关于高校档案的数字化管理探索

金芳

摘要：随着现代计算机信息技术与网络信息技术的不断推广应用，不仅为我国高等院校的管理工作带来了巨大的方便，同时也为高校档案管理工作提供了切实有效的手段。目前，我国的各个高等院校已经将学校档案数字化管理作为一项重要建设工作来开展，进一步加强学校档案数字化的收集与积累，充分利用现有技术建设数字档案室，切实加强数字化档案资源的共享，以此来推动我国高校档案数字化管理的科学化、高效化发展进程。

关键词：高校；档案；数字化管理

高等院校的档案资料作为科研、教学、党政管理、产业及等其它各项活动中直接形成的不同形式（如：图像、文字、声像等）的历史记录资料，其对于学校、社会等都具有十分重要的保存与利用价值。2008年8月20日，我国颁布了《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号），此办法的实施无疑将推动我国高校档案管理的革新发展，有利于促进高校档案资源在技术信息化平台上拓展使用空间及利用率。

1 高校档案数字化管理的优势

1.1 数字化档案管理更为方便、快捷

通过将档案资料实现数字信息化管理之后，可直接存储于计算机硬盘中，这样不仅能够极大的节约高校档案的存储空间，快捷、方便的存储档案数据，便于高校对档案进行管理；另外通过实现数字化信息管理档案，可以有效提升档案信息的安全性，最大程度的避免因人为或者自然因素而导致档案损失的可能性。

1.2 提升档案信息检索的准确性

通过计算机档案管理，替换了传统的人工纸质管理、统计、检索方式，这样不仅保证了档案管理、统计、检索的工作效率，同时还提升了高校档案统计工作的准确性。除此之外，数字化的档案信息还有利于高校内部之间更加快捷、方便的传输、交流，从而最大限度的提升高校档案信息资源的有效利用率，促进高校档案资源发挥出真正的作用。

2 加强高校数字化档案管理的构想

2.1 加强数字化档案的收集和积累工作

高校档案数字化的收集工作必须采取统一的文档一体化管理模式，只有这样才能够保证档案数字化资料在背景、内容以及原数据等基本信息的完整性，使档案资料不至于因运行环境等因素的影响而出现信息被破坏或者丢失现象；若要实现档案资料的数字化归档管理，必须做到档案与数字化文件的一体化管理，只有这样才可有效提升档案管理系统与办公自动化系统的兼容性[1]。

目前，我国大部分高等院校都应该建成了成熟的校园网络系统，各个部门的文秘可以直接将相关文件资料输入计算机档案管理系统，而各级部分则可以根据自己的权限在档案信息网络中分组传、阅自己所需要的文件资料及处理意见，而在年末归档时只需要将档案管理部门移交分类卷清单，然后通过网络将相关档案数据按照规定格式直接上传至学校建立的档案管理系统数据库中；在日常管理中，档案管理人员可以随时检查、督促各个院系相关部门的电子资料归档情况，尤其的对于一些重要的电子档案文件可及时督促相关部门进行归档，再由档案管理人员编辑归档之后将其集中下载至档案室脱机存储介

质上。

2.2 进一步完善数字化档案馆建设工作

高校数字化档案馆建设须从多方面着手，深入挖掘现有资源，并开拓相关领域信息。一方面，各档案管理部门根据实际出发，确定档案建设的定位，服务对象及发展要求；另一方面，各单位根据自身实际出发使用好已有的软硬件设施，建设完整的数据库，根据需求建设基于局域网平台的档案管理系统，有效实现档案信息管理数字化、网络化，最大程度的挖掘现有的资源[2]；还有就是建设一个档案信息开放式平台，针对运行和使用中发现的新的使用项目和需求做好长期规划，做好档案管理中长期规划，适当开发、购置适合本单位需要软件及硬件设施，对档案数字化进行相应的调整，发展的档案信息系统才能更大程度地开拓档案信息系统的服务范围，只有这样才能更好地体现出其价值。

2.3 切实加强高校数字化档案的利用率

目前，我国高等院校中已经建立起成熟的校园网络体系，这不仅为数字化档案馆提供了较好的网络环境，同时还为更好的开展档案信息服务工作提供最佳的发展空间。为了能够有效提升高校数字化档案的有效利用率，笔者建议：文件制作和档案管理均采取相同系统软件，编制检索与文件制作实现同步管理，文件制度采取统一格式（如：文件中的作者、时间、题名、密级等），同时再加之档案管理的部分编号（如：档号），这样在编制检索时能够随机调出；通过校园网链接档案馆，这样为学校管理、教学及科研利用档案信息提供了崭新的网络环境与先进的技术手段，可以实现不出门便可浏览、下载、上传学校的档案资料。

3 结语

随着现代信息技术的不断发展，高校档案管理中充分应用现代信息技术已是未来档案工作发展的必然发展方向，实现高校档案数字化管理不仅符合时代发展要求，对于高校的科研、教学、党政管理、产业及等其它各项活动都具有十分重要的意义。在未来档案数字化发展中，我们还需要坚持不断学习科学知识，进一步掌握现代信息整理与检索技术，以此来更好的为高校档案管理及现代化建设提供优质

服务。

参考文献

[1] 任凤仙，张志军.试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略[J].档案学通讯，2009（2）：565.

[2] 金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2010（4）：150-151.

[3] 刘 鹏.档案数字化管理的探索[C].2011年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集，2011.