优化档案资料管理的措施之我见

陈敏华　温丽君

[摘 要]：对于企业而言，档案资料的管理是企业内部整体运营管理的重要部分，这些资料中的很多有效信息能够为企业的后续管理运营中提供有用的参考依据，优化企业的档案资料管理对于企业而言是很有必要落实的工作。

[关键词]：档案 管理 优化 措施

一、档案资料管理的重要性

1.档案管理在市场活动中的地位

通过档案管理对企业的大量资料进行保存和加以利用，能够实现共享和增值。一个企业从创立到发展，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料，包括文件、图片、录音和录像以及实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。市场经济时代企业在做决策时要参考各种资料、数据、信息，搞好企业需要汇集各方面信息，对决策者而言，信息与人才、资金同等重要，有时甚至更重要。没有资料管理、数字管理、信息管理，就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会。企业在市场中生存、发展，都有赖于详实的信息做基垫，而有效的档案管理正是信息一个很重要的来源渠道。

2.档案管理对于企业维权的作用

企业知识产权包括专利权、商标权、著作权及商业秘密等，企业在发展过程中，必然会面对各种竞争，企业在经济运作之中难免要发生各种纠纷，通常以经济债务纠纷与侵权纠纷居多。企业要想减少经济运作中的麻烦与损失，胜券在握，就得在日常经营管理中谨慎、细致地保存好翔实完整的企业档案做证据，供起诉、应诉之用，这样才能在经济纠纷中立于不败之地。档案的妥善管理对于维护企业的正当权益是非常重要的。

3.档案管理对于企业文化的影响

首先，档案能够真实地记录企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴，这都是对于对企业文化的归纳与梳理。企业档案管理对于企业文化的记录不是一种简单的记录，而是通过分类与分析使员工和领导能更好地认清公司的文化建设中的成就与不足。其次，通过档案管理员的梳理和价值判断，可以“留其精华，去其糟粕”，把最有价值的部分留存下来。此外，想要更好地服务于企业档案，还必须逐年分类设置，归纳整理，经过活化才能有价值。企业应当把档案管理与现代信息技术相结合，通过办公自动化、管理信息系统、客户关系管理、供应链管理、企业资源计划等应用系统，加快信息化进程，充分发挥档案的功能和作用。档案管理是伴随着企业的发展与壮大过程一直需要落实的工作，正是档案中有价值的信息构建了特有的企业文化，让企业更鲜活，更有市场竞争力。

二、优化档案资料管理的措施探究

1.强化人员建设，提高工作人员素质

档案管理人员的综合素质和档案管理的效率有着密切关系，档案管理中的很多问题都是由于管理人员工作中的疏漏造成的，而这些疏漏又是因为管理人员的专业技能和职业素养不够，因此，强化人员建设，切实提升档案管理人员的综合素质是很有必要的。企业内部可以定期组织针对档案管理人员的培训课程，这可以帮助他们巩固专业技能，也能端正他们的工作态度，培训过程中管理人员还可以就工作中实际碰到的问题及存在的障碍展开研讨，大家的智慧往往能够更好的让问题得以解决。与此同时，对于档案管理人员可以提供更合理的晋升通道，这对他们的工作积极性是一种很好的激励，能够促进他们更尽心尽责的为企业服务，给企业的的档案管理工作带来提升。此外，企业在后期的档案管理人员招聘中也应当相应的提升门槛，档案管理是一项系统而严谨的工作，具备扎实的专业知识及有过相关从业经验的才是最佳人选，只有优质的、专业的档案管理人员才能组建一支综合素质高的团队，才能更好的为企业档案管理服务。

2.突出管理职责，明确分工

档案管理是一项系统而繁琐的工作，其中有很多不同的职能，想要让整体的档案管理工作更准确而高效，很有必要在内部做好分工，让人员间的职能划分更明确。档案管理部门对于部门内部要定期进行梳理，档案管理要做到分级管理，企业中的档案机构要对企业的档案工作进行统一领导和集中管理，建立起企业内部统一的档案管理制度，对企业实施全部档案的综合管理。此外，档案管理必须强调标准化，明确分工，用数据说话。标准是从事生产、建设等各项工作的一种共同的技术依据，质量管理的过程就是对标准的采用与实施的过程，标准具有统一性、权威性的约束力。企业档案管理是一个复杂的管理系统，单靠行政手段、经验进行管理是不可能实现管理目标的，如果没有明确的分工及统一的标准，势必会造成整个管理系统的混乱。

3.狠抓制度建设，做好制度保障

档案管理中存在的很多问题都是由于管理制度的不完善，没有严格的操作章程造成的，因此，切实制定一套科学、合理、严密的档案管理工作标准和规范是提升档案管理效率的有效途径。企业应当针对需要管理的档案类型及档案的特点，制定一套完备的档案管理的工作标准，并且监督管理人员严格按照标准流程来操作，这一方面能够规范管理人员的行为，另一方面也能着实提升档案的管理效率。对于工作标准的执行一定要落实到位，可以另外制定相应的奖惩措施，对于标准的操作以及高效的工作表现要给与肯定与奖赏，对于不合规与不符合标准的操作过程要给与相应惩罚并且引以为戒，这样，才能让标准更深入的落实到每一个档案管理人员的实际工作中，从而提升档案管理的效率。

结 语：企业的档案管理是企业整体运营中非常重要的环节，它能够让企业在激烈的市场竞争中赢得一席之地，能够帮助维护企业正当及合法的权益，同时，对于企业的整体文化的塑造也发挥着不容忽视的作用。想要提升企业档案管理的效率，首先要强化人员建设，提高工作人员素质，优质的档案管理团队才能让档案管理工作更有效的落实。与此同时，要突出管理职责，明确分工，这样才能让档案管理工作更准确与高效。此外，要狠抓制度建设，做好制度保障，切实制定一套科学、合理、严密的档案管理工作标准和规范才是提升档案管理效率的有效途径。

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