机关档案工作中存在的问题及对策研究

文/广东省中山市人民政府南区办事处 李嘉豪

机关档案工作中存在的问题及对策研究

文/广东省中山市人民政府南区办事处 李嘉豪

近年来，随着机关工作的不断发展，机关档案管理工作中的问题逐渐显露，严重抑制了机关管理工作的进一步发展，因此，机关部门必须加强对机关档案管理工作的改革，使其规范化、科学化、现代化，旨在提高机关档案管理工作水平。本文笔者就简单分析目前机关档案管理工作中存在的问题，并提出切实有效的改革措施。

机关档案管理；问题；对策研究

机关档案管理工作是机关工作的重要组成部分，对机关工作的效率、质量都起着至关重要的作用，但是随着机关工作的不断发展，机关档案管理工作中也逐渐暴露了一些问题，比如，重视程度不够、保管条件落后等，在一定程度上制约了机关档案管理工作的科学、有序发展。下面笔者就针对目前机关档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出相关的解决措施。

一、目前机关档案管理工作中存在的问题分析

（一）对机关档案管理工作缺乏重视

目前，机关领导、机关档案管理人员轻视档案管理工作的情况非常普遍，认为档案管理就是简单的保证机关资料不丢失，在一定程度上降低了机关档案管理水平，不利于机关档案管理工作的运行，而且大多数机关单位的档案管理人员都是身兼数职，导致机关档案管理中经常出现错误，阻碍了机关档案管理工作水平的提高。

（二）机关档案的管理方法比较落后

目前，大多数机关单位的档案管理还在延续传统的管理方法，现代化的管理设备比较缺乏，而且档案资料归档比较繁乱，没有做到有序、分类的归档，不便于档案资料的提取、查阅，使机关档案管理工作的准确性、完整性、真实性都受到影响，导致机关档案管理工作水平的降低。

（三）机关档案管理人员的专业素质较低

当前，大多数机关单位的档案管理人员都不是专业的，且文化素质都比较低，对现代化的管理方法不了解，对计算机软件、电子存档等知识都比较缺乏，也在一定程度上抑制了机关档案管理工作水平的提高。

二、加强机关档案管理工作的有效措施

（一）增强对机关档案管理工作的重视程度

为了促进机关档案管理工作的科学、有序发展，必须加强机关领导以及机关档案管理人员的意识培养，使他们正确认识机关档案管理工作的重要性，端正思想，并根据实际情况制定相关的管理制度，推动机关档案管理工作的科学化、规范化发展，使机关档案管理水平得到真正的提高。

（二）创新机关档案管理工作的服务理念

机关档案管理，实际就是为机关工作提供基础资料、基本保障的服务性工作，但是目前，大多数机关档案管理人员不能正确认识自身的工作理念，对档案管理的工作价值认识有误，不利于档案管理工作的平稳、有序发展，因此，为了提高机关单位的工作效率和水平，必须创新机关档案管理工作的服务理念，培养档案管理人员发觉、收集档案资料的能力，使他们养成善于做笔记的良好习惯，使之能够对日后的档案管理提供帮助。

（三）优化机关档案管理工作的管理方法

目前，机关单位的档案资料逐渐增多，对日常的档案管理增加了难度，也增加了档案管理人员的工作量以及工作压力，可能会导致他们在工作中出现纰漏，因此，为了增强机关档案的真实性、可靠性、准确性，机关部门应该对档案管理方法进行优化，增强现代化档案管理水平，不仅能够提高机关档案管理工作的工作效率，还能有效减少档案收集、整理、归档中的错误，例如，1.档案管理人员可以使用计算机技术进行档案的整理、保存，并建立安全保密系统，增强档案管理工作的保密性，有效防止病毒的入侵；2.建立机关档案借阅、检索、统计系统，分门别类的对档案进行科学、规范的归档保存，而且能够快速检索某一机关档案的状态，且能够对档案借阅记录、统计目录等进行详细的了解，更有利于档案资料的保存，对机关部门系统了解档案资料有着积极的作用。

（四）提高机关档案管理人员的专业素质

为了促进机关档案管理工作的科学化、规范化，提高机关档案管理工作水平，机关部门必须加强对机关档案管理人员的业务培训，使他们能够熟练掌握档案管理知识，提升管理能力，例如，1.机关部门可以定期对档案管理人员进行档案管理专业知识的培训，使管理人员能够系统的了解知识，增强他们对档案资料收集、整理、归档的能力，提高档案管理的准确性、可靠性；2.对档案管理人员进行计算机系统知识的培训，增强档案管理人员的计算机能力，使他们能够熟练掌握计算机各种软件系统，准确建立档案资料的统计系统、借阅系统、安全保密系统等，增强机关档案管理系统的科学化，促进机关档案管理工作效率的提高。

三、结束语

总而言之，目前机关档案管理工作中还存在一定的问题，制约了档案管理工作的发展，因此，机关部门必须加强档案管理意识，增强档案管理服务理念，并不断探索档案管理的现代化管理方法，相信机关档案管理工作一定能够走出困境，实现档案管理工作的科学化、规范化发展。

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