国有企业档案社会化管理问题研究

米平

摘 要 当前，我国国有企业的档案事业要想健康快速的发展，需要将其与国家的政策措施、思想观念和工作方法相适应，并在这一过程中不断的发展和创新。因此，对于国有企业的档案管理而言，需要在记录国有企业各类经济、管理活动全过程的同时，完成其社会化的过程。本文以此为视角，首先分析了现代国有企业档案管理工作的重要性和社会化问题，然后以此为基础，讨论了企业档案管理社会化的可行性，最后从多个角度考查了国有企业档案社会化管理实践。

关键词 国有企业 档案管理 社会化

中图分类号：G275.9 文献标识码：A

国有企业的档案管理工作需要充分的利用社会资源。在传统的模式下，企业的档案管理模式已经不适合当前强调效率的管理模式 ，并且更为实际的是，处于竞争的需要，越来越多的企业已经没有能力与精力去管理企业的档案问题，可是这些档案是企业的资源所在，需要通过社会化的途径，将企业的档案业务外包出去。在当前时期，我国国有企业的档案事业要想获得健康快速的发展，需要将其与国家的政策措施、思想观念和工作方法相适应，并在这一过程中不断的发展和创新。因此，对于国有企业的档案管理而言，需要在记录国有企业各类经济、管理活动全过程的同时，完成其社会化的过程。

一、现代国有企业档案管理工作的重要性和社会化解析

（一）现代国有企业档案管理工作的重要性。

随着现代企业制度的诞生，现代国有企业尤其是国有大中型企业需要不断进行企业改革，加快转换经济体制，不断建立独立经营、自负营亏、自我发展以及自我约束的独立法人实体，国有企业的生产经营与技术发展等各个环节正在接受市场经济的冲击与考验。然而相对开放的市场经济体系的逐步确立，我国多种经济成份的不断发展，加快形成了企业间市场竞争的新局面。而国有企业不断要和同行竞争，和乡镇企业与集体企业以及中外合资企业竞争，而且还要加入到国际竞争。这些竞争的成功与否不但取决于企业产品质量，而且还取决于谁取得了领先优势。以上均要求国有企业生产经营活动保持“高效率、高效益、高得益”的发展状态 。所以，作为国有企业内部的档案部门组织，以前那种看门守摊与四平八稳的工作精神面貌明显与之不相适应的。这对国有企业档案部门在客观上提出了要求，国有企业档案部门必须通过高效率与快节奏的工作方式为国有企业方针目标的顺利实现作出努力，要付出全力地创造高质量与深层次的政策、市场以及技术等方面的相关档案信息。作为国有企业管理工作的基础层面的工作的档案工作能不能为国有企业生产经营与技术进步发挥更大的作用与功效，是当前档案工作的核心问题，因此，对于国有企业对档案工作就提出了有更高的目标和要求。

（二）现代国有企业档案管理社会化解析。

现代企业在激烈优胜劣汰的竞争中，能不能取得生存与发展乃至兴旺发达，通常取决于该企业自身的生产经营情况。国有企业档案中通常拥有企业自下而上发展的重要机密，国有企业档案高效率而且有序地服务体现在企业生产经营的整个过程，尤其是大部分重复使用的科技图纸与技术文件是国有企业生产建设当中必不可少的方式。而国有企业一旦丢失全部档案，不要说是提高生产力，就是能否恢复生产也非常困难。就国有企业档案管理社会化协作的而言，我们能够从以下三个层面进行解释：其一是国有企业档案管理社会化协作一定要有企业档案管理服务的“委托方”与“代理方”，所谓 “委托方”指的是有丰富档案管理服务经验与外包需求的企业，所谓“代理方”是指负担企业档案管理作用的档案中介性组织；其二是企业在社会化协作当中中，相关“代理方”按照“委托方”的自身需求提供高效地档案信息的有偿服务，它的服务费用由档案管理实际任务情况决定 ；其三是国有企业档案管理社会化协作的实现能够减少国有企业档案管理的相关成本，提升国有企业的经营管理效益，在如今不失为国有企业档案管理的一个非常高效的补充手段。

二、企业档案管理的社会化的可行性分析

（一）企业档案管理的社会化的实现手段是业务的外包。

目前，随着我国国有企业规模的进一步扩大，国有企业需求的不断增加，使得企业的工作量与业务运行也不断增多，导致国有企业的人力与物力等各方面资源很难满足企业自身的发展，尤其是国有企业档案管理工作的复杂与繁重更加需要很多的人力与物力不断投入，怎样处理这一难题，在资源有限的情况下实现国有企业档案的高效管理，降低国有企业的负担，这成是如今亟待解决的问题 。目前的档案管理机构的大量涌现，为国有企业的档案管理带来了便利，加快了国有企业档案管理的社会化发展进程。

（二）科学技术的发展为企业档案社会化管理提供了一定的条件。

当前，我们处于是信息化时代，先进的信息技术进入到世界的各个角落。在国有企业的档案管理当中，也全面反映出了信息技术的作用。国有企业将档案主要交付给社会机构进行管理，国有企业和社会机构之间的沟通与交流完全借助信息的传播，信息技术的发展为二者的高效交流带来了技术保证 。国有企业内部人员熟悉的技术知识与技能根本无法适应国有企业档案管理的发展，通过企业外部界的档案管理工作团队，他们往往会利用先进的科学技术，会应用先进地信息化管理技术，为国有企业档案管理提供优质服务。

三、国有企业档案社会化管理实践

（一）满足国有企业档案业务外包需求。

我国大型国有企业档案工作通常直接受所属地档案行政部门直接管理，在原则上要根据《档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》等一些国家档案法规进行管理国有企业档案。通常在系统内会有一些子公司或者投资的规模小的公司，主要从事档案管理方面的业务。在这一系统通常都采用统一管理与分级执行的档案管理体制，一般由母公司制定档案管理制度与提供企业档案管理系统，各个子公司根据档案管理制度进行管理其档案 。我国国有大型企业通常非常重视档案管理工作，在企业中会设立了专门的档案管理部门，部分国有企业还专门设立了档案馆，在当中会设立专门岗位，引进高水平的档案专业人才来进行档案管理。

（二）加强档案工作的组织领导。

国有企业档案管理工作涉及到诸多方面，工作难度非常大，如果相关领导不重视就很难完成预期目标。而企业领导重视档案工作要反映在实处，企业要有专门从事档案管理工作的相关领导，将企业档案工作纳入主要议事日程，能够高效处理企业档案工作中出现的各种难题，能够明确企业员工档案工作的职责范围，确立企业档案工作计划与规章制度，让国有企业档案工作的开展更加有条理与计划。

（三）深化开发利用。

随着现代社会不断发展与进步，众多形态的信息以指数方式增长并很快积累起来。国有企业通过对相关利用数据的分析和研究，能够通过以下三项措施，以档案利用为目标来推进企业档案业务建设。首先是对以往年度的档案利用数据展开分析，通过分析，能够掌握档案的自身价值与潜在的使用价值，这有助于不断拓宽档案利用工作的相关渠道，能够最大程度地发挥档案的价值与功能。其次是国有企业要开展档案利用跟踪服务。企业要积极进行送档上门等主动服务，并按照国有企业档案利用的新动态与新动向，高效的进行跟踪服务。最后是通过相关数据比对分析，牢牢抓住档案利用的热点与中心工作，不断开展国有企业档案史料的编撰工作。

四、结束语

当前，社会化这个概念越来越多被人熟知，企业要提供社会化分工与社会化服务，因此，社会化俨然已成为现代社会的一个重要标志。在档案界，也提出了社会化这一观念。较为常见的是人事档案的社会化、档案馆服务的社会化等方面，一般都是围绕档案服务的社会化而展开的。我国国有企业在不断的发展过程当中积累了许多档案，这些档案是国家档案的重要组成部分，是我国国有企业最为宝贵的无形资产，在推进国有企业不断发展、增进国有经济活性与保证国有资产安全等方面尤其重要。因此，国有企业档案管理必须要不断适应全新的环境，要不断进行社会化档案管理，不断提升相关档案管理部门的工作效率。□

（作者单位：南阳市林业调查规划管理站）

注释：

席新平. 国有企业档案管理之我见[J]. 黑龙江档案，2012（4）：139.

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