浅谈有效发挥档案在企业管理中的作用

文/兰州供电公司 程含悦

档案作为一种信息资源是企业在生产、技术、科研和经营等活动中形成的对社会、国家及本企业具有保存价值的文字、图片、声像等形式不同的真实历史记录，是企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极发挥着重要作用。然而，很多人对档案及档案管理工作缺乏重要性的认识和理解，忽视了档案为企业文化形象、企业精神等方面的深层次开发。认为档案对于一个企业来说没有那么至关重要，可是在追溯企业的历史、衡量企业业绩、为企业决策提供依据时，为得到准确数据和科学分析人们能想到的只有档案，因此，档案对企业管理的重要意义是每个企业管理者都应非常重企业业务档案管理一般有五大类，分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案和实物档案，每一门类档案都在企业生产经营等实践活动中发挥着重要作用，为企业发展提供可靠数据，为企业决策提供有力依据，为维护企业利益提供真凭实据。

（案例一）2012年10月，某公司按照上级单位专题体系建设工作要求，档案管理工作为生产、建设、设备管理、财务、行政及企业文化建设等方面提供了有效服务。分别接受了上级单位财务专项检查回头看、审计专项检查、市地税局稽查等多项内外部检查。期间，按照各检查组工作人员要求，财务资产部在档案馆调阅了大量与会计基础工作有关的资料。包括历年会计凭证、账簿、报表及工资表、在建工程概算、结决算、批复等。公司会计基础工作质量、会计核算质量从提供的资料中得以体现。这些大量准确翔实的会计档案资料，为各类检查及时提供分类清晰、内容真实具体的相关依据顺利完成迎检任务起到了重要保障和凭证作用。

（案例二）某公司建设企业文化展室向档案馆借阅复制了1969年至1975年的企业沿革历史档案。这几卷历史档案在企业文化展室橱窗内摆放陈列时，前来参观的人均为之震惊，40多年前的档案存放如此细致完整，卷内目录、内容一目了然，这不仅为查阅企业过去的历史起到了很好的参考作用，提供了详实的第一手资料，同时也为企业文化展室起到了增光添彩的作用。

以上案例充分印证档案在企业管理中起到决策工具的行政作用、真实记录的业务作用、历史文化的积累作用、维护权益的法律作用和资源共享的教育作用。有效发挥档案在企业管理中的作用应做好以下几点：

一、加强领导重视和群众认知程度

档案管理工作具有相对封闭性，不具备各级领导、行政管理人员、社交公众等人员的管理权威和社会荣誉，处于一种相对孤立的工作状态，服务性、辅助性是档案管理工作实质，通过为其他工作服务体现自身价值。在企业的档案管理工作中设置专门的管理机构、明确档案工作的管理领导，建立以档案部门为核心各专（兼）职档案人员为基础的企业档案工作体系，将档案工作列入企业领导工作议事日程、纳入企业整体发展规划和工作计划，在企业相关管理制度中明确档案管理工作的职责。

长期以来，很多人对档案工作的认知存在某种误区，认为档案工作不是企业的主要工作，不能为企业创造经济效益，加之对档案工作的宣传不够，忽视档案在企业管理中发挥的作用，而这些片面的观念一直影响着档案管理顺利开展，对企业的发展也没有起到应有的作用，面对这些问题，通过分析诊断，只有加强档案工作管理意识，充分发挥其利用价值，加强档案管理人员的事业心和责任感，积极做好宣传工作，提高群众对档案工作重要性的认识程度，适时宣传，做好咨询服务，利用多渠道向群众灌输档案管理知识，融汇贯通、以人为本，让群众认识到档案并不是可有可无，它对每个人切身利益、工作有着重要影响起着举足轻重的作用。

二、档案收集工作协调与考核并重

档案收集工作一直是档案管理工作一个难题，档案管理力量薄弱、水平不高、手段落后，档案移交部门对档案的重要性、移交要求意识淡薄，不及时移交，资料缺失造成归档工作滞后，严重影响了档案管理水平，要做好档案收集工作首先，应加强档案工作重要性的宣传教育工作，使各档案资料提供部门，特别是新闻、宣传、文化等业务部门深入了解自己在档案业务中的权利和义务，树立档案法规意识、熟悉档案资料移交流程，自觉支持、积极参与档案的收集整理工作。其次，要提高档案管理人员的思想认识，拓宽档案收集渠道，改变以往在办公室等档案观念，要主动出击、提前计划，根据企业年度计划制定相应档案收集计划，并与资料移交部门及时沟通确定资料移交时限，积极参与设备开箱验收、工程竣工验收、科研成果研讨等重要档案资料的收集指导工作，主动催交档案资料，严格把关，规范每份资料的完整确保档案归档工作顺利开展。最后，要将考核机制贯穿档案管理工作中，针对档案管理工作是难点重点进行分析诊断，找出问题根源，制定相关制约措施、管理办法、考核细则等规范档案管理工作各项内容的细节管理，对与档案管理部门有业务往来的单位、部门进行细化管理，提出指标要求，通过考核措施使业务配合部门积极主动、及时、完整、规范移交档案资料，同时，用考核制约手段达到各业务部门重视档案管理工作的目的。

采用适时培训、工作检查、交流考察学习等手段进行档案管理工作的宣传，可以达到从领导层到执行层对档案管理工作的重视程度和正确认识，并积极配合档案部门开展各项管理工作。搭配适当的考核机制，可以加强档案管理工作实施力度，使各个与档案业务有往来的部门或个人熟悉档案工作管理流程，对档案移交相关要求及时掌握，也为档案管理部门开展各项工作提供有力制度保障。

三、提高技术装备及管理水平

技术装备是档案管理人员对档案采取科学管理的有效工具，档案管理用是根本，管是手段、收是基础，把档案收好、管好、用好是提高档案管理服务水平的基本措施，但是怎样才能收好、管好、用好档案？除了有配套的管理制度和专业的管理人员，也需要借助相应的技术设备将档案有效管理。如利用高端存储设备将重要档案进行存储备份，妥善保存档案原件，将复制件提供利用，这样不仅有效保存好了档案原件，也能提高档案利用价值，以免档案原件经多次多人借阅利用损坏档案造成无法弥补的损失。

档案技术装备还包括摄录设备、刻录设备、库房监测设备等等，这些设施设备对档案管理工作和档案库房监控来说是至关重要的，在档案管理人员参加工程竣工验收、设备开箱验收时，利用摄录、刻录设备进行现场采集声像档案资料，可以取得第一手影像资料，不但工程档案资料进行移交指导，而且对有重大意义的工程竣工过程声像资料及时收集，对工程档案和声像档案的基础材料起到可控、在控的作用，为今后整理归档提供完整、一手的真实资料。

档案库房是保管档案的必备设施，而一此必要的设施、设备对库房的监控显得尤其重要。因此，库房温湿度监测、防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防磁等设备也要对档案库房档案的保护起到至关重要的作用。档案管理工作要求每日应对库房进行监测，档案库房配备相应的监控设备可以有效提高档案管理人员对档案库房的实时监控，对有效保管各类档案，利用相关的温湿度控制等设施强化档案库房的监控管理。