仪器设备档案建档与管理浅论

黄健玲

【摘 要】仪器设备档案是医疗、卫生、质监、检验机构档案管理中的一项重要内容，真实地记录和反映监测检验与评价、技术管理与服务，是不可再生的信息资源之一，所以做好仪器设备档案的管理及应用是十分必要的。

【关键词】仪器设备档案；建立；管理

医疗、卫生、质监、检验机构中心等日常的大量的样品和监测检验、开展科研、教学工作主要是依靠仪器设备来进行，这些设备在工作中起着关键的无可替代的作用，如何加强设备管理及做好设备档案归档工作，使其在中发挥最大限度的作用是摆在管理者面前的重要课题。

1、建立仪器设备档案的意义

仪器设备档案是记录和反映本单位基本建设、业务技术和科学研究等活动，具有保存价值的真实、准确记录，并且按一定的归档制度集中保管的技术文件资料。[1]建立仪器设备档案有以下两方面的意义：

首先，建立仪器设备档案，能为领导决策提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的检测设备功能多样、价格不菲，在引进时将会进行详细的论证，包括设备的使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立仪器设备档案，就能为此项工作提供证据和参考。

其次，建立仪器设备档案是设备维修、检修校验和管理的必备条件。仪器设备在运转和使用过程中，由于物理、化学因素的作用，一些零部件会磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修校验，要维护和检修校验，设备档案是必备的条件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。

2、建立仪器设备档案的基本要求

要做好一台仪器设备的技术档案，就必须要对该设备的原始资料进行收集、整理、编目等等。完成这一系列的工作，要依靠完善的归档制度才能得到保证。因此，订立一套完整的仪器设备档案立卷归档制度十分必要。

2.1明确归档要求，准确划分归档范围

我们根据仪器设备档案的管理要求，结合自身工作的实际需要，明确仪器设备档案的归档内容，把仪器设备所涉及的资料进行收集、整理、归档存放。这些资料主要包括：设备在申购过程中形成的管理性文件（预备资料、基础资料）和设备运行过程中积累的文件（运行资料、保养及维修记录、校验材料及结果报告）。

2.1.1预备资料 是指申请购置仪器设备的请示、批复、可行性报告等。目前，我中心购置仪器设备前必须填写《设备采购申请表》，报中心财务科、质量负责人及技术负责人批准后，方可采购。这张《设备采购申请表》就是预备资料。购买大型的仪器设备时，还应提交可行性报告。它是购置大型仪器设备的技术性和经济依据。

2.1.2基础资料 是指采购设备时所产生的一系列文件资料。主要包括采购合同或者协议、随机附带的全部文件材料（照片、图纸、说明书、合格证书、装箱单、电气安装图、备件图册、操作规程等）、安装调试记录、验收记录、安装竣工图等。

2.1.3运行资料 是指设备在运行过程中的相关记录数据。主要是日常工作记录和运行记录。

2.1.4保养及维修记录 是指设备在运行过程的保养及维修的记录文件。

2.1.5校验材料及结果报告 是指设备在运行一段时间后，需进行校验，校验时所产生的所有资料及校验的结果报告应纳入归档范围。

2.2设计档案分类编号方法

由于每个检测中心存在同一类的型设备有多种型号的情况，针对这一特点，必须设计好设备档案的分类编号方法。必需将设备档案编号，主要由四部分组成，其结构模式是大类代字+仪器设备型号+仪器设备台号+案卷顺序号，表示为：C001·01-1。其中，C是大类代字，001表示仪器设备的型号，01则是仪器设备的台号，1是案卷顺序号。

由于仪器设备档案需要每年增加后续资料，为了方便档案的应用，因此建议采用新的立卷归档方法，将原来需要装订的案卷，改为以件为单位，无需装订成册。

3、仪器设备档案管理中存在的问题

检验机构的仪器设备档案内容多、技术含量高、信息量大、涉及面广，对管理提出了较高的要求。但有些因素造成设备档案质量欠佳，不能发挥应有的作用，管理与设备的现代化程度尚不适应，主要体现在以下几个方面：

3.1对设备档案管理缺乏应有的重视，管理部门责任不清、职责不明，造成设备档案不完整、不统一、不规范，缺少重要技术资料，难以查找利用。同时，少数机构没有设立专门的设备档案管理员，无专人管理档案。

3.2设备档案填写不标准、不规范，不能完整真实地反映设备的现状，严重降低了档案的利用价值。

3.3设备档案管理人员素质不高，缺少相应的培训，缺乏相关管理知识，造成管理不严，借阅档案不履行手续，导致档案资料的缺损和遗失。

3.4设备档案未得到充分有效的利用，不能主动将设备档案与日常的设备管理、购置等工作结合起来，而只是单纯地将设备档案视为技术资料，致使设备档案的作用与潜能不能得到充分发挥。

4、改进仪器设备档案管理的措施及建议

4.1健全检验机构仪器设备档案管理机制，加强组织领导，提高各有关部门对设备档案作用的认识，密切配合设备档案管理人员开展工作。

4.2设备档案管理人员要以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整。[2]收集和捕捉有用信息，充分发挥档案的作用，以此来促进有关工作的进行，使检验机构内的各类设备的效能得到充分发挥。

4.3全面、系统、规范地建立仪器设备档案。设备档案是设备从购进到报废全过程的真实记录，是反映仪器设备全貌的文献资料，必须确保档案资料的完整性、可靠性、准确性。

4.4加强管理，做好后续工作。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交档案室。同时将有关材料复印下发有关使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。由于设备的使用年限都在一年以上，因此，设备管理员每年都要对设备的档案资料进行更新，做好后续工作。例如，加入当年的运行记录、维修记录、交接记录、事故分析报告、处理情况报告、校验结果等资料，对档案目录进行更新。

4.5档案工作的目的是为了提供利用，档案只有利用了，才能使它具有其价值和意义，仪器设备档案亦是一样。通过对设备档案的开发利用，以提高仪器设备的使用效能。

在现今信息时代，不但要强调设备的静态管理，更要加强动态管理。使设备档案的管理、利用与设备的管理、使用维修、保养、报废等各个环节有机地结合起来，使其更好地发挥功能优势，为促进检验事业的发展保驾护航。

【参考文献】

[1]吕进明.疾控中心仪器设备技术档案管理与应用[J].中国农村卫生事业管理，2006（7）：52.

[2]郑月琼.医疗设备档案管理人员工作浅谈[J].医疗装备，2007（11）：37.