探讨重点工程项目建设档案管理

刘瑛

摘要：重点工程建设项目档案是重点建设项目的历史记录、项目运行、养护、管理的重要依据。文章由工程建设档案管理的重要意义入手，分别从制度建设、人员管理等方面具体阐述工程建设档案管理的方法途径，为规范工程档案管理工作提供重要的参考依据。

关键词：工程项目 档案管理

重点工程建设项目档案是重点建设项目的历史记录、项目运行、养护、管理的重要依据。是日后对工程进行检查、维护、管理及改造的依据和凭证。是在工程建设过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，是建设工程内在质量的见证材料和工程验收的重要依据。因此，加强重点工程建设项目档案管理，也是我们当前的重要工作任务之一。就如何加强和完善重点工程建设项目档案的管理这一问题进行探讨。

1 工程建设档案管理的重要性

1.1 加强重点建设项目档案管理

一个重点建设工程从立项到竣工要涉及工程决策、指挥、设计、施工、检查验收、后勤等许多单位和部门，重视和加强重点建设项目档案资源建设，保证建设项目档案的安全管理，是我们各级管理部门义不容辞的责任，同时也是建设项目设计、施工、监理和工程管理等相关部门的重要职责。由于重点工程建设项目具有工程规模大、参建单位多、涉及专业广等特点，其形成的工程档案数量庞大、种类繁多、来源广泛。只有规范档案管理，明确归档范围，保证工程项目建设档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，保证国有资产的完整。

1.2 完善重点工程建设项目档案管理机制

提高对重点建设项目档案工作重要性的认识，坚持科学发展，统筹协调地抓好档案管理，不断完善档案管理工作机制。重点工程建设项目档案管理机制是档案管理体系建设的组织保证。档案管理机制必须与现代管理体制相适应，确保档案工作有领导班子，有工作规划、工作方案和工作总结。完善各流程、各操作环节的管理，从组织建设、业务建设、基础设施建设等方面不断完善档案管理建设工作各项规章制度，做到以制度促规范，以制度促发展。坚持因地制宜地开展档案管理工作；要对档案工作开展加强管理和监督。使重点工程建设项目档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化的轨道，让档案在工程建设中发挥重要作用。

1.3 档案是工程建设项目的重要组成部分

重点工程建设项目档案是指在工程准备阶段文件，工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的真实记录，是督查、审计、监督、管理、验收、以及维护、改造的重要依据。档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。

2 采取有效措施实行档案的集中统一管理

2.1 落实考核奖惩制度

要加强档案管理工作建设，首先应以《档案法》等档案法律法规为指导，通过加强档案法制宣传教育，努力提高决策层和广大员工的档案管理意识和法制意识。建立竞争机制，鼓励档案工作人员提升工作服务质量。把档案管理工作列入一项重要业务工作内容。贯彻执行档案部门的有关规定，执行各类档案管理要求，同时要把档案工作纳入企业的发展规划、年度计划和学习、考核内容，制定明确的岗位责任，实行责任追究，进行考核并与奖惩挂钩。使档案资源建设真正落到实处。

2.2 档案工作与工程建设同步

随着经济快速发展，我市重点建设项目不断增加，对这些重点建设项目的档案工作，特别是对可行性研究报告、项目立项、合同（协议）、立项文件等资料，开发建设项目档案工作，组织机构完善，管理职责明确，设立档案室，配备了专兼职档案员，项目档案收集齐全完整，项目建设档案管理工作与项目建设同步进行，项目竣工后，完成文件材料的全部归档。勘察设计单位、施工单位和监理单位应按照规范整理和及时移交档案给建设单位；档案资料要两套制保存，注意档案资料的完整和安全；项目竣工后应及时申请档案部门进行项目档案登记与验收，项目档案竣工验收合格后，方得进行竣工验收。工程项目档案具有成套性、专业性的特点，要求实行集中统一管理，包括项目建设档案管理工作应与项目建设同步进行。勘测、设计、施工及安装调试单位都要落实人员管理项目档案，工程竣工后各有关单位都要将所有在工程建设过程中形成的档案交建设单位归档管理。工程建设项目档案由建设单位集中后向当地城建档案馆移交。

2.3 做好竣工图的积累和编制工作

竣工图是工程建设图实相符的依据，具有法律效力和凭证作用，要督促检查施工单位严格按照国家规定编制竣工图。在竣工验收时要重点检查竣工图的质量，坚决杜绝不编制竣工图的现象。明确职责，通力合作齐抓共管。各级档案行政部门要依法对建设项目工程档案工作实施监督、指导加强检查协调工作，做好依法建档和各项目单位档案工作的总体考评工作，总结推广经验，培训档案业务人员；各级城建部门要发挥城建档案馆（室）的作用，切实抓好城市建设重点项目工程档案的监督、指导；有关主管部门要明确分管领导监督所属建设单位或施工单位及时做好建档工作。重点建设项目档案管理是重点建设项目的重要组成部分，也是重点建设项目竣工验收的必备条件，重点建设项目档案的真实、准确、齐全、完整和妥善保管及有效利用。

3 如何做好工程建设档案管理工作

3.1 加强对重点工程建设项目档案资料的收集和整理

收集归档是档案工作的最基础、也是最薄弱环节，必须把工作做实，唯其如此，才能保证后续工作有序跟进。重点工程项目建设具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，基础设施建设档案具有多样性、复杂性、广泛性等特点。由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程质量，轻视工程档案的管理，基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基础设施建设档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作。因此，应切实加强对重点工程档案、材料的收集，确保档案完整、齐全。项目竣工后，必须全面完成文件材料的清理、归档工作；勘察设计单位、施工单位、监理单位应按照规范进行整理，及时移交档案给建设单位；项目竣工后应及时申请档案部门进行项目档案登记与验收，项目档案竣工验收合格后，方得进行竣工验收。特别建议要对可行性研究报告、项目立项、合同（协议）、立项文件等文件材料加强收集和保存。要结合实际情况，列出工作重点，提出落实意见。拓展档案管理，拓宽档案管理工作思路，不断创新档案资源建设方式方法，用全局的眼光促进档案工作的规范化管理，为档案资源建设创造新的动力、注入新的活力。

3.2 增强工程建设档案管理工作制度建设

认真学习有关建设工程档案管理方面的法律、法规和规章，提高对建设项目档案管理工作重要性的认识。认真落实责任，进一步建立健全工程项目档案的工作制度，完善档案资源建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”。重点工程基础设施建设由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以必须在重点工程档案管理中做到规范化、标准化。因此，加强和完善有关的制度建设，是做好重点工程基础设施建设档案管理工作的根本保障。

3.3 提高档案管理人员的工作意识

工程建设是百年大计，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，各有关部门特别是重点建设项目单位领导在认真抓好工程投资、质量、进度和安全的同时，要增强档案管理意识，把档案工作列入工程建设的议事日程，配备好业务素质较强的专（兼）职档案员，解决必需的库房和设备保证档案工作的顺利开展。同时，要积极组织档案工作人员参加档案管理等方面的培训，充分认识到加强档案管理工作的重要性和紧迫性，增强档案意识，树立“内强素质，外树形象，依法管理，争创一流”的理念。为档案工作的开展创造良好的环境，把档案管理工作提高到一个新水平，为城市发展和建设做出应有贡献。

参考文献：

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[2]王琴琴.如何做好工程建设项目档案的管理[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2012（01）.

[3]聂博仑.工程档案的有效管理——建设工程质量的保障[J].价值工程，2010（27）.