造成文件材料的丢失或收集不齐全。

2.专职档案员工作职责

（1）监督、检查、指导兼职档案管理员进行立卷工作。

（2）每月对接收的纸质收文、发文按文件类别和保管期限分类，盖归档章后，集中存放。

（3）次年三月份，将上年“随办随归”的文件材料进行核查调整，对已分类好的纸质文档和档案管理系统内预归档的电子文件按归档文件整理规则要求统一编制文件的件号，打印归档文件目录，整理装盒上架，完成全年归档任务。

3.兼职档案管理员工作职责

（1）接受档案管理部门对本部门立卷工作的督促、检查和业务指导。

（2）根据《公司档案管理办法》确定的归档范围、归档方法、归档要求与归档时间，负责整理本部门在工作活动过程中形成的文字、声像、图表等材料，保证归档文件材料完整、准确、系统。

（二）技术手段

1.归档原则

（1）遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（2）归档的文件要保证其真实性、完整性、有效性。

（3）实行纸质档案与电子档案并行管理的原则。

（4）归档的纸质和电子文件都要按照有关纸质文件的归档范围和保管期限进行鉴定、分类、编目。不归档的纸质发文另作资料保管。不归档的纸质收文按规定暂存或销毁。

（5）纸质文件的归档遵循“以我为主”的原则，应减少上级和同级纸质文件的重复归档。

2.归档范围

（1）本公司召开的重要会议和举办的重大活动形成的文件材料；

（2）本公司制订的规章制度、办法等政策性文件材料；

（3）本公司工作计划、总结、统计材料；

（4）本公司职能活动中形成的重要业务文件材料；

（5）反映本公司基本历史面貌的机构演变、人事任免、奖惩、管理、名册等文件材料；

（6）反映本公司重大事件的年度大事记、专题报告等；

（7）本公司在工作、活动中形成的合同、协议、资产移交、登记等具有凭证价值的文件材料；

（8）本公司的许可证、执照、资质（资格）证的审批、管理的文件材料；

（9）上级单位、业务主管部门制发的需要贯彻执行和办理的文件材料；

（10）同级单位之间协商工作重要的来往信函；

（11）下属单位报送的重要文件材料；

（12）本公司与外单位联合制发的文件材料、其它对工作具有参考价值的文件材料；

（13）其它对工作具有参考价值的文件材料

（14）文件材料的签发单、处理单、定稿；

（15）具有保留价值的电子文件及对应归档电子文件的元数据、背景信息材料

3.归档管理

（1）本公司发文必须打印一套完整的纸质文件和文件签发单，并加盖有法律效力的非电子签章。不需加盖签章的如会议纪要等也应在签发单上加盖非电子签章。

（2）归档的电子发文转入档案信息管理系统进行归档管理，纸质发文按照纸质档案管理规定归档。

（3）永久保存和重要的电子收文，必须打印出纸质文件和收文处理单，并按照有关纸质档案管理规定归档。归档的电子收文转入档案信息管理系统进行归档管理。

（4）带有电子公章的收文，在归档时应采用激光彩色打印出纸质文件。

（5）只有纸质没有电子文件的收文，根据文件的保管期限、重要性和密级，选择性进行数字化处理，其形成的电子文件和纸质文件一并归档。

（6）归档文件一般以“件”为单位进行鉴定、整理、装订、分类、盖章、编号、输入目录、装盒、排架，打印归档文件目录。

（7）装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。采用线装订，薄件用缝纫机，厚件采用三点一线。

（8）分类方案采用“年度-问题-保管期限”方式。保管期间下设流水号，问题以《供电企业档案分类表》为依据，但只分到一级类目，即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资六大类，一个问题下三个保管期限编三个流水号，都是从“001”开始。

（9）归档文件装盒：严格按照分类方法的不同，将不同年代、不同类别、不同保管期限的归档文件装入不同的档案盒中。盒内归档文件按室编件号顺序排列，每盒文件装满后，再装下一盒。零散文件插件时，将其添加到相应类别文件的后面。

（10）文件排架：一年内的归档文件按问题进行排列，每个问题下面再按永久、30年、10年顺序排列。

四、文、档一体化管理实现文件材料“随办随归”取得的实际效益

马鞍山供电公司逐步推行文件材料“随办随归”工作，实施后，进一步理顺文书处理和档案管理两个工作环节之间的关系，避免了两个流程衔接不畅造成的文件归档不齐全、不完整、不准确、不及时，两个工作流程合并为一个工作流程，避免重复劳动，节约人力、物力。保证文件归档的完整率、准确率，提高工作效率。缩短了文件材料归档的时间，让档案用户利用数字档案馆平台的强大检索功能进行查询，极大地发挥了档案的查考利用价值，使用户可以足不出户就用上所需要的档案。

通过三年的工作探索和实践操作，不断改进优化操作流程，革新操作方法，取得了十分的显著成效，值得推广应用。

五、对工作流程的进一步改进

1.当公司组织机构和人员发生变化，及时调整档案管理网络。

2.当信息传递手段发生变化，及时更新相应工作流程。

3.当现有工作流程不能满足随办随归目标要求，及时修改相关体系文件。

六、推广和应用

在今后的推广和应用中，需把握以下几个要点：

（一）使文书处理和归档工作程序化

“随办随归”是文书处理工作与归档工作协调统一、紧密配合的过程，只有很好地把握新归档方法的规律。严格按照工作流程去做，环环相扣，才能有条不紊地完成文件归档工作。

（二）实现文件归档管理工作制度化

制定切实可行的档案管理工作制度。首先，必须制订切实可行的、符合本单位工作需要的归档范围、保管期限表、分类方案及归档制度。它是实现文档一体化管理工作的重要标准。其次，要将这个标准印发给单位的每一个部门，各个部门要有明确的档案工作责任人，认真贯彻“谁形成，谁归档”的规定，及时、安全地向档案室移交档案，使文件归档工作制度化。同时，档案工作人员要认真办理档案移交手续，明确职责，避免纰漏。

（三）应按照统一的《归档文件分类方案》，一经确定，不应轻易更改

它是日常档案管理工作所要遵循的依据，是后续文书工作人员开展工作的依照，是档案工作连续性的重要保障。