高速公路竣工资料归档管理

计晓燕

摘要：介绍了蚌明高速公路竣工资料归档工作的概况、工作内容、相关的技术、管理措施。并分析了该项工作的多方面性、多层次性相结合；严格性与灵活性相结合；载体介质多样化；工作的全面性等四项技术特点，对作为公路建设竣工资料档案工作有很好的借鉴参考价值。

关键词：蚌明高速 竣工资料归档 对策

0 引言

明光至蚌埠公路作为上海至洛阳公路中的一段，是国家级的重点干线公路，是连接皖、苏、豫三省之间的重要联络线，同时也是安徽省“十五”期间交通建设的重点项目，是连接皖东地区的骨架公路，该路线将淮河-长江黄金水道、津浦铁路、京沪高速铁路与地方路网进行互联。该线路的建成，与国家的西部大开发相配合，蚌埠市的交通压力得到了有效的缓解，安徽省中西部地区的投资环境得到改善，与东南沿海城市的联系变得更加频繁，在一定程度上促进公路沿线的经济发展，使得安徽省路网布局更加完善。明光至蚌埠公路的建成，完善安徽乃至华东地区干线公路路网布局，使得皖北地区的对外开放水平大大增强，促进了沿线经济的发展。2003年元旦开始动工建设明光至蚌埠公路，于2005年12月竣工并进入试运营阶段。该工程项目在建设过程中具有很多的亮点，并且采用多项高新技术，具有较高的质量标准，该项工程实用资金约24亿元，与概算造价相比节省9.1%。

1 工程竣工档案资料的内容

按照国家档案局《建设项目（工程）档案验收办法》的相关规定，项目（工程）档案内容主要包括：项目（工程）的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程形成的应归档保存的文件档案（含硬盘、光盘、软盘等介质储存的文件）、声像档案等。

2 蚌明高速公路工程档案工作的重大意义

工程实体是通过工程档案进行真实的反映。在公路建设的过程中，工程档案能够对施工进度、施工质量给予有效的证明，参照工程档案业主单位给予计量支付。在公路运营过程中，工程管养部门根据工程档案进行日常的管养，施工过程中的重要控制参数能够通过工程档案进行一一的体现。对于蚌明高速公路来说，其竣工资料是我省首条由国家档案局参与验收的资料，在一定程度上将档案管理工作提高到了较高的水平。

3 蚌明高速公路档案工作的特殊性

3.1 文件信息量大，执行标准起点高 由于蚌明高速公路是安徽省“十五”交通建设的重点工程。施工里程长，要求标准等级高，科技含量大，且集道路、桥梁、建筑工程、交通工程（含机电工程）、环境美化等多方面为一体；各领域相关标准又不同，造成文件材料的信息量很大，门类众多，涉及面广，标准化工作复杂困难。

3.2 文件材料来源渠道多而杂，收集工作难度大 蚌明高速公路仅路基施工单位就有16家，施工里程80.902公里，加上路面、交通工程、绿化工程、小区等施工和监理单位参建单位众多，且来自全国各地，导致文件材料收集起来非常困难。

3.3 其他客观、主观及不可抗力因素，对工程档案的完整性有一定影响 一般而言，公路工程建设施工现场条件差，施工工期长，加之人员变动、工作场地的转移、工作任务的调整或自然灾害等因素，都会造成资料的遗失或损害。蚌明高速公路从开工到竣工历时3年多，期间受到过2003年特大洪涝灾害的影响，对档案资料的完好性造成了一定的损失和影响。

4 档案管理措施与工作管理体制

4.1 明确双方责任 在咨询公司与指挥部签订的竣工资料合同协议书中，明文规定了双方的责任和义务。

4.2 成立档案领导小组，档案工作落实到人 在咨询公司与指挥部签订合同之后，蚌明高速公路工程竣工档案专项小组立即成立，公司经理亲自担任组长，组织专业技术人员深入施工一线进行指导，并和指挥部档案领导小组一起进行定期检查，发现问题及时解决，进而确保了工程档案的质量。

4.3 建立档案检查制度 通过咨询公司与指挥部之间进行积极的合作，对档案资料进行定期检查和评比。检查和评比工程档案的真实性、完整性、系统性；并且组织专业的技术人员进行抽查，将抽查的结果向指挥部汇报。指挥部则根据汇报决定给予该单位进行计量。

4.4 文件资料质量与费用结算直接挂钩 在形成材料的过程中，对工程质量进行严格监督，严把材料质量关，按照规定的相应要求，对于施工单位的每次计量结果必须将分部、分项工程的资料附上，如果没有资料或者不全不给予计量。在检查工程质量的过程中，指挥部、质检站都要将档案资料列入检查范围，并且要参加工程的质量评比。按照合同价的5%进行扣除，以此作为档案资料的保证金，当档案资料全部合格后，保证金将全部退回。

5 项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况

5.1 形成和收集项目档案资料 工程项目的档案资料中，主要内容包括：在建设单位、设计单位、施工单位、监理单位产生，项目（工程）的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程形成的应归档保存的文件档案（含硬盘、光盘、软盘等介质储存的文件）、声像档案等，上述资料由建设单位进行统一收集。建设单位（即业主）委托开源交通咨询公司收集档案资料，进而确保了档案资料的完整性。开源交通咨询公司通过派专人对蚌明档案资料的收集、整理工作进行复制，并且工作人员曾多次深入施工一線与各单位的档案管理人员进行沟通和交流，对档案工作认真落实，并和各单位一起解决实际困难，尽可能把问题消灭在萌芽状态，如此反复的工作，直至档案资料合格为止。蚌明指挥部还采取了扣除合同价的5%作为档案资料的保证金，以保证原始档案资料的真实性、完整性，最后由开源公司将收集的资料进行统一整理（上接第53页）并归档。

5.2 档案资料的整理 开源咨询公司根据交通部、国家档案局、省档案局和指挥部的有关规定，如《中华人民共和国档案法》、《交通部公路工程项目竣工文件编制办法》、《建设项目竣工文件编制及档案管理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、关于印发《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》的通知及《竣工文件编制及档案整理办法》（蚌明指挥部编制）等，对蚌明档案资料进行了科学的、系统的整理，并且投入了大量的人力、物力、财力。首先，将收集来的归档资料按照规范要求进行科学分类；其次，按照和指挥部签定的合同将部分档案文件进行特殊处理，如：竣工图采用电脑重新绘制，并用光盘进行拷贝储存，部分施工、监理资料也重新复印并精装成册，部分重要资料还用电脑重新打印、汇总，并用光盘或软盘进行拷贝等等；再次，将施工原始资料按照U-P-S划分标准进行详细的、系统的划分并整理成册，其它资料则按照其相应的标准划分整理。

5.3 工程竣工档案资料的归档 开源咨询公司通过筛选内部有经验的人员，组建竣工资料档案归档小组。首先，通过科学、合理的划分方法对档案资料进行分类、组卷和编目；其次，案卷标题、卷内目录、备考表等内容通过安排专人负责进行录入；再次，安排专业的人员进行复核；最后安排专人对档案资料进行装订和装盒。其过程由指挥部委派人员进行监督和检查。其他一些档案资料如电子制品、音像制品档案则由专业人员进行整理归档。其中部分音像档案还经过特殊处理，制成了各种图片集、画册、影碟等等，使得音像档案的价值进一步得到升华，使之成为优秀的精品。

6 验收工程竣工档案

2008年11月18日，由国家档案局、省交通厅、省档案局、高速公路总公司等组成的蚌明高速公路工程竣工档案验收小组对蚌明高速公路工程竣工档案进行验收，验收结果合格，并且对蚌明高速公路竣工档案的收集、整理归档工作给与了很高的评价，尤其对施工原始资料（施工、监理）的收集给予了高度认可。

参考文献：

[1]GB/T50328-2001，建设工程文件归档整理规范[S].

[2]李培键.浅谈新时期如何做好建设工程档案的管理控制[J].城建档案，2003.

[3]冯惠玲.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1999.

[4]刘巨普.城建档案管理概要[M].北京：档案出版社，1986.

[5]郭树银.归档文件整理指南[M].北京：中国大百科全书出版社，2001.