浅谈文秘工作与档案管理的有效组合

郑兴俤

摘 要：文秘是一个企业或部门的重要职位，主要负责些会议安排、文件处理之类的事务，在事务处理中，必然会有大量的公文资料产生，且多半会作为档案资料保存。档案资料是一个企业或单位的日常活动的记录，一般都有专业人员保管，因涉及各个方面，必须做好相应的管理工作。两者相辅相成，密不可分，文秘一旦失职，不但本职工作做不好，还会影响到档案管理。因此，首先必须将文秘工作处理好，其次才能进行档案管理。

关键词：文秘工作 档案管理 组合

引言：文秘工作多是为企业领导机关服务的，是一项具有辅助性、事务性和参谋性的工作，主要包括企业的会议、行政事务以及文件处理等方面的工作。文秘工作不是领导工作，也不是业务工作，有其自身独特的规范性。文秘工作和档案管理有着互相依存、互相促进的关系，良好的文秘工作能够促进档案管理的科学性和规范性。将两者有机组合，能够进一步提升办公效率。

1、文秘工作和档案管理中存在的问题

在计算机技术的推动下，档案管理正朝着“一体化”的方向发展，逐步实现了“文档一体化”。所谓“文档一体化”，指的是从文秘工作和档案管理的角度出发，公文从生成、制发到归档管理的过程中，通过运用计算机管理系统，实现文档的生成一体化、利用一体化、规范一体化以及管理一体化，实现文秘工作与档案管理信息资源的共享。但是在具体的工作过程中，文秘工作和档案管理运用的是分块管理制度。虽然其具有一定的科学性，但是也存在一定的缺陷，从某种程度来说，加大了文秘工作与档案管理的难度。

1.1公文原稿不够齐全，没有规范编号

对公文进行处理的过程中，进行原稿的收集和整理工作是其中最重要的环节。在公文办理的过程中还存着公文的办理过程规范，但是在进行归档时，只有公文的定稿，没有原稿或者修改稿。从某种程度上来说，修改稿，特别是经过领导批示的具有很高的存档价值。另外，还存在着归档材料没有进行复印，就对其进行存档，在短期时间内字迹容易变模糊，进而给公文的质量造成影响。

1.2版记设计的不够全面，附件不够规范

版记有利于促进“文档一体化”，实现文秘工作和档案管理部门的互相衔接。但是在日常工作中，文秘工作人员往往对其没有足够的重视。例如在公文中存在着有主题词内容，却没有表明抄送和抄发单位；由于主题词自拟自编、选用不准确，给文件的归档管理、写案卷标题等方面带来麻烦，加大了“文档一体化”操作的难度。我国的相关规范标准对于公文的附件也做出了相应的规定，但是在目前的公文制发过程中，还存在着部分单位企业没有对其进行正确处理的现象，例如，部分公文的附件字样标识不恰当，正文与附件的名称、序号等信息不相同。

1.3纸质没有达到标准，装订不够规范

我国相关的规范标准对公文的规定为：公文所运用的纸张定量在60g/㎡～80g/㎡范围内的胶版状态的印刷纸或者复印纸，纸张的型号为国际上通用的A4纸；在装订时，要求从左侧装订，不能出现漏页、坏钉、散页或者脱落的现象，并且还要确保后背平整等。但是通常情况下，公文所使用的纸张不会着重于关注克度的要求，进而容易造成纸具有质量差、耐折度低的特点，最终导致公文的纸张保存时间不长，就出现发黄的现象。除此之外，公文在进行印刷和装订的过程中，还容易出现掉页、压字、钉脚不齐以及漏页的现象，进而导致公文不具有美观性和严肃性、档案信息不具有完整性。

1.4缺乏熟悉的计算机技术

目前，大部分公文资料还是采用纸张书写的形式，为提高保存质量，公文用纸在材质、大小以及装订方面都有专业要求，实际文秘工作或档案管理工作中，很容易出现此类问题，如纸张质量不合格，易折易破等。随着计算机技术的发展，档案管理或文秘工作开始向计算机化过度，降低管理难度的同时，提高了工作效率。文秘或档案管理人员由于缺乏必要的计算机操作技术，影响了工作质量。

2、如何实现文秘工作和档案管理的有效组合

2.1强化文秘的档案意识

文秘是档案管理的前提，加强文秘对档案管理的重视，有利于提升档案管理质量。文秘和档案管理有机结合，是指应该意识到两者在工作程序上的紧密衔接，而不是将两者具体地合二为一。具体工作中，两者还是要各司其职。若两者没有默契的合作意识，都将会受到影响，加大了档案管理的难度，同时文秘工作缺乏规范性，质量也难以提升。

2.2制定严格的公文办理程序

通过建立严格的管理制度和工作程序，确保工作人员依据严格的标准规范来对公文进行办理。所制定的公文办理程序，要具有细化、简捷以及操作性强的特点。为了有效的执行公文的行文规则，要对审核签发制度进行严格规范，例如公文在印制前所办理的审核手续是否规范、附件和格式是否齐全、规范等。除此之外，在对公文的用纸方面，例如纸质、纸型、纸张尺寸、字体字号、分布规范以及装订要求等方面进行严格的把握。

2.3完善组织机构，制定规范标准

实现公文的全过程管理，要通过合理的管理体制，健全的组织机构以及建设优秀的队伍等方法来加强管理。文秘工作和档案管理要求工作人员必须具备专业性和技术性高的特点，进而组成一个优秀的工作队伍。此外，在我国的相关法律规范中，例如《档案法》、《办法》等规范，对于我国的机关公文进行处理时，需要遵循相关规范所制定的公文格式、原则、收发程序、行文规则以及公文管理的要求和归档工作等内容。要求文秘工作人员要认真的学习，并熟练掌握。

2.4运用先进的设备技术

目前我国已经进入了信息化时代，先进的科学技术的到了越来越广泛的应用。以往的公文文件设备和档案管理工具已经不能适应现代社会的发展潮流。因此，通过充分利用先进的计算机技术，使档案管理实现电子化，并配置相应的先进设备工具，对文秘工作人员进行定期的培训，使其能够熟练、规范的操作设备。

3、结束语

总而言之，无论文秘，还是档案管理人员，都应认识到文秘和档案管理的重要性，将二者衔接好，同时提升自身素质，做好本职工作，以提高工作效率，从而促进档案管理朝科学性和规范性的方向发展。

参考文献：

[1]张艳玲.试论文秘工作与档案管理的相互促进[J].山东档案，2012，19（6）：173-175

[2]智通海.高校办公室文秘与档案管理工作关系探究[J].产业与科技论坛，2012，27（23）：217-219

[3]马 科.现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接[J].兰台纵横，2010，10（31）：95-96