基于档案利用的会计档案保管期限思考

摘 要：会计档案保管期限偏短越来越被业内人士共识，本文从档案利用的角度阐述会计档案保管期限和利用者的矛盾表现及应对措施，以期现行会计档案保管期限能得到尽快调整。

关键词：基于；档案利用；会计档案保管期限思考

随着社会经济快速发展，人们对会计档案需求的日渐升温。会计档案为广大的利用提供参考凭利用价值的事例越来越多。然而受现行会计档案保管期限的制约——即现行会计档案保管期限普遍偏短现象，导致会计档案自身利用价值不能得到长效发挥，会计档案“面向未来”陷入困境。因此，正确把握与处理会计档案保管期限与档案利用关系，协调好它们之间的矛盾，对会计档案资源整合有着深远的意义。

（一）基于档案利用的会计档案保管期限

档案利用是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。我国著名档案学家吴宝康教授在《当代我国档案工作的重要文献》中曾指出：“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，为社会服务并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等各方面紧密联系起来，实现档案自身的社会价值。”会计档案作为档案实体的一个组成部分，也必须通过利用来实现自身价值。为了便于人们在日常经济活动中更科学保护和利用会计档案，财政部于1998年重新颁布（财会字[1998]32号）《会计档案管理办法》。《办法》中规定：会计档案的保管期限分为永久、定期两类；定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类；其中会计凭证15年（原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证）、会计账簿类15年 （现金和银行存款日记账保管25年）、财务报告类（年度财务报告（决算）永久， 月、季度财务报告 3年 ）。随着人们社会经济活动日益频繁及对会计档案利用需求度增大，超期的会计档案潜在价值越来越显现，人们对现行的会计档案保管期限的质疑越来越多。

（二）会计档案保管期限在实际利用过程中矛盾表现

1、会计档案保管期限的与文书档案保管期限不相协调

国家档案局局长杨冬权2006年12月18日签署国家档案局第8号令，对机关文书档案保管期限做了新的规定：凡涉及“职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料”由长期调整为永久保管。对本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料也定为永久保管。国家对文书档案保管期限科学界定，开创档案保管期限的先河，体现“以人为本”思想。而现行会计档案保管期限不能与时俱进。特别是对记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据的会计原始凭证保管期限一律为十五年，这与当前经济发展及不相称。

2.会计档案保管期限与法律时效矛盾

我国《刑法》第七十六条对追诉时效有明确具体的规定：“犯罪经过下列期限不再追诉：（一）法定最高刑为不满五年有期徒刑的，经过五年；（二）法定最高刑为五年以上不满十年有期徒刑的，经过十五年；（三）法定最高刑为十年以上有期徒刑的，经过十五年；（四）法定最高刑为无期徒刑、死刑的，经过二十年。”追诉时效最短五年，最长二十年。我国《民法通则》第一百三十七条对诉讼时效有明文规定：“诉讼时效期间从知道或者应当知道权利被侵害时起计。但是，从权利被侵害之日起超过二十年的，人民法院不予保护。”如果按现行会计档案管理办法规定，将期满十五年会计凭证、会计账簿都销毁。司法举证就会有一定难度，犯罪分子就有可能从容地逃避法律的制裁，权利人的合法权益就难以得到法律的保护。

3、会计档案保管期限与档案室室藏优化的矛盾

由于在实际工作中，一方面有许多超服役的会计档案的仍然经常发挥潜在价值；另一方面现行《会计档案管理办法》会计凭证保管期限为十五年这与中华人民共和国刑法的追诉时效相冲突的影响。许多单位对保管期满的会计档案销毁遵循“管理从严销毁从宽”原则，抱有的谨慎态度。顾虑重重，怕担当责任不敢销毁。使得有些没有利用价值的确实需要销毁的会计档案，也没有得到即使销毁。占据档案室库房，造成档案室库房紧张。这及不利于档案室室藏优化，也不利会计档案资源整合。

（三）协调档案利用与会计档案保管期限措施

1、加强会计凭证档案的前端控制

对涉及经济积案、土地房产、资产分配、大额经费收支、在建项目、未了债权债务、工资、福利、重要的合同协议等原始凭证会计档案在装订时，可按文书档案存档，档案部门和财务处进行协商，用盖有档案部门公章的复印件代替原件，作为凭证附件与凭证装订一起，原件做为文书档案保管；或在每卷会计凭证封底制作一个备考表，遇到上述等问题可以备考表中说明。以方便以后的会计档案保管期限的重新界定。

2、适当延长会计档案的保管期限

延长会计档案的保管期限就是对会计档案再鉴定的过程。这就要求从事会计档案鉴定的工作者，要用科学发展的眼光，以人为本的思想，高瞻远瞩的态度，对会计档案科学鉴定。根据档案界定“易长不易短”的原则（1）对涉及对未结清的债权债务、正在项目建设期间等方面会计凭证除在会计凭证封底备考表注明外，保存至结清债权债务及为止；（2）对大面额票据及工资、福利、房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等方面原始凭证保管期限的应有原来的十五定为70年以上或永久.这国家房屋所有权70年的规定相匹配。（3）对其他的原始凭证一律定为二十年，这与法律诉讼时效也不冲突。（4）对记录和反映本单位所有经济活动的总账应定为永久。（5）其他账簿应和现金、银行存款日记账保管期限相匹配均定为25年。

3、建立健全会计档案鉴定销毁制度

根据《会计法》、《中华人民共和国档案法》及相关法规规定，建立完善会计档案鉴定销毁制度。会计档案鉴定销毁是按照一定的原则、标准和方法，判定会计档案的保存价值，确定会计档案的保管期限，剔除失去保存价值的会计档案予以销毁。做好会计档案鉴定销毁工作，有利于优化会计档案库藏，节省储藏空间，减少人力物力财力的浪费，提高会计案的利用效率。

四、余论

对会计档案保管期限的思考是最近两年来的热门话题，已有很多学者就这个问题从不同的角度进行了论述，但从整体的角度来看待档案保管期限与档案利用的关系及协调问题，还有很多值得研究的地方。希望得到同行在未来的研究中继续关注的问题。

参考文献

1、1998年（财会字[1998]32号）《会计档案管理办法》

2、《当代我国档案工作的重要文献》吴宝康《档案与建设》1996.7

3、《会计档案保管期限应大于法律时效》陈海泉《中国档案》2001.10

4、《修改会计档案保管期限势在必行》邱宗灿 《秘书之友》2006.12

作者简介

姚丽雅（1964—），女，大学本科，档案副研究员。安徽铜陵职业技术学院