合同管理系统的开发研究

李向彤

摘要：本文对合同管理系统的开发进行了简要分析。

关键词：合同管理系统 开发

现阶段，合同已经成为保障市场经济正常运行的重要手段。同时它也是是商务运作中极其重要的一部分，其管理的优劣直接影响商务流程的顺畅。因此，充足的信息资源、便捷的功能操作是合同管理系统应提供的重要性能。目前，人们往往用传统的人工管理方式结合电子表格来进行合同管理，这种管理方式存在着诸多弊端，如：效率低，保密性差，电子表格容量小，关联性差，不易于查询、更新和维护等。

而市场经济要求企业必须在遵循市场行为规则的前提下参与竞争、规范管理和经营。在企业的生产和营销过程中，必然会涉及到与其它企业之间的合作，而这些合作大都是以合同方式进行的，合同管理要贯穿于企业运营的全过程。如今合同管理已经成为企业发展和科学管理的重要环节。对合同进行科学的管理可以维护企业的权益，提高企业经济和社会效益，提高管理水平。虽然企业越来越认识到正确的合同管理的重要性，但它们在这方面还面临着很多障碍，如零乱的合同管理手续，糟糕的合同可视度，缺少信息化基础设施等。

因此，系统开发对于企业合同管理有着非常重要的意义。因为随着改革开放的深入，市场竞争日趋激烈，企业必须建立现代化信息管理系统，利用先进的计算机技术进行企业的管理，真正做到与时俱进，电子合同也就顺应着时代的需要由此产生了。在电子商务中，合同的意义和作用没有发生改变，但其形式却发生了极大的变化。在此背景下，利用计算机实现企业合同及文档资料的管理势在必行。

合同管理是项目管理的关键，项目管理的重点，集中在合同管理、质量管理、进度管理、成本管理、安全管理和信息管理6个方面。所以要研究合同管理系统其实就是深入探究项目管理软件这个大方向的现状与发展趋势。

国内项目管理软件的研究开发始于20世纪70年代，至今经历了两次重大转变。第一次，90年代初，标志是研发主体由用户本身转变为专业化的软件企业。在70、80年代多是各用户单位自行研制的单项功能的初级产品，即自己提出需求、自己研究、自己开发、自己使用，是一种完全的小生产方式，在近二十年中发展缓慢。90年代初，市场经济带动出几十家专门从事建筑管理软件开发的高科技民营企业，软件开始走上社会化、专业化、商业化的快速发展道路。90年代是国内建筑管理软件迅猛发展的十年，工程造价、工程量计算、钢筋配料、平面图制作、标书制作软件等新产品大量涌现，价格逐渐降低、功能不断完善，界面友好、操作方便，通用性、实用性增强。第二次，90年代末，标志是产品由单机版转向系统集成。如将项目施工方案的设计、概预算、工程量计算、进度计划、资源计划、费用管理、事务性管理等综合起来形成一个有机的整体。运行环境由单机用户拓展到网络多用户，一定程度上实现了企业内部的数据共享。进入2000年来，项目管理软件的研发出现了滞缓现象。究其原因是多方面的，既有市场因素又有技术因素，既有外部环境的影响又有自身条件的制约，如加入WTO的影响、用户需求的变化，网络技术、数据库技术、通讯技术的进步等。我国的项目管理软件的现状可以说是机遇与挑战并存，首先积极的政策环境，巨大的市场需求，信息技术的广泛应用都为该技术的发展提供了机遇，另一方面，管理的基础工作还相对薄弱，这不仅限制了对软件应用的需求，而且进一步拉大了国内项目管理与国际水平的差距。国产软件一般在功能设置和运行机制上更符合国内用户的需求和习惯，如有双代号网络图、前锋线等。但在用户界面、报告生成与输出、数据交换、二次开发等方面还存在着较大的差距，而且这些软件目前还不可能用于国际工程项目。

国外项目管理中的计算机应用可以追溯到50年代中后期网络计划技术的出现，到了60年代中后期网络分析程序已经十分成熟。整个70年研究的重点是完善和扩展网络模型分析软件的应用功能，如成本和资源的平衡优化；同时提出并研究了项目管理信息系统。进入80年代以后，PC机的普及和项目管理工作的科学化、标准化，使一般中小型企业、中小型项目也可用计算机进行管理，网络技术才真正普及。90年代后，项目管理软件发展迅速，不断有功能强大、使用方便的软件推出，在项目管理中发挥了重要作用，计算机的应用已经成为项目管理必不可少的一个组成部分。项目管理软件的功能层次不断提高，对应着三个显著阶段：第一层次，也称基本功能，如进度控制、质量管理、资源管理、费用控制、采购管理等，是对基层工作流程的模拟，在一定程度上实现数据共享，减轻了基层项目管理人员的工作强度。在80年代已基本完成这方面的功能开发并在基层项目管理中广泛应用。第二功能层次有两个特点：一是分析和预测功能，包括工期变动分析、不可预见事件分析（如恶劣气候、汇率变动、市场物价变动、分包商情况变动等）。在分析基础上产生预测功能，主要包括进度预测、投资预测、资金需求预测等，并有相应的数学模型。二是计算机网络的使用和通讯功能，主要是局域网上的多用户操作和多项目管理，以及借助Internet、Intranet，电子邮件、电子信箱等先进的通讯工具和手段，减少项目管理班子的工作所受的地域限制。P3及MS-Project都是这一层次的产品。第三层次是基于因特网的项目管理，使整个项目管理业务与因特网结合，具有跨平台兼容、交互性和实时性，项目成员可以协同工作，实现在线文档管理、在线讨论、视频会议等。到目前为止尚无完善的产品出现，但有两个软件Mesa/Vista，Web Project已初具雏形。

可以看出，目前国内项目管理软件的发展还处在第一阶段。某些软件具备或正向第二功能层次发展，没有基于因特网的第三阶段软件。要改变这一局面，政府和企业都要付诸努力。

总体来说，项目管理软件正朝着企业级、多功能、更强的集成性能、网络化、实用性的方向发展，项目管理软件也正日益成为项目管理的不可缺少的有效工具。具体到合同管理系统，大多合同管理网站的共同特点及优点是都具有企业注册，新合同登记，合同变更，合同跟踪，合同查询，结款登记等几大基本模块，这也是合同管理系统发展到今天必须具备的几大功能，这些功能同样将适用于现金合同管理系统的研究。

合同管理作为企业管理中的重要一环，对合同数据的准确性、数据传输的安全性和业务处理的规范性有很高的要求。众所周知，当前计算机已经广泛地应用于各个领域，作为与世界交流广泛、信息密集、事务繁多的企业必须有效、科学地管理公司业务。在我看来，合同管理系统主要是针对制造行业的中小型企业在生产销售及管理过程中所签订的合同的管理，通过适当的修改可推广至其他行业的各类企业应用；可满足企业在生产销售及管理过程中由于签订合同所涉及的生产计划、经销、财务等部门的信息管理。信息时代的今天，传递和获取信息的途径越来越多，其中网络以其跨时间、跨地域以及快速高效、低成本的显著特性己经成为信息传递和信息获取的主要途径，有效的合同管理系统具有极好的通用性和可扩充性。各企业可以随时方便地提交需要发布的合同管理信息而无须掌握复杂的技术。系统的应用前景可以说是很乐观的。它的设计思想和技术理念使其具有强大的技术优势和市场竞争力，广阔的市场前景必将创造良好的社会效益和经济效益。

需要合同管理的企业的业务特点是：企业的业务涉及面广。一方面是客户多，遍及诸多国家若干公司，这些客户既有其固定客户，也有仅是偶尔的业务往来；另一方面是厂家多，这些厂家涉及到各个行业、不同地区、既有公司所属厂，也有联系货源的厂商等。其中有一部分是自己的固定客户，业务员的调动、离开往往会将客户的有关资料带走，给公司带来一定的损失。合同管理系统则通过对企业的调查，由信息需求分析得到本系统需要处理信息的具体情况，而由功能需求分析得到本系统需要提供的信息处理能力，在开发者和用户之间建立一种理解和沟通的机制，即便人员变动信息也不会遗漏，丢失。因此，在信息时代的今天，计算机参与企业日常业务管理以成为企业现代化建设的当务之急。合同管理系统的设计开发正是适应了这种要求。

有效的合同管理系统将开发一套有关企业合同管理与控制系统，通过该系统，任何企业都可以进行新合同登记、合同变更、合同跟踪、合同查询、结款登记等。在未来合同管理系统的开发中，我们要首先阅读一些有关合同管理的管理类文章和软件类文章以及一些科技类的期刊杂志，并登陆一些与课题有关的国内外网站，获取一些信息，对现有一些合同管理系统进行实际调查的工作，了解相关系统的研究现状，分析相关网站的功能、界面特点及其实现的方法，以及设计过程中所需要用到的软件及配置方法。同时，负责系统的构思，系统的可行性分析，各个功能模块的确定以及模块的连接，系统的数据流程，数据库的开发和连接，和全部代码的编写以及测试工作。并且，在可行性研究阶段，绘制系统流程图，DFD图，设计数据字典，对合同管理系统进行整体规划。在详细设计阶段，要通过程序流程图的设计，直观地描绘系统的控制流程，进行编写代码的工作。最后对系统进行多方面的测试工作，在系统调试中不断修改和完善合同管理系统功能，最终基本达到设计目标。

参考文献：

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[2]宫立新，任明，刘海立，张伟.我国企业合同管理问题剖析[J]. 价值工程，2007（01）.

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