高校学生档案管理系统的研究

雷波

摘 要 国家档案资源是以高校档案为基础建立的，它在国家档案资源体系中占据了重要位置。在高校档案中要数教学档案和学生档案这两个类别的信息量最为庞大。我国各大高校存放了大量的图纸和文档于档案室，因为传统的管理模式现已经造成了相关部门工作效率的瓶颈，在工作中缺乏行之有效的档案管理手段。当今，各大高校档案管理部门面临的主要问题有：如何有效地提高组织能力、强化管理模式和档案的充分利用，更好地实现档案馆的作用。本文依照上面所陈述的问题，针对学生档案信息管理系统进行构思。

关键词 校友信息管理 网络 联系

中图分类号：G270 文献标识码：A

1 背景及意义

近几年，随着通信技术、网络技术、数据库技术以及软件工程方法等的飞速发展，在计算机技术的应用领域里管理信息系统（Management Information System，MIS）以成为必不可少的一部分，在计算机信息系统中它的应用层面最为最普遍。①

档案的本质就是信息是由各种文件材料转化而来，是一项特殊的社会智力资源。它同信息家族的其他成员一模一样，身背着所有信息的共同特点，它们都可以被收集、检索、处理、传递、存贮、交换和利用。各大学或高等院校都相继建立了档案信息中心，其目的是为了更好的对档案进行保存、管理和充分利用。以便对高校档案的集中管理，确保了具有永久保存价值的档案，同时有助于高校在教学、科研等方面的改进。高等学校本身的性质、职能决定了高等院校档案馆不仅是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构，对全校档案工作负有行政管理的职责。因此设计开发一套新的档案管理信息系统来取代原系统的单据手工传递工作，将具有非常重要的意义。而且，由于系统能够在未来的时期内稳定地发挥作用，提高了管理的质量，降低了管理的成本，减少人工开支，节省资金，并且可大大提高信息量的取得，缩短信息处理周期，提高学生信息的利用率，提高档案管理的高效化、准确化、合理化。

2 研究现状

档案馆管理方针在我国高等院校中实施至今已有近六十几年的历史。由最初的传统管理模式发展到现在，实现了高度标准化、规范化管理模式。创建了一套规范有序的档案工作管理体系，以便在全国范围内统一实施，为我国在未来的档案管理体系中开拓了一片良好的新天地。如今，随着国内各大高校的参与并且在校园内建立了综合档案室或档案馆，为该校进行统一有效的管理学生档案奠定了基础。

在21世纪，在档案管理体系中实现了以计算机信息网络作为一种工作手段，几乎覆盖了档案工作的各个工作环节。近几年来，全国各地对档案信息化建设进行了有效部署，档案行政部门在这方面也取得了一定的成功。截止2007年第二季度，全国已有3000多万条的档案信息实现对外开放。

目前，国内已有部分高校建立起专门的信息中心，并以着手购买硬件设备和软件系统。以开展档案信息化管理为导向，有针对性的开发一些档案管理信息系统软件，如云南大学《文档一体化应用系统》、清华大学《学籍卡综合业务管理系统》等。此类系统最大的特点是实现了校内电子文件归档功能。

3 系统介绍

根据档案管理系统目前存在的问题和发展趋势，以学生档案信息管理系统为基础进行有效的设计与实现。其主要工作如下：

（1）实际系统的开发：根据当前系统的实际需求，结合相关技术进行设计与开发，在系统架构上实行三个层次的深入研究：业务表现层、业务管理层、应用基础；

（2）需求分析及系统架构：详细的分析了学生档案管理系统对用户所产生的作用以及用户对信息管理系统的需求。在满足用户所提的要求下，进行系统框架设计以及对主要业务流程的分析。将C/S结构和B/S结构进行了比较，总结出它们在开发及使用中所存在的优势和问题。并根据学生档案信息管理系统的实际需求，确定系统的体系结构；

（3）系统开发及技术研究：基于NET、数据库检索、网络安全、Web Service等技术的基础上，对开发学生档案信息管理系统进行了探讨；

（4）集成与优化：根据系统本身的特点和服务思想，提供一套行之有效的系统集成方案，并针对该方案进行部署和采取相应的安全措施。

该系统具有的特点如下：

（1）在系统设计过程中严格按照国家档案管理标准规范进行设计开发。加大对现有信息及网络资源的利用，使系统在性能中具备良好的兼容性和快速的反应能力。均衡档案信息系统的建设与各高校信息化建设的匹配，形成一个有机整体。另外，该系统结合了先进的信息技术和创新的档案管理，从而加快了档案信息迈向数字化的脚步。

（2）从服务对象角度出发，结合档案工作服务功能的要求，提供了友好的客户访问界面，并且提供了较为完善的档案服务流程管理，全面的实施档案馆在业务流程处理和服务上的数字化和网络化。如今，高等院校在学生档案和教学档案中使用了管理信息系统，它比传统的手工管理方式更加实用。档案管理信息系统对于高校的管理部门来讲，该系统不但具有检索迅速、查找方便、保密性好、寿命长、可靠性高、存储量大、成本低等优点，并将业务管理进行了有效的改造，完全按照国家规范的标准化以及现代化的管理模式，大幅度的提高了学生档案管理的效率。在面对服务对象时该系统提供了友好的服务界面和简便快捷的操作流程，以满足了服务对象与服务提供者之间的互动需求；

（3）在联接上实现档案馆信息系统与学校职能部门的应用联接，这一实现提供了快捷高效的整合手段。将本系统与以往的档案管理系统相比较，该系统除了具有计算机化的档案管理外，还把信息资源作为档案的重要来源，更加注重了信息的共享和利用。

4 小结

21世纪的今天，我国已经进入了以知识管理为核心的时代，电子政务与各行各业的信息化快速发展以及综合运营手段，由于信息技术的快速发展也把知识管理理念推到了一个核心的地位。在开展档案信息化建设的同时，应当把档案基础数据库建设好，充分利用数据挖掘、数据分析工具提供快速检索与服务，实现档案信息资源的共享化，真正体现出系统在实现档案保存中的价值和意义。

注释

① 文渊工作室.Dreamweaver 2004[M].中国铁道出版社，2005：7-6.