浅析当前我国高校行政秘书工作

吴金国

【摘要】高校行政秘书是高校二级学院管理队伍中不可或缺的组成部分。它在二级学院日常行政与教学管理中扮演着重要的角色。本文阐述了行政秘书的工作职责，分析了其工作特点，指出了作为行政秘书应具备的能力，对行政秘书的工作现状进行了分析。

【关键词】高校；行政秘书；现状

高校行政秘书是高校二级学院管理队伍中不可或缺的组成部分。它在二级学院日常行政与教学管理中扮演着重要的角色。一方面，行政秘书作为二级学院管理层和教职工之间的纽带，负责上令下达、下情上报工作；另一方面，行政秘书作为二级学院管理层的参谋和助手，为学院的日常工作献计献策。出色的行政秘书的工作往往能够提高教学单位的工作效率。但是，目前在各大高校中，行政秘书工作未能得到足够的重视。本文对行政秘书的工作职责加以探讨，分析其工作特点，指出其存在的问题，进一步挖掘行政秘书工作的提升空间，从而促进高校二级学院的工作效率和教学质量。

1、工作职责

当前，我国高校二级学院的行政秘书工作职责可谓“广而多、杂而乱、细而琐”。行政秘书的工作职责主要包括以下几个方面：（1）人事方面，要做好教职工职称评定、岗位聘任、出勤考核、转入调出等工作内容；（2）后勤保障方面，要做好教职工的福利工作，如组织体检、节假日的礼品分发、旅游的组织安排等。要做好日常行政事务的保障工作，如信函资料的收发、经费的报账等。还要做好会议的筹备与接待工作；（3）日常行政方面：要做好文笔方面，如文件通知、会议纪要、新闻报道、网页更新等。要做好文件、档案管理工作，如图书资料管理、教学文件归档等。要做好资产管理工作，如固定资产的备案、维修保养等。还要做好突发事件的处理工作，有紧急事件发生要及时向上级领导汇报，并在第一时间做好处置工作。

2、工作特点

高校行政秘书的主要工作职责在于服务于学院的教学、科研、和学生管理，其特点主要有：

（1）辅助性。辅助领导完成学院的各项工作任务。学院领导是学院各项工作开展的主体，但是由于学院领导不单单是承担行政工作，还要兼顾教学与科研。工作开展情况就需要行政秘书时刻关注，及时向领导汇报有关情况，将领导就工作中出现问题的意见和建议向下传达。

（2）协调性。协调领导和教师、教师和学生之间的关系。在高校二级学院中，教学行政管理工作涉及到方方面面的关系，是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书恰恰处在学院领导与校级行政管理部门、教师、学生的信息交汇点，各种行政矛盾汇集于此。所以行政秘书必须对上述各种关系进行协调梳理，穿针引线于教师、学生及与有关职能部门之间，调动管理人员、教师以及学生等各方面人员的积极性，帮助领导处理好更方面的关系，促使政令畅通，才能使学院工作有效地开展。

（3）参谋性。针对学院的各项工作，为领导出谋划策。学院教学领导针对工作作出决策后，行政秘书能够将各项决策在实施过程中出现的情况和问题及时反馈给领导，为领导在以后作出科学决策提供具有参考价值的信息和建议，起到参谋作用。

（4）服务性。针对教师、学生在教学活动过程中遇到的问题、难处，行政秘书还应发挥服务作用，为老师和学生答疑解惑，帮助它们解决实际困难。

（5）保密性。在学院日常工作中涉及到需要保密的事物，行政秘书要协助领导做好保密工作，防止泄密事件的发生，避免造成不必要的损失。

（6）广泛性与繁琐性。行政秘书的工作职责范围广、事务繁杂。内容涉及教学、行政管理、后勤保障等各个方面，范围扩大、头绪众多是秘书工作的广泛性与繁琐性特点的表现。

3、行政秘书应具备的能力

为更好的开展工作，提高学院的教学与行政工作质量，行政秘书应具备的能力包括以下几个方面：

（1）良好的道德修养和情绪管理能力。行政秘书和领导、教师以及学生关系联系紧密。因此，具备良好的道德修养和情绪管理能力十分重要。由于行政秘书的工作是服务性工作，所以行政秘书本人应具备良好的道德修养才能正确树立服务意识，才能在繁杂的工作中甘愿埋头苦干，不计较自身的得失，工作效率也才会高。另一方面，由于行政秘书工作职责范围广、责任大、压力大，工作中会碰到很多困难，有时还得不到大家的理解，所以行政秘书必须具备良好的情绪管理能力，学会调整自己的心态，克服不良情绪。

（2）良好的沟通与协调能力。行政秘书的沟通与协调能力体现在穿针引线于教师、学生及与教学有关的职能部门之间，调动管理人员、教师以及学生等各方面人员的积极性，保证教学工作尽可能达到计划中预定的目标。主要包括学校内部各职能部门之问的协调、教研室之间的协调，与领导、教师以及学生之间的沟通。

（3）良好的应变能力。学院行政与教学实务涉及到学校各处室、学院各领导、教师以及学生，可谓纷繁复杂。行政秘书在日常工作中常会遇到各种突发事件，具有良好的应变能力有助于对突发事件做出迅速正确的判断并加以解决。

（4）出色的业务能力。包括具备良好的档案管理能力，能够对各类教学档案进行有条不紊的归档工作；熟悉各类办公软件的使用，能够制作表格、文档，能够对各类教学数据进行分析与处理。4行政秘书工作存在的问题

（1）工作任务繁重。二级学院的行政秘书工作头绪较多，工作范围几乎涉及到二级学院各项工作的各个方面。除了要完成各类文件的登记与传阅、各个会议的通知、各种来电来访的接待和处理之外，还要完成领导临时交办的各项任务。同时，要与不同的教师和学生接触，及时处理他们提出的各种问题。实际工作中涉及的任务远远超过行政秘书这个岗位职责。

（2）工作不受重视。行政秘书的工作虽然繁忙，但年终总结时却是“忙忙碌碌无头绪，兢兢业业没成绩”，在年终绩效考核时，行政秘书得优秀者却凤毛麟角。许多领导认为，行政秘书服务工作做得好是理所应当，也不会因此受到嘉奖；服务不好就是失职，往往会遭到责备。工作成绩没有得到应有的重视，得到的回报也少。

（3）晋升机会少。由于多数行政秘书不具有较高学历，且非秘书专业出身，从事行政事务一般很难升到高级职称，往往只是评到一个中级职称就遇到了晋级的瓶颈。现实中，高校二级学院行政秘书的培养工作往往不受重视，行政秘书缺少学习和培训的机会，缺乏专业知识的深造和交流，缺乏工作的职业规划和指导，对于未来不知何去何从，前景渺茫。晋升机会少也就不难想象了。