浅谈供电企业在声像档案管理工作中的难点和对策

沈军

【摘要】供电企业在生产经营等各类活动中，声像资料很大程度的真实的反映了企业的成长历程，从而对声像档案也有了进一步的认识。本文主要阐述了声像档案管理的重要性、难点及声像档案管理的对策。

【关键词】声像档案管理：重要性：难点；对策

在信息化、数字化浪潮汹涌而来的今天，我们供电企业在生产经营等各类活动中，使用数码录音和数码照相机、摄像机，形成了大量的音频、视频文件和存储载体…一光盘、录音带、等。 以及收集企业在生产、科研与经营活动中形成的照片、奖牌、奖状、奖杯、奖旗、证书、录音、录像带与光盘资料等，很大程度的真实的反映了企业的成长历程，从而对声像档案也有了进一步的认识。

1. 企业声像档案管理工作的重要性

声像档案能将鲜活的现实场景原貌地保存下来，传诸后世，再现于后人的视、听觉感官，因此，较之其他载体材料的档案，就显现出自己优势。

2. 企业声像档案管理工作存在的难点

2.1声像档案意识谈薄。

在如何看待声像档案上，普遍存在着这样两种思想认识上的误区：一种是部分人根本就不清楚声像也是档案。他们一直误以为只有纸质的文件、资料、报告、总结、履历等等才是档案，而企业在生产经营或其他活动中形成的照片、录音、录像等，一旦拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，用完就算完了，怎么处理这些声像资料属于个人行为，还有个别人以个人版权为借口不交照片等等。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像资料长期在个人或业务部门内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的大量流失，导致企业档案不齐全不完整，严重影响了企业声像档案的完整归档、长久保护和开发利用。

2.2收集整理归档不及时。

（1）管理分散，声像档案材料大多数保存在形成部门和个人手中，谁制作谁保管，只拍、录，事后不按档案的规范标准去进行整理，更不向档案部门移交。致使大多数有价值的生产实践工、科学实践或有纪念意义的社会活动，往往不能留下完整、系统的声像档案资料。

（2）损失严重，有的单位对部分因时间较长、利用率相对较低的磁带或录像带，私自冲洗掉改录其他内容的现象较多。如事后发现又需用这些声像档案时而再进行补拍、补录，这种离奇“制造”的资料，说它是赝品未免有些过分，但总会给人一种掺假的感觉，因此它已经失去了原汁原味的真实美和凝重的历史感。此外，在保管条件上，有部分单位或部门因不具备保护声像档案的特殊条件，而严重影响了声像档案的寿命。

（3）遗留问题多，其一有的虽有声像资料，但也只是集体合影、会议场景、人物发言一套程式化的、新闻导语式的内容，缺少有意义的特写镜头，人物专访和事件细节，没有内涵和深度。其二有的声像资料摄录后，没有及时辅以必要的文字说明（包括内容、时间、地点、任务和制作者等），相隔时间一长，时过境迁，人事更动，在就无法记忆和认知了。这种声像资料的作用和价值必然受损，大打折扣。

现在，企业受档案产生经济效益不大的局限，不可能花大量资金投入到档案的现代化建设中，结果就是没有专门的保管库房保存声像档案，即使有也不能享受和人事、科技档案同样的待遇。由于温湿度无法保证控制在规定范围内，致使声像档案难以长久保存。

3. 进一步加强本单位声像档案集中管理的对策

3.1加强领导，强化声像档案意识。

要积极争取领导的重视和支持，将声像档案工作纳入各单位工作计划、规划，列入领导议事日程，加大经费投入，确保足够的人力、物力、资源的配备。通过媒体或举办声像档案展览，向社会大力宣传档案工作的重要性，以提高全民的档案意识，还要认真贯彻落实好《档案法》，按照法律和政策规定，以对党负责、对历史负责，对人民负责的高度历史责任感，切实做好这项工作。

3.2建立健全声像档案管理的各项制度。

3.2.1首先要制定一个管理办法来规范声像档案归档工作。完善制度建设，确保声像档案的齐全、完整、系统。 完善声像档案的管理标准和有关人员岗位职责，档案人员要直接参与声像档案内容的拍摄和制作，将这项工作也要纳入档案工作人员职责范围，使声像档案管理工作更加制度化、标准化。

3.2.2档案部门要运用行政手段和经济手段，对声像资料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一整套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。

3.2.3主要渠道有：

（1）通过正常移交接收。业务部门移交档案馆。

（2）重点单位、重点部门重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通，及时掌握情况。

（3）重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除承担本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。

（4）广泛的社会征集。对散存在个人手中的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等多种方式广泛征集。

（5）档案部门直接征集。档案人员参与各类重大活动的拍摄针对公司重大活动（重要会议）声像档案收集，由主办单位通知档室派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保公司重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面开发利用。

3.2.4此外，对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交；在此基础上要狠抓落实，确保有关规章制度落到实处；必须制定有效的配套措施，明确与声像档案有关部门和人员的责任，做到有章可循、有法必依。还要加大宣传力度，利用广播、电视、报刊等多种形式宣传声像档案的重要作用，增强企业员工的档案意识，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案的归档质量和时效。

3.3结合实际，创造条件，力求妥善保管。

（1）企业声像档案保存条件普遍达不到要求，短时间内都设专室又不现实。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。按照《照片管理规范》的要求，底片控制在13～15℃，相对湿度在35～45%；照片控制在14～ 24℃.相对湿度在40～60%的环境中。磁带一般要求其环境的温度在25℃以下，湿度以50%左右为宜。保存的母带，温度在8一l2c|C，45～50%的湿度中保存。保存期间温度的波动应该小于正负5℃，湿度波动小于正负l0%。光盘理想的贮藏条件是有温度湿度控制的计算机房，环境温度为20℃，湿度45%。

（2）从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。 首先，声像档案要使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；再次，增加空调控制好温湿度，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。2004年一次性投入资金30余万元，为彻底改善各类档案的保管条件，安装密集架130组、底图柜10个、电子文档2柜个、购买了档案管理专用电脑、快速扫描仪、复印机等先进仪器设备。设置了独立的综合档案室和档案人员办公室，安装了铁门、防盗窗、窗帘、配备了灭火器、温湿器使档案室达到了防盗、防光、防火、防潮、防高 、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求，做到警种长鸣，宁可千日无事故，不可一日不防范，确保万无一失。为我公司在今后各类档案的管理走向一个科学化、规范化的管理轨道打下一个坚实的基础，让馆藏档案更好地发挥作用。

4. 加强现代化的管理，实现声像档案信息资源共享

（1）随着信息技术的不断发展，各级各类档案部门都应建立独立的声像档案数据库，通过计算机网络随时检索、查阅、调用和复制，能满足更多的利用者从不同形式，不同内容的要求，实面其档案信息的资源共享。这种快速、便捷、共享的档案利用方式，可以使声像档案的价值得到更加充分地发挥。声像档案应该在档案室里有重要的存放空间。对声像档案的保管要专库或专柜存放，并保持适宜的温度和相对湿度。要定期检查，对多次使用和已污损的声像档案要及时修整、复制，对长期保存且不常用的磁带，每年重绕一次，或刻录光盘多套保存。在信息资源共享方面，我单位已经初步进行了尝试。在本单位开通的供电网站中，资料传阅中，档案资料共享已经开始进行中。声像档案资料给人以更为贴近的内容受到了公司员工的关注。

（2）此外，在声像档案的开发和利用上，还要重视信息交流、合作。信息时代的特征就在于信息交流、合作，资源共享。适合公开的声像档案完全可以拷贝、复制，提供给用户，真正把档案的可利用性用到实处。