浅谈中外合作办学中的文档管理工作

钱晓澜

摘要：中外合作办学是一项新兴的办学模式，但任何学校的建设都离不开文档管理这样重要的基础工作。作为高等院校教务管理的重要组成部分，文档管理的好坏直接影响着高校教学评估的结果，对高校的发展起着举足轻重的作用。本文通过对中外合作办学中的文档管理工作现状进行简要的分析并提出改进建议，从而使中外合作办学之路越走越宽敞，可持续发展下去。

关键词：中外合作办学；文档管理；课程文档

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）52-0034-03

随着中国经济的发展和成功加入了世界贸易组织，经济国际化程度越来越高，对国际复合型人才的需求量也越来越大。正是在这样的背景和形势下，中外合作办学项目应运而生。中外合作办学是近十多年来一项新兴的办学模式，是中外优质教育资源强强联手、合作创办的一条国际化教育的特色之路，也是我国现有高等学历教育的重要补充。与常规大学相比有其独特的教学模式、管理方式和人才培养规律，而文档管理工作在中外合作办学中有着不可或缺的重要地位和作用。

一、中外合作办学的文档管理的特殊性

1.文档管理的内容。作为中外合作办学教务管理的一个重要组成部分，文档管理既是一项烦琐的应用性日常事务工作，同时又是一项非常重要的教学信息资料汇集归档工作。中外合作办学的文档管理有其特殊性，这里主要指的是课程文档的管理。在中外合作办学过程中，为保证教学质量，根据外方合作院校要求，每学期结束后，要求每一位任课老师将本学期所授课程整理出一些资料作为课程文档归档，内容包括学生平时考勤表、综合成绩单、成绩分析评价表、教师简历表、教学日历、教学大纲和学生的期中、期末考卷挑选好中差各一份（或平时作业或课题研究报告或工科实验报告好中差各一份，或者还可以附上空白试卷和标准答案等）。所有上述材料均用英文填写，试卷是教师用英文出题而学生用英文答题。每学期期末考试结束后规定任课老师及时批改试卷，填报成绩单，将课程文档所需的各项资料整理好后交给文档管理员。综上所述，课程文档是一项综合性的教学档案，它能综合反映教师的教学态度、教学水平、教研成果等，可以从中了解学生的学习态度、学习能力和学习情况等，并可作为考核教师教学水平的重要依据之一。

2.文档管理在中外合作办学教务管理中的重要地位。国家教委办公厅1994年颁布实施的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》中明确提出：“高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是学校评估的重要内容之一。”①文档管理是中外合作办学的重要基础工作。课程文档是一种特殊的档案，它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而积累，承载了大量的教学、科研、管理信息，具有显著的科学性、文化性、权威性和很强的凭证作用，是研究和了解一个中外合作办学项目建设与发展的重要依据。②文档管理是教务管理的重要组成部分，为教学管理形成必需的资料积累，为教学评估提供第一手资料，为内部管理和外部监督提供有效依据或凭证，从而促使教学的健康发展。③课程文档是中外合作办学项目的重要智力资产，文档内容具有其特定和持续的价值，这种价值在共享、检索、分析等使用过程中得以体现价值和扩大效应，是中外合作办学重要的文献资料。④文档管理的对象是教师和学生，涉及教学大纲和教学日历等。教师根据教学大纲选择相应的教学内容，以保证专业培养目标的实现。中外合作办学的教学大纲由国外合作院校提供，根据大纲上指定的教材和学时安排教学。教学日历是文档管理中的一项重要内容，主要反映教师的整个教学规划和内容安排，教师一般根据教学大纲、教材内容、课时安排及时间进度等提前进行课堂教学的规划，在实际教学过程根据实际情况灵活调整，以保证教学内容的有效性、完整性和科学性。

二、当前文档管理中存在的主要问题

1.上交文档不及时，文档质量不高。有的教师归档意识差，平时没有整理资料的习惯，到交文档的时候常常找不齐资料，甚至找不到该交的资料，总是一拖再拖，严重地影响了文档质量。

2.教学日历马虎，没有创新意识。教学日历是课程文档中的一项重要内容，主要考察教师一周的教学任务安排，要求教师把每周所教的内容和要达到的教学效果简明扼要地用英文表达清楚。有的教师对教学日历不重视，在表中只是罗列了教材上的一些章节，而没有具体的教学内容、教学目标及具体的实施计划，从中根本看不出学生这个学期要学到什么和能做什么。

3.试卷雷同，不利于学生的进步。有的教师每年教同一门课，结果每一年出的试卷都雷同，顶多把题的次序改变一下。其实试题完全可以出得灵活些，除考察一些重要知识外，更要综合测试一下学生分析问题、解决问题的能力。每一年的形势都有发展和变化，所以教学内容和试卷也必须相应地变化。

4.成绩单评分随意，不符合管理的严肃性。成绩单的考核标准一般由管理人员根据教学大纲上的考核要求制订，由于教学大纲由国外合作院校制订，考试（Test）的次数相对频繁，这对中国学生来说并不合适，于是和外方商量，减少正式考试的次数而改为课堂测试（Quiz）或作业（Assignment）的形式来弥补，给学生更多的发挥空间。但有的教师图省事，取消原有的期中考试（Mid-term Test），把其占有比例增加到平时考勤分中；还有的甚至把所有考试包括期末考试（Final Exam）都取消，而全部以作业的形式来打分，使学生的成绩来得太容易，增加了管理工作的难度。

5.非讲座型课程及机房上课课程的资料匮乏。非讲座型课程，如口语课程、研讨会、技术论文等，往往文档不齐全，有的甚至没有建立文档，这时也要用尽可能多的资料说明如何完成目标和进行测试的。有的课程比如电子商务、电算会计系统、财务管理计算机应用等课程是在机房上的，通过在电脑上安装相应的软件指导学生完成所有的作业和考试，所以相应的文档资料就比较欠缺。

三、加强文档管理工作的措施

1.做好宣传和普及工作，强化归档意识，提升文档质量。由于人们对文档管理的重要性认识不足，往往造成文档管理的边缘化，不被重视。文档管理人员要积极做好宣传和普及工作，让更多的人意识到档案工作的重要性，支持文档工作，形成良性循环。课程文档作为一种日常交流的重要依据和工作成果的总结，文档管理人员必须遵循“事前指导，事中监督鉴别、检查审核，事后整理、归档”的工作流程，以确保文档的质量，尤其对新任课的教师来说，做好事前指导工作十分重要，他们可以借阅以前的文档进行参考。针对平时疏忽整理而临时匆忙应付的情况，可以采取“预存档”的方法，工作落实在平时，把教学计划、个人简历以及平时的考试和作业等选取三份（好中差各一份）先行放入档案袋中，到了期末只要选取期终考试的好中差样卷三份并填写好成绩分析评价表，最后再仔细检查一遍交给文档管理人员，这样就可以起到事半功倍的效果。文档质量的好坏会给后人以示范效应，好的示范会带动后来者做的文档质量越来越高，而不好的示范则起到相反作用。

2.树立与时俱进的服务意识，加强创新意识，提升文档管理人员的素质。文档管理人员必须积极、主动、有意识地从多渠道收集有价值的档案资料，时刻关注学院发展的最新动态，牢固树立及时立卷归档的意识。文档管理人员同时还要不断提高自身的政治素质和业务素质，提供高效、便利、优质的档案信息服务，使教职工从利用档案信息的亲身经历中认识到档案工作的重要性，消除对档案工作的偏见和误解。

3.依靠领导支持，健全和完善文档管理制度。档案工作离不开领导的关心和支持，文档管理人员必须及时主动地向领导汇报工作，虚心听取领导的批评和建议，努力把工作做得更有序、更科学、更系统、更规范。同时健全文档管理制度，完善借阅制度。

4.建立内部审核制度，建立并完善激励机制。由教务部管理人员和部门领导组成内部审核小组，对课程文档进行一年一度的仔细审核，分别召开外教会议和中教会议，对优秀文档进行表彰，并给予一定的奖励，使每位教师更加重视文档工作，从而不断提高教学质量。

5.开展文档管理研讨会，开拓管理思路。文档管理工作需要管理人员和教师之间的相互配合才能完成得好。召开教师座谈会，大家献计献策，探讨课程文档管理方面的问题，由教学经验丰富的老师对教学大纲提出适当的修改意见，并与外方商讨如何进行改进，以便更有利于中国学生的学习。

6.学习先进管理手段，提高工作效率。现代信息化手段越来越发达，将文档管理的某些常规资料纳入教务信息管理系统的平台，可以减轻工作量、减少纸张浪费、方便教师自行下载，极大地提高了工作效率，使中外合作办学的文档管理工作更加适应信息化、现代化和科学化管理。

常言道：细节决定成败。管理无定式，事事皆学问。作为一项心思缜密的工作，文档管理是中外合作办学中的一种不可或缺的教务管理手段，高等教育国际化给高校人才体系、培养标准、培养模式带来了一系列的变化，探索一种适应新形势和新挑战的文档管理手段势在必行，以使中外合作办学可持续稳定地发展下去。

参考文献：

[1]钱锋.教学评估给高校档案管理带来的新思考[J].兰台世界，2007，（03）.

[2]徐溶.高校兼职档案员队伍建设现状及对策研究[J].科技情报开发与经济，2010，（09）.