浅谈煤炭企业办公用品管控与制度建设

申建东

摘要：本文通过对煤炭企业办公用品的管控和制度建设，有效规范办公用品的管理和流程，节约成本，提高办公效率，减少铺张浪费，共同渡过当前煤炭企业的低迷时期。

关键词：煤炭企业；成本控制；管理措施

针对当前煤炭行业的形势，从各方面加强各项费用支出的管控与考核，制定了加强办公用品制度管理控本降耗，把好成本的源头关实施降本增效，本着勤俭节约和有利于工作的原则，规范公司办公用品的管理与使用等各环节，深挖内部潜力，减少铺张浪费，坚持精打细算，减少开支，通过实施全面预算管理，努力实现满足各部门办公用品的使用要求，扎实提高节能降耗促进办公用品的合理化实用，充分运用内部市场化杠杆作用，调动全员的成本管理积极性，提升员工节约意识。

一、消耗性办公用品交旧领新管理制度

以往的管理是根据各部门部室人员每月进行发放，有时发放的数量不够正常办公使用（因每个部门或部室工作性质不同），还得需要再到办公室领用办公所需用品，而现在是对消耗性办公用品执行交旧领新制度，建立交旧领新台账（交旧领新制范围包括计算器、订书机、笔芯、文件夹（盒）、笔记记录本、档案袋、鼠标、键盘、墨盒、拖把、公司印刷品、复印纸、胶水瓶、纸篓等），以上消耗性办公用品领用时，由领用人填写消耗性办公用品使用表，消耗性办公用品使用表，要有使用部门或部室负责人签字方可到办公室领取，办公室每月对领取表进行统计并装订，办公室按照领用表情况做为下帐依据，以备后查。大头针、曲别针注意回收复用，非正式的文件或初稿，利用废稿件的背面打（复）印，提倡了节约之风、精打细算之风。严格控制了非生产性支出。

二、设备性办公用品管理制度及维护

为了保证办公设备合理的配置和使用，更好地服务于各部门或部室的各项工作，制定了设备性办公用品的管理制度和维护办法。

1.设备性办公用品分类定义属于固定资产类，真对设备性办公用品进行了分类及以下管理制度及措施（设备性办公用品分类如下：办公桌（椅）、文件柜、电话机、传真机、打孔机、复印机、打印机、碎纸机、电脑、空调、投影仪、汽车等），以上物资的实用与管理上，让员工自觉爱护各类设备性办公用品。例如办公桌（椅）等凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成办公设备损坏且不能维修的，按照管理办法程序进行报废处理，报废处理并制定了方案，一是由使用部门或部室填写设备性办公用品报废申请单，并由部门主管签字确认。二是由使用部门或部室将设备性办公用品報废申请单报行政部审批，审批后交财务部审核并进行账务处理。三是由主管领导审批，审批后办理报废手续，然后再办理新的领用手续。如有不正当使用或使用不合理而造成损坏的照价赔付，如有不赔付的按工资两倍的价格从当月工资中扣出，如价格较高当月工资不够赔付的逐渐扣出，直到扣出赔付标准为止。

2.设备性办公用品的维护设立专人负责制度，统一管理及不定期对各部门或部室检查，维护好公司设备性办公用品，避免维护不及时给公司带来损失。一是对电脑进行不定期的检查，检查过程中如发现私自更换配置或私设IP地址影响公司网络正常运行的，对其违反者按照公司的员工奖惩办法进行处理。二是对打印机和复印机的维护，打印机和复印机虽然是设备性办公用品，但也是属于比较贵重的易耗易损类办公用品，将会不定期的进行维修与维护，每一部门或部室都应该爱护使用，按照程序操作实用，打印机和复印机在使用过程中如果发生不正常使用并损坏的，按照公司的员工奖惩办法追究使用人的责任。发生意外情况造成办公设备损坏的除外。三是对下班后或外出及长时间离开办公室，必须确认电源是否关闭，如发现一次扣除当天工资。因没有确认电源是否关闭，给公司造成损失的视情节情况进行处理，意外情况造成的除外。

三、工作作风制度

办公室的保密制度也尤为重要。网络虽然发达，但是也不能单注重网络的泄密，同时也要注重传真机的作用，可以说传真机接收的每一份资料都关系着公司的切身利益，特对传真机也做出了相关管理制定，建立传真签收、登记台账，并进行立档备案。一是对传真机不定期检查，检查接收传真或对外发放传真时是否有记录，记录是否完整。接收传真应建立单独的传真登记记录台账，接收的每一份传真都应有传真去向，是否送达了相关领导、相关部门或部室，是否送达后有相关领导、相关部门或部室的签字，避免造成工作上的漏洞，严重的可能给公司带来不必要的损失。二是对外发传真，对外发传真也建立了单独的传真登记记录台账，对外发传真时需经相关领导同意并签字，避免公司机密文件的外漏而造成不必要的损失。确实出现严重问题的移交司法机关。

四、结语

转变传统粗放式办公用品管理的方式方法，逐步走向精细化管理道路，应对当前低迷的煤炭形势，办公室也应做出减少铺张浪费人措施，最大程度的为企业节约不必要的开支。办公用品虽然比不上井下的采煤设备或材料，但节约无处不在，同时也不分高低贵贱，各部门或部室对自己的节约工作予以总结，正确理解、有效执行，以适当形式进行评比，对维护企业认识高的员工进行表彰，选出先进，弘扬节能减排的良好风气，形成“节约光荣、浪费可耻”的良好风尚，共同渡过当前的低迷时期。