电子档案管理面临的困境及对策探讨

温丽君　陈敏华

[摘 要]：随着计算机越来越多的被应用到企业管理中，对于档案的管理也逐渐发展成电子档案管理的形式。电子档案的管理让资料的管理更高效与便捷，然而，实际管理工作中仍然存在若干困境需要克服与转换。本文将探讨电子档案管理工作中存在的问题，并且有针对性的提出相应的改善对策。

[关键词]：电子档案 管理 困境 对策

一、电子档案管理工作中存在的问题

1.信息安全问题

电子档案的管理是借助计算机网络的功能才能得以实现的，然而，对于互联网的使用必然会伴随相应的安全隐患。电子档案是非常重要也很机密的文件，里面存有很多很有价值的信息，很多黑客正是基于对于这一点的了解，会恶意的攻击相关企业的网络系统来窃取信息，一旦得逞，给企业带来的损失往往难以估量，信息安全问题是电子档案管理工作中面临的首要的难题与困境。

2.原始性问题

电子档案管理中存在的另一个问题是档案的原始性难以分辨。在传统的档案管理中，针对纸质的文件管理，文件的原始性可以通过纸张、字迹等非常个人的特征得以分辨及体现，然而，档案一旦变成电子形式，这些特性就都不存在了，很多时候，电子档案的原始性无从追溯，原始性问题也是电子档案管理中常见的一个问题。

3.真实性问题

真实性是和原始性有共通的一个问题，纸质的传统档案中，通过个人笔记、甚至相关的纸张制成材料，能够对于材料的真实性有很好的分辨，然而，电子档案的形式让这些明显的带有个人特质的特征都消失了，材料的形式、字迹全部一致，这给材料的真实性留下很大的疑问，对于真实性的辨识也变得更加困难。

4.完整性问题

档案管理中，保留档案的完整性是非常重要的，这对于后期查考参照会产生很直接的影响，档案不完整会带来很多信息的遗漏甚至信息的差错，这正是电子档案管理容易带来的问题。传统的纸质文件的档案形式通常很容易保存一整套文件，文件的完整性能够有保障，而档案一旦变成电子形式后通常会出现无据可依，无法确知档案的完整，这给档案管理工作中带来很多障碍。

5.安全性问题

档案以纸质形式保存时，虽说档案一旦累积到很大数量时会占据很大空间，并且不便于归档管理，但无论如何，只要这些文件在，那么就不会有档案的遗失，档案的安全性是有很好保障的。然而，当档案管理一旦变为电子形式后，其安全性就容易令人担忧。档案可能由于计算机或存储设备的故障而意外遗失，有些故障是无法逆转的，一旦发生就不可能再恢复到原来的状态，那么相应的档案就会永久性遗失或损毁了。此外，由于档案在不断的整理过程中，需要操作人员定期进行管理，在操作过程中，很可能因为操作不当或操作失误而造成档案的变更或遗失，尤其是在操作人员不知情的情况下，这些问题没有被及时发现，那么就会给档案带来永久性的损毁，档案的安全令人堪忧。

二、建议采取的对策

1.采取切实可行的信息保护措施

电子档案管理过程中，最大的问题就是信息安全问题，因此对于电子档案的管理，首先要对信息安全性进行把关，可以从以下几个方面采取有效防范。首先，企业内部档案存储的保密工作要做到位，企业内部的档案管理系统应该有完善的防御措施，能够很有效的抵抗外来病毒等的侵害。其次，企业要做好内部网络维护工作，应当成立专门的网络维护部门，或者聘请相应的专业人士定期对企业内部的网络信息安全进行检查，一方面是加强对信息安全的维护，另一方面，一旦发现问题或异常可以及时采取相关的防御措施，将外来侵害的危险系数降到最低。此外，对于电子档案管理人员的操作技能应当进一步提升，他们是信息安排的第一道把关，提升他们的技术水平对于提升整个档案管理的安全系数有重要作用。

2.制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范

档案管理中存在的很多问题都和不规范的工作标准和操作流程有关，因此，切实制定一套科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范是提升电子档案管理效率的有效途径。企业应当针对需要管理的电子档案类型及档案的特点，制定一套完备的电子档案管理的工作标准，并且监督管理人员严格按照标准流程来操作，这一方面能够规范管理人员的行为，另一方面也能着实提升电子档案的管理效率。对于工作标准的执行一定要落实到位，可以另外制定相应的奖惩措施，对于标准的操作以及高效的工作表现要给与肯定与奖赏，对于不合规与不符合标准的操作过程要给与相应惩罚并且引以为戒，这样，才能让标准更深入的落实到每一个档案管理人员的实际工作中，从而提升档案管理的效率。

3.提高档案人员的综合素质

档案管理人员的综合素质和档案管理的效率有着密切关系，档案管理中的很多问题都是由于管理人员工作中的疏漏造成的，而这些疏漏又是因为管理人员的专业技能和职业素养不够，因此，切实提升档案管理人员的综合素质是很有必要的。企业内部可以定期组织针对档案管理人员的培训课程，这可以帮助他们巩固专业技能，也能端正他们的工作态度，培训过程中管理人员还可以就工作中实际碰到的问题及存在的障碍展开研讨，大家的智慧往往能够更好的让问题得以解决。此外，对于档案管理人员可以提供更合理的晋升通道，这对他们的工作积极性是一种很好的激励，能够促进他们更尽心尽责的为企业服务，给企业的的档案管理工作带来提升。

结 语：随着计算机信息技术在各行各业中应用的不断深入，档案管理工作已经由原始的管理途径演变为电子档案管理的过程。然而，在电子档案管理中仍然面临着许多困境，很多问题如果不能得到有效解决会给档案的完整性、真实性及安全性留下很多隐患，档案一旦由于管理的不善而发生遗漏或损毁，会给企业造成非常不利的影响。想要改善目前电子档案管理中存在的问题，首先要对计算机信息安全问题做好把控，这是档案以电子形式进行管理其安全性的最直接保障。其次，有必要制定一套科学、合理、严密的电子档案工作标准和操作规范，这对于工作人员的行为是一种约束，能够有效避免很多由于工作人员的操作不当而造成的问题。此外，要提升档案管理人员的综合素质，这样才能让他们更好的为企业的档案管理服务。

参考文献：

[1] 李清华，纸质档案与电子档案管理初探[J]，赤峰学院学报（自然科学版），2009年11期.

[2] 刘珂，信息化环境下档案职业发展趋势分析[D]，郑州大学，2010年.

[3] 高世宇，电子档案管理问题探析[J]，黑龙江档案，2011年04期.