探讨新时期档案管理基础工作

孟庆丽

摘 要：本文拟从档案管理基础工作存在的主要问题分析入手，提出档案管理基础工作的标准化、规范化的工作程序和方法，以提高档案管理基础工作水平，为经济工作做出贡献。

关键词：档案管理；问题剖析；解决设想

新经济条件下，以高科技为代表的科学技术飞速发展，一方面给档案管理基础工作带来了前所未有的机遇，同时也面临来自各方面的挑战，人类要进步，经济要发展离不开档案管理工作，档案管理基础工作必将在经济发展的各方面发挥作用，本文拟从档案管理基础工作存在的主要问题分析入手，提出档案管理基础工作的标准化、规范化的工作程序和方法，以提高档案管理基础工作水平，为经济工作做出贡献。

一、目前档案管理基础工作现存主要问题剖析

随着科学技术的普及和发展，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

1、传统档案管理改革不够，计算机普及程度不高

传统档案管理目前在我国还占绝大多数，正规档案馆计算机普及程度相对好一些，但在机关和企事业单位相对就差很多，比如在住房公积金管理方面，虽然由于行业较新，计算机应用程度还较好，但管理程度就有很大出入，管理也不规范。

2、基础档案管理工作没有一个统一的行业规范

以住房公积金为例存在的问题较多，首先档案号不规范没有目录号另外一卷多册的现象也非常普遍；另外案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍，另外部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用，造成资源的浪费。

3、基层单位的档案管理人员队伍亟待提高

以吉林省为住房公积金的档案管理单位为例，从业人员比较杂，专业档案管理人员奇缺，现存管理人员的学历结构和专业技术知识存在很大问题，对现有人员的培训水平也跟不上。

4、档案管理基础工作的重视程度不够

现在的档案管理工作，虽然在表面上被认为是受到重视的，但在实际工作当中，无论是领导层，还是各部门，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽视了档案管理基础工作的开展，有时甚至是流于

形式。

二、完善工作措施

档案管理基础工作是一个系统工程，要想达到系统的产出最大，更好的为经济建设服务必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。在档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。同时要齐抓共管，全方位营造和谐氛围，把档案管理基础工作落到实处。

1、充分动员，做好档案的全面普查工作

档案普查是实现档案管理标准化、规范化的第一步。根据整体要求，首先进行档案的科学普查工作，普查过程中主要是查缺补漏，剔出重复的案卷，提高档案的使用效率。

2、加强案卷的规范化管理

普查之后要将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。做到流程式管理

3、著录工作的规范化

规范化档案管理过程中著录工作是一个非常重要的环节，著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。各单位要结合自己的实际情况对细则进行分解，以真对自己单位的实际情况。

4、统一分类号，保证检索查全率

区别于手工档案，计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜地制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类，然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。既保证了检索查全率，也提高了检索的效率。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号的设立保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名等项的过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

6、齐抓共管，推进档案管理基础工作的规范化

目前在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了一定的基础。一方面要充分重视，齐抓共管；同时也要科学管理、人本管理共同促进档案管理基础工作的扎实

进行。

随着社会的进步和发展.档案馆工作将面临更高的要求，其社会功能也将不断地得到拓展。加强档案宣传工作，提高社会档案意识，是档案部门扩大档案影响力、提升档案馆地位的重要途径。是社会公众认识档案、利用档案的基础，是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要渠道。