浅谈中职学校电子文件档案管理

韦宇飞

摘 要：电子文件随着信息技术的快速发展，当前已作为一种新型的信息载体广泛应用于中职学校的档案管理之中。然而，当前中职学校在电子文件档案管理方面还存在不少问题。本文通过阐述了中职学校电子文件档案管理所存在的问题，及其实施电子文件档案管理的必要性，有针对性地提出相关管理措施提高中职学校电子文件档案管理的效率及质量。

关键词：电子文件档案；管理；问题；对策

随着电子信息技术及计算机网络技术的迅猛发展，无纸化办公已很普及，电子文件因其具备高效传输性、方便性及复制性，正逐步代替纸质文件。做好学校的电子文件档案管理工作极其必要，它是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，更是评估学校全面建设的重要内容之一。在中职学校的电子文件档案管理工作中，如何提高电子文件档案管理的效率及管理质量是当前的热点问题。

一、中职学校电子文件档案管理存在的问题

中职学校的电子文件档案管理指的是将学校日常的上级来文、往来文件、本校的办公行文、行政管理、教学活动及学生管理等形成的各种电子文件材料进行收集、整理、归档、保管，以便日后提供各类电子档案的查阅、借阅服务及相关管理等工作。然而，由于长期以来，中职学校对于电子文件归档的意识较为薄弱，学校忽视了电子文件档案管理的重要性，导致当前电子文件档案管理存在着以下四方面问题：

（一）中职对电子文件的归档意识不高

一方面，由于电子文件是档案管理方面近年来较为兴起的新型“文件”，当前对电子文件归档没有明确的要求和具体规定，加上档案管理部门对电子文件的归档工作宣传不到位，使得电子文件形成部门对电子文件的归档意识并不高。

另一方面，中职档案管理部门对电子文件归档的认识存在偏差，误认为电子文件的归档就是简单地归档电子文件，导致电子文件档案的存档及管理工作完整性、准确性不高。

（二）电子档案储存的安全性不高

当前，随着全球化、信息化和网络化的快速发展，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转。与此同时，电子文件档案信息通过网络传递时极易被病毒感染或遭受黑客入侵，导致电子文件档案被不法人士窃取、泄密以及伪造。加上现有的防火墙等技术并不能轻松应对黑客高手或高效的病毒，致使电子文件档案信息的安全性严重降低。

（三）电子文件档案管理人员专业化水平较低

电子文件的档案管理工作对于管理人员的专业化要求较高，不仅要有档案管理的专业知识，还要有计算机软硬件技术、数字通信技术和计算机网络技术方面的专业知识。中职学校的电子文件档案管理工作不仅需要配备现代先进的计算机、扫描仪、数码照相机等设备及管理软件，而且需有高度专业的人才进行管理、操作，才能真正确保电子档案管理工作的准确性及高效性。因此，电子文件的档案管理工作人员不仅需要具备高度专业的档案知识，而且必须能够熟练操作计算机和高端办公设备。

然而，当前中职学校从事档案管理工作的人员不仅专业知识水平偏低，而且严重缺乏同时具备档案管理和计算机信息处理技能的人才。

（四）电子文件归档程序不健全

当前，中职学校的电子文件归档工作并未有明确的管理、操作办法作为依据，加上管理人员专业化知识水平较低，导致电子文件的归档程序混乱，存在大量问题。

另外，中职学校的部分电子文件存储过于分散，未能实现集中脱机保管。出现电子文件管理不严密，甚至存在被伪造、篡改的可能。加上部分电子文件与纸质文件并未实施共同归档管理，加大了管理电子文件的难度，尤其是当计算机出现问题时，极有可能损坏电子文件档案，致使学生的档案信息不完全甚至完全丢失。

二、中职电子文件档案管理的必要性

（一）归档速度快

可以充分、有效的将信息化技术充分与档案管理工作相结合，快速、有效的实现档案的一体化管理，从而使得整个电子文件档案管理工作流程简洁化、操作简便化。与此同时，通过电子文件档案的管理，还能进行归档的相关工作，其中包括：收集文件资料、分类、储存、翻阅、统计等方面，可以有效地减少档案管理工作人员的工作量，大幅度地提高工作人员的档案管理效率及质量。

（二）提高储存的稳定性

当前中职学校进行的电子档案管理工作相比于传统的纸质档案管理，其储存的稳定性更高。因为当前的电子档案管理可以通过利用现代化、信息化的科技技术，其中包括：DVD光碟、U盘、移动硬盘、内存卡等等进行储存与传输。不仅储存时间长、储存量大、占用空间少，而且其稳定性较高。

（三）便于实现资源共享

进行电子文件档案管理，不仅可以有效、快速地提高档案调阅者的翻阅、查找、阅读速度，而且可以通过使用网络、信息传输等技术，将电子档案管理设置为不同的情况进行搜索、分类、安排、优化、过滤等操作。在优化电子文件档案管理的同时，最大化的发挥了传输速度快、应用能力强、储蓄信息量大等优势，从而最大程度地实现资源共享。同时提高学校档案管理者的工作效率，减轻其工作负担。可见，做好中职学校的电子文件档案管理工作是非常必要的。

三、做好电子文件档案管理的措施

（一）坚持文档一体化的档案管理原则

中职学校在进行电子文件档案管理时，应当坚持文档一体化的原则，确保在电子文件生成的初期便采取适当的措施及管理办法，保证电子文件的归档质量。

首先，由于电子文件具有作为法律证据的资格，加上电子文件本身具备的易删除、易更改等特性，使得电子文件的法律证据力度主要依靠其内容、背景和结构。因此，在电子文件管理的过程中，档案管理工作人员必须始终贯彻文档一体化的原则，通过文档一体化，可以有效地保障电子文件法律证据价值。必须确保电子文件生成的初期已经采取相关有效的技术与管理措施对电子文件这三个基本要素进行保存与管理，确保其法律价值。

其次，文档一体化可以有效的提高电子文件信息的安全性及稳定性，由于其本身具备的流动性及易更改、易删除性，要在电子文件的生成初期确定好电子文件的归档范围、保存价值、采集的时间和采集的方式，以避免文件可能会被非法修改或损毁。由此可见，电子文件

更需要文档一体化的管理体系可以有效地保证电子文件的真实性及准确性。

最后，由于电子文件的归档方式及措施众多，为了提高电子文件档案的准确性、完整性，必须对所归档的电子文件进行鉴定及整理，确保电子文件档案能够安全存储与维护，保证电子档案的长期有效与可用。

（二）提高电子文件档案管理的安全性

由于电子文件是社会进步的产物，必须确保电子文件档案的安全性及可靠性。在进行中职的电子文件档案管理工作中，如何加强电子文件的安全性成为当前亟需解决的问题。通过不断地研究、探索相关提高电子文件档案管理安全性的工作，确保档案管理者能够及时发现计算机操作系统的不足，通过改进电子技术措施，提高电子文件的安全性，从而保证电子文件档案资源的安全及可靠性。

其中，电子文件档案的存储载体的安全性及可靠性与电子文件归档工作的质量息息相关。因此，对归档的电子文件，要采取可靠的措施，确保电子文件存储的安全。一方面，可以通过加强检查计算机是否存在系统漏洞或病毒侵入，及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传、下载安全等和访问权限等的防患工作。另一方面，还可以通过控制环境的温度和湿度，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全与稳定。通过提高电子文件档案存储载体的安全性，可以有效地提高电子档案信息交流的准确性及高效性，以便向社会提供有利的信息资源，从而促进经济建设的稳步发展。

（三）提高电子档案管理工作者的专业化水平

提高电子档案管理工作者的专业化水平，可以有效地提高中职学校的电子文件档案管理工作质量及效率。

一方面，中职学校可以通过招聘档案管理、电子计算机或数字通信等优秀的专业人才。另一方面，可以通过安排档案管理人员参加档案系统组织的短期培训，系统提高档案管理知识和技能、计算机及其网络技术等专业知识水平，全面、快速地提升档案管理人员的专业化水平。

（四）编制完善的电子文件归档流程

中职学校必须编制完善的电子文件归档流程，作为日后归档电子文件档案的依据。档案管理工作者必须严格按照程序，做好归档电子文件的归档。

首先，档案管理工作者应当对所需归档的电子文件进行收集、分类和整理。其次，对电子文件进行真实性鉴定，并确定其存储价值及存储范围。再次，档案管理工作者应当将电子文件脱机存储在可靠的载体上，并送交档案室归档。其中，在格式上，一般采用通用格式。例如文档文件采用DOC格式，数据文件采用DBF文件等。最后，应当避免将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上，提高电子文件档案存储的安全性及稳定性。

参考文献

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[2]董永昌，何嘉苏.电子文件与档案管理[M].百家出版社.2011.

[3]朱汇川.论元数据在电子档案管理中的应用[J].安徽科技2009（10）.