对高校图书馆档案工作的思考

潘晓娟

摘要：在分析图书馆档案工作现状的基础上，分析了图书馆档案工作在图书馆工作中的重要作用，并针对存在的问题的提出了相应的发展对策，以促进图书馆档案工作的完善和发展。

关键词：高校；图书馆；档案管理

档案是国家机关、社会组织、公民个人在社会实践活动中直接形成的、有保存价值的不同载体的原始记录。图书馆档案是存储图书馆各项工作活动原始记录的载体，主要包括图书馆在各个工作环节中产生和直接形成的，是图书馆发展的历史见证，它全面、系统、真实地记载着图书馆各个历史时期的发展轨迹，是不可或缺的信息资源。做好图书馆档案工作 有利于图书馆各项工作的交流和提高，对于图书馆工作的总结、计划的制订、图书馆工作的良性运作及读者工作的正常开展等，都具有十分重要的参考价值。因此，加强图书馆档案的管理和开发利用显得十分必要。

1 高校图书馆档案工作的内容

高校图书馆档案的收集与管理是档案管理人员一项基本性工作，从图书馆的管理和业务流程看，图书馆档案有两大类：一是图书馆日常管理档案：二是图书馆的业务流程档案。高校图书馆的日常管理档案是图书馆档案的基础，它包括图书馆经费、预测、汇报等文书档案。图书馆业务流程档案，包括文献采购、读者登记、图书借阅、情报交流等形成的档案。做好流程中的每一项档案工作，才更有利于开展图书馆工作。对业务流程档案应由各业务部门分散管理。文献资源采购档案归采编部：情报交流档案课题跟踪服务档案归信息咨收集管理；文献典藏档案，借阅档案归流通部管理：读者阅览档案归读者阅览部管理。各类档案资料的管理采用集中与分散相结合原则，有利于各部门结合自己的业务进行管理与利用。

2 图书馆档案管理工作的意义

2.1 为图书馆领导决策提供可靠依据

图书馆领导在工作中需要了解馆内的历史数据和工作情况时，可参考馆内保存的档案材料，不断健全和完善各项规章制度、岗位责任制。新上任的领导可通过档案资料很快的熟悉本馆的基本情况，顺利地开展业务。由于高校图书馆档案不断在工作中得到丰富和充实，这为图书馆领导利用档案信息进行决策、总结工作和制定计划提供了可靠依据。

2.2 为图书馆的各项工作研究提供重要参考

图书馆档案中收集归纳了日常管理和业务工作过程中各类统计数据和统计报表。如《图书利用统计表》、《阅览人次统计表》、《图书馆主页点击率统计表》等，以及记录了不同时期、不同阶段的图书馆组织机构、人员编制和各时期取得的成绩和科研成果。因而，它不仅成为提供图书馆调查工作思路，保证各项工作的高效率运作的依据，而且成为图书馆业务探讨、学术研究的可靠材料。

2.3 档案工作为图书馆业务统计分析工作奠定了基础

图书馆各项业务数据的统计工作，并不是一些数字的简单累加汇总，而是一种科学的方法.通过对一些数字的计算与以往的工作记录进行比较、分析。找出工作上的优势与差距，分析原因并加以改善和解决，从中也可以提出新观点、新思路，引导图书馆服务工作重点的转移.使图书馆的业务工作稳步有序地向前发展。业务统计分析工作的连续，是以前面工作为依据的，以系统完整的记录作为工作的参考，进行归纳、分析、总结，得出科学的理论依据，用以指导今后的工作更好地向前发展。

2.4 为图书馆历史年鉴的编撰提供依据

图书馆档案真实地记载着图书馆自创建以来的发展历史，系统地、多角度地、多方位地反映了图书馆自建馆以来的各项活动的真实情况，成为图书馆编撰历史年鉴的重要依据，也是上级领导对图书馆进行评估时可查阅的重要依据。

3 图书馆档案管理中存在的问题

3.1 档案意识淡薄

图书馆只重视保存文献资料，忽视档案的自身建设。档案在图书馆业务工作中处于弱势地位，图书馆主要工作是图书的管理、流通、阅览等服务读者的工作，而档案在图书馆内不会引起人们对它的注意，所以利用得较少，加之领导对图书馆档案重视程度远不及对图书管理的重视，因此，图书馆档案人员处于被动的工作局面，只限于机械的收集、整理、保管等日常工作。由于思想认识偏差，许多图书馆的领导还没有充分认识到图书馆档案工作的重要性，忽视档案的自身建设。

3.2 档案管理不规范，档案工作滞后于图书馆业务现代化进程

由于图书馆的档案管理并没有规范的管理机制，这样就造成了图书馆各项档案的归档范围界定不明确：如图书与资料的区别、资料与档案的区别等。加上图书馆的档案管理一般都是由办公室兼职，所以工作人员对档案工作责任不明确，收集的资料不全面，不能全面反映图书馆的工作及发展。

3.3 电子档案有待完善

图书管都配备有电子化管理信息系统，要加强档案管理，必须同步构建信息化档案管理系统、提升档案管理水平。逐步把档案的保存向数字化转变，便于馆藏档案信息的查询利用，并最大限度地提高档案信息的使用频率。

4 加强图书馆档案管理工作的有效途径

4.1 领导重视是加强图书馆档案管理工作的关键

图书馆领导应从思想上高度重视图书馆档案工作，深刻认识到图书馆档案同图书馆资料一样也是宝贵的信息资源，对图书馆的工作有着非常重要的参考意义。只有领导重视了，档案工作人员才能引起警觉和重视，真正从思想上、工作中将档案工作与图书馆工作一样认真对待。

4.2 增强档案意识是做好档案工作的前提

加强培训和宣传，提高全馆人员档案意识，这样大家才会关注档案的收集和利用，档案作用因此也能得以发挥。反之，档案意识薄弱，不了解档案的用处，即使有档案也不知道使用。势必影响档案作用的发挥。

4.3 制度建设是做好档案工作的保障

规范图书馆档案归档范围是做好图书馆档案工作的前提和基础，根据学院综合档案室制订《档案分类方案》，结合图书馆实际情况，制订适合本馆的档案归档范围、分类依据、编目标准、保管期限等基本要求。搞好档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作，认真抓好每个环节，逐步实现档案管理工作的制度化、规范化、为规范、高效地开展图书馆档案工作奠定了良好的基础。

4.4 实现现代化管理手段

在档案管理工作中，要发挥人的主观能动作用，用更新技术手段促使档案管理工作上档次，逐步把档案的保存向数字化转变。这样才有利于馆藏档案信息的查询和利用，并最大限度地提高档案信息的使用率，由此推动档案管理工作逐步的提高，更好地为图书馆工作提供高效优质的服务。

参考文献

[1]许惠，图书馆档案管理探究[J]，图书馆建设，2009（9）；

[2]陆铬，高校图书馆档案建设实践[J]，图书馆建设，2007（2）；

[3]李敬，做好高校图书馆档案管理工作的几点思考，中国证券期货，2011年第6期。